Thủ tục chốt lại sổ bảo hiểm xã hội bị khi bị thiếu thời gian tham gia đóng bảo hiểm. Quy định về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Tóm tắt câu hỏi:
Em bị cơ quan bảo hiểm xã hội TP Hà Nội chốt thiếu 01 tháng thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Hiện tại em đang làm việc tại Hải Dương và có thêm một sổ bảo hiểm nữa. Em đi gộp sổ nhưng được cơ quan bảo hiểm xã hội TP Hải Dương trả lời sổ ở Hà Nội bị chốt thiếu. Cho em hỏi thủ tục như thế nào để giải quyết được vấn đề của mình. Em phải liên hệ với cơ quan nào để giải quyết? Em xin cảm ơn.?
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:
* Cơ sở pháp lý:
– Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;
– Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020
* Luật sư tư vấn:
Mục lục bài viết
1. Về vấn đề chốt thiếu thời gian tham gia bảo hiểm xã hội
Sổ bảo hiểm xã hội gồm bìa sổ và các trang tờ rời, được cấp đối với từng người tham gia BHXH, để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014.
Theo quy định tại “
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”. (Khoản 3 Điều 47).
Như vậy, khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động với người sử dụng lao động, dù là chấm dứt đúng pháp luật hay trái pháp luật, người sử dụng lao động đều phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, trả sổ bảo hiểm và chốt sổ cho người lao động tham gia bảo hiểm xã hội.
Khi NLĐ thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ yêu cầu chốt sổ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là 30 ngày). Nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.
2. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chốt sổ BHXH
Bảo hiểm xã hội cấp huyện có trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan tới vấn đề chốt sổ của người lao động.
Doanh nghiệp (người sử dụng lao động) có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm gồm các thành phần theo quy định của pháp luật.
3. Xác nhận thời gian tham gia đóng bảo hiểm
Xác nhận sổ BHXH: là thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN đã được hạch toán, phân bổ tiền nộp của người tham gia.
Để xác nhận thời gian tham gia đóng bảo hiểm, bảo hiểm xã hội cấp huyện có trách nhiệm thực hiện các công việc gồm: xác nhận sổ BHXH (không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định) và ghi thời gian đóng BHTN chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp, ghi thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người tham gia tại đơn vị do BHXH huyện trực tiếp thu; người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN ở huyện, tỉnh khác.
- Cung cấp tờ rời tham gia BHXH: Tờ rời sổ BHXH khi phát sinh trường hợp:
+ Xác nhận sổ BHXH cho người lao động khi dừng đóng BHXH, giải quyết chế độ BHXH.
+ Xác nhận quá trình đóng BHTNLĐ, BNN đến thời điểm người tham gia bị TNLĐ, BNN.
+ Xác nhận, xác nhận lại quá trình đóng BHTN cho người tham gia khi còn thời gian chưa hưởng.
+ Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN khi có đề nghị của đơn vị hoặc cơ quan thanh tra, kiểm tra.
+ Điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHTN (kể cả các trường hợp đã giải quyết chế độ BHXH).
- Thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong sổ BHXH:
Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).
Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
Khi điều chỉnh giảm thời gian đóng hoặc giảm mức đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận luỹ kế hoặc tổng thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
- Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:
+ Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
+ Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng (khoản 1 Điều 3 Luật bảo hiểm xã hội 2014) được áp dụng từ ngày 01/01/2018.”
4. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm gồm các thành phần sau:
– Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (số lượng 1 bản);
– Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (BHXH);
– Các tờ rời của sổ (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần);
Khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp đem nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận, huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ nay không thể nộp online, do hồ sơ chốt sổ phải có sổ BHXH và tờ rời kèm theo (nếu có) để thực hiện thủ tục.
Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho NLĐ.
Một số lưu ý về vấn đề chốt sổ:
– Doanh nghiệp cần báo giảm trước khi báo chốt;
– Tuân thủ vấn đề thanh toán bảo hiểm;
– Chỉ cần nộp hồ sơ một lần;
– Tránh nộp hồ sơ quá chậm – sau 30 ngày.
5. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội do tồn tại hai sổ bảo hiểm
Căn cứ tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH có nêu rõ: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
Như vậy, người tham gia có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH..
Các bước làm thủ tục gộp sổ BHXH:
Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động. (Khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020)
Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:
– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Sổ BHXH đã cấp;
– Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ …. (nếu có)
– Mẫu D02-TS (nếu có)
Như vậy, bạn sẽ phải nộp cả hai sổ bảo hiểm xã hội đã được cấp cùng với tờ khai cung cấp thông tin và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu và quyết định (văn bản) chứng minh về việc thay đổi nơi làm việc cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội: không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Nếu người lao động tiếp tục tham gia bảo hiểm tại một công ty khác, thì cơ quan bảo hiểm có trách nhiệm gộp sổ cho người lao động.
Trong trường hợp của bạn, công ty đã chốt thiếu một tháng đóng bảo hiểm của bạn, bạn có quyền yêu cầu công ty cũ chốt lại bảo hiểm cho bạn. Để thực hiện việc chốt lại, bạn phải có yêu cầu điều chỉnh, ghi rồi mới có thể chốt lại sổ bảo hiểm.
– Căn cứ khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH Hồ sơ điều chỉnh sổ bảo hiểm xã hội:
+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
+ Sổ BHXH;
+ Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Thời hạn điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 10 ngày làm việc.
Hồ sơ trên bạn gửi cho cơ quan bảo hiểm để thực hiện thủ tục điều chỉnh, và chốt lại sổ bảo hiểm hoặc gửi cho doanh nghiệp nơi bạn làm việc trước đây.
