Sổ địa chính điện tử là gì? Mẫu sổ địa chính điện tử 2024?

1. Sổ địa chính điện tử là gì?

Sổ địa chính là một trong những hồ sơ lưu trữ những thông tin về tình trạng, hiện trạng pháp lý của việc quản lý và sử dụng các thửa đất, tài sản gắn với đất, được lập cho từng địa phương, xã, phường, thị trấn. Đây là cơ sở để xác định tình trạng pháp lý, giám sát và bảo hộ các quyền, nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc người được Nhà nước giao quyền quản lý đất.

Hiện tại, việc lập sổ địa chính đang được thực hiện theo hình thức sổ điện tử. Tuy nhiên ở một số địa phương chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính thì vẫn tiếp tục cập nhật vào sổ địa chính dạng giấy. Như vậy, sổ địa chính điện tử là sổ địa chính được lập theo hình thức dạng số được thủ trưởng cơ quan đăng ký đất đai ký duyệt bằng chữ ký điện tử, được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định của pháp luật.

Sổ địa chính bao gồm các mục sau:

+ Địa chỉ, số hiệu, diện tích của thửa đất hoặc đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất;

+ Dữ liệu về quyền sử dụng và quản lý đất;

+ Dữ liệu về tài sản gắn liền với đất;

+ Dữ liệu về người sử dụng đất hoặc người được Nhà nước giao quản lý đất;

+ Sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất;

+ Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, quyền quản lý đất

2. Mẫu sổ địa chính điện tử: 

Mẫu số 01/ĐK

SỔ ĐỊA CHÍNH (ĐIỆN TỬ) PHẦN ĐĂNG KÝ THỬA ĐẤT

Chữ ký điện tử

 

I – Thửa đất
1.1	Số thửa:		1.2	Số tờ bản đồ:
1.3	Địa chỉ thửa đất:
1.4	Diện tích (m²):
1.5	Tài liệu đo đạc sử dụng:
II – Người sử dụng đất/Người được Nhà nước giao quản lý đất
2.1	Người thứ nhất
	– Tên:
	– Giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân:
	– Địa chỉ:
2.2	Người thứ hai (ghi đối với trường hợp có nhiều người cùng sử dụng đất):
III – Quyền sử dụng đất/Quyền quản lý đất
3.1	Hình thức sử dụng:
3.2	Loại đất:
3.3	Thời hạn sử dụng:
3.4	Nguồn gốc sử dụng:                                              Mã:
3.5	Nghĩa vụ tài chính:
3.6	Hạn chế sử dụng:
3.7	Quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề:
IV – Tài sản gắn liền với đất
4.1	Tài sản thứ nhất:
a)	Đặc điểm của tài sản:
b)	Chủ sở hữu:
	Hình thức sở hữu:
	Thời hạn sở hữu:
c)	Chủ sở hữu thứ hai:
4.2	Tài sản thứ hai (ghi đối với trường hợp có nhiều tài sản):
V – Tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất
5.1	Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: ngày …/…/…
5.2	Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: ngày …/…/…
5.3	Giấy tờ về nguồn gốc sử dụng, sở hữu:
5.4	Giấy chứng nhận: Số seri:                               , Số vào sổ cấp GCN:
5.5	Hồ sơ thủ tục đăng ký số:
VI – Thay đổi về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất
Thời điểm đăng ký		Nội dung thay đổi và cơ sở pháp lý

3. Hướng dẫn cách ghi mẫu sổ địa chính điện tử: 

Thứ nhất, là mục thửa đất ghi rõ các thông tin như: 

+ Số thửa là số thứ tự của thửa đất trên mỗi tờ bản đồ hoặc bản trích đo địa chính có thửa đất đó.

+ Số tờ bản đồ là là số thứ tự của tờ bản đồ địa chính hoặc bản trích đo địa chính trong phạm vi từng đơn vị hành chính cấp xã.

+ Địa chỉ thửa đất ghi đầy đủ bao gồm các thông tin như số nhà, tên đường phố (nếu có); tên điểm dân cư (thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố,…) hoặc tên khu vực, xứ đồng (đối với thửa đất ngoài khu dân cư); tên đơn vị hành chính các cấp xã, huyện, tỉnh nơi có thửa đất.

+ Diện tích đơn vị m2.

+ Tài liệu đo đạc sử dụng ghi rõ tên tài liệu đo đạc chẳng hạn như bản đồ địa chính. 

Thứ hai, là người sử dụng đất, người quản lý đất: 

+ Người thứ nhất ghi rõ tên, giấy tờ nhân thân nếu là cá nhân, giấy tờ pháp nhân nếu là tổ chức,

+ Người thứ 2 được ghi khi có nhiều người cùng sử dụng đất, ghi đầy đủ thông tin giống người thứ nhất

Thứ ba, là quyền sử dụng đất/ quyền quản lý đất:

Tương ứng với người sử dụng đất hay người quản lý đất mà chọn loại quyền tương ứng.

+ Hình thức sử dụng đất gồm hình thức sử dụng đất riêng thể hiện đối với trường hợp thửa đất thuộc quyền sử dụng của một người sử dụng đất, Hình thức sử dụng đất chung thể hiện đối với trường hợp thửa đất