Hiện nay, hoạt động của Văn phòng công chứng cũng đã được quy định khá rõ ràng và cụ thể trong các văn bản pháp luật thực định. Nhiều người thắc mắc: Thu hồi và chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng được quy định như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Pháp luật về thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng:
1.1. Khái quát chung về Văn phòng công chứng:
Văn phòng công chứng là một loại hình của tổ chức hành nghề công chứng. Đây không phải là cơ quan hành chính nhà nước mà là tổ chức cung ứng dịch vụ công, thực hiện cung ứng dịch vụ pháp lý về công chứng theo sự ủy nhiệm của Nhà nước để phục vụ và đáp ứng nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của các bên giao dịch. Ở Việt Nam, thuật ngữ tổ chức hành nghề công chứng chính thức được sử dụng từ sớm. Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng. Điểm giống nhau giữa Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng là người đứng đầu của 02 đơn vị này đều bắt buộc phải là công chứng viên và việc thành lập Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng đều do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập. Tuy nhiên, trưởng phòng Công chứng phải do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, còn trưởng Văn phòng công chứng thì do công chứng viên tự xác định. Loại hình hoạt động của Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh tùy thuộc vào số lượng công chứng viên đăng ký thành lập văn phòng công chứng. Ngoài ra, văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Trưởng văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. Việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do thủ tướng chính phủ phê duyệt.
1.2. Các trường hợp thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng:
Theo quy định của pháp luật về công chứng hiện nay thì văn phòng công chứng sẽ bị thu hồi quyết định thành lập trong các trường hợp sau đây:
– Thu hồi quyết định cho phép thành lập trong trường hợp văn phòng công chứng không thực hiện quá trình đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc nội dung đăng ký hoạt động không còn phù hợp với hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng được cơ quan nhà nước có thẩm quyền là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh tiến hành phê duyệt và cho phép;
– Đã hết thời hạn góp vốn theo quy định của pháp luật về công chứng mà không đáp ứng được điều kiện thành lập văn phòng công chứng, tức là không có ít nhất 02 công chứng viên góp đúng và đủ số vốn đã cam kết ban đầu khi thành lập văn phòng công chứng;
– Hết thời hạn 06 tháng được tính kể từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động mà văn phòng công chứng vẫn chưa hoạt động theo đúng quy định của pháp luật thì khi đó cũng sẽ bị thu hồi quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng;
– Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục trong khoảng thời gian luật định đó là 03 tháng trở lên, quy định này loại trừ trường hợp toàn bộ công chứng viên hợp doanh bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc công chứng viên hợp doanh đó bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng có thời hạn thì khi đó mặc dù không tiến hành hoạt động liên tục 03 tháng trở lên nhưng văn phòng công chứng cũng không bị thu hồi quyết định cho phép thành lập;
– Văn phòng công chứng sẽ bị thu hồi quyết định cho phép thành lập khi văn phòng công chứng đó không đáp ứng đủ hai công chứng viên hợp doanh trở lên hoặc toàn bộ công chứng viên hợp doanh của văn phòng công chứng đó bị chết, bị tòa án tuyên bố là đã chết, hoặc bị miễn nhiệm theo quy định của pháp luật về công chứng;
– Văn phòng công chứng do các chủ thể là tổ chức hoặc người không phải là công chứng viên đầu tư toàn bộ hoặc một phần để tiến hành thành lập hoặc chuyển nhượng hoặc duy trì hoạt động của văn phòng công chứng;
– Văn phòng công chứng đã hết thời hạn tạm ngưng hoạt động theo quy định của pháp luật về công chứng nhưng lý do tạm ngưng hoạt động vẫn còn hiện hữu
1.3. Trình tự và thủ tục thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng:
Bước 1: Sở Tư pháp kiểm tra, rà soát và lập hồ sơ đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng trong những trường hợp nêu trên.
Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc được tính kể từ ngày, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, cơ quan nhà nước có thẩm quyền là Sở Tư pháp có trách nhiệm tiến hành thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.
Bước 3: Trong thời hạn 60 ngày được tính kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, thì chủ thể là văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ nộp đủ các khoản tài chính, số thuế còn nợ với nhà nước, thanh toán xong các khoản nợ khác, làm thủ tục chấm dứt
Bước 4: Trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính, đó là văn bản thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, văn bản thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.
2. Pháp luật về chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng:
2.1. Các trường hợp chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng:
Theo quy định của pháp
– Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động dựa trên nhu cầu và mong muốn của mình sao cho phù hợp với quy định của pháp luật;
– Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng thì cũng sẽ chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng;
– Văn phòng công chứng bị tiến hành hợp nhất hoặc sáp nhập với một văn phòng công chứng khác, khi đó thì văn phòng công chứng ban đầu sẽ chấm dứt hoạt động.
Như vậy thì nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì văn phòng công chứng sẽ chấm dứt hoạt động, thực chất có thể thấy quá trình chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng tương đương như trường hợp giải thể của doanh nghiệp, hợp nhất hoặc sáp nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, mà không có bất kỳ quy định nào nêu rõ rằng văn phòng công chứng có thể chấm hoạt động thông qua thủ tục phá sản.
2.2. Trình tự và thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng:
Bước 1: Trước thời điểm chấm hoạt động đó văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ các khoản nợ về tài chính đối với nhà nước, hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động với các công chứng viên và các nhân viên hoạt động trong văn phòng công chứng đó.
Bước 2: Chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động, thì văn phòng công chứng đó phải gửi thông báo bằng văn bản đến Sở Tư pháp nơi mà văn phòng công chứng trước đây tiến hành thủ tục đăng ký hoạt động. Sau khi xem xét giấy tờ thì Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng đó và báo cáo lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động đối văn phòng công chứng về nơi mà văn phòng công chứng đó đặt trụ sở. Trong trường hợp mà văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định thành lập, thì theo quy định của pháp luật là trong thời hạn bẩy ngày làm việc được tính kể từ ngày có quyết định thu hồi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động đó và thông báo lên các cơ quan nhà nước có liên quan, ví dụ như cơ quan thuế, cơ quan công an cấp tỉnh hoặc cơ quan thống kê … Đồng thời cũng phải đăng báo địa phương hoặc báo trung ương nơi văn phòng công chứng đó tiến hành hoạt động đăng ký trong ba số báo liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng đó. Trong trường hợp từ chối, phải trả lời lý do bằng văn bản.
Bước 3: Kết quả thực hiện thủ tục hành chính đó là văn bản thông báo về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó.
3. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý quá trình hoạt động và chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng:
Thứ nhất, Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng, có các nhiệm vụ, quyền hạn: trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước; chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan hướng dẫn, triển khai, quản lý việc thực hiện quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên; phê duyệt điều lệ của tổ chức xã hội – nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động của các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền; quản lý và thực hiện hợp tác quốc tế về hoạt động công chứng …
Thứ hai, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Có các nhiệm vụ, quyền hạn: tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng; thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; quyết định thành lập, giải thể hoặc chuyển đổi phòng công chứng; ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; quyết định cho phép thành lập, cho phép chuyển nhượng, hợp nhất, sáp nhập, thay đổi và thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; ban hành mức trần thù lao công chứng tại địa phương; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng theo thẩm quyền; phối hợp với Bộ Tư pháp trong công tác kiểm tra, thanh tra về công chứng …
Thứ ba, Sở Tư pháp là chủ thể chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại pháp luật về công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan như: đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng văn phòng công chứng; đề nghị ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng; cấp và thu hồi giấy đăng ký hoạt động, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng; cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng; đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên; đăng ký hành nghề và cấp thẻ cho công chứng viên; xóa đăng ký hành nghề công chứng viên; cấp lại và thu hồi thẻ công chứng viên; tạm đình chỉ hành nghề công chứng; đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra tập sự hành nghề công chứng; đăng ký tập sự hành nghề công chứng; lập đề án chuyển đổi, giải thể Phòng Công chứng thành Văn phòng Công chứng trong trường hợp không cần thiết phải duy trì Phòng Công chứng tại địa phương; phê duyệt danh sách cộng tác viên phiên dịch của các tổ chức hành nghề công chứng; kiểm tra, thanh tra, báo cáo về hoạt động công chứng …
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Luật Công chứng năm 2014;
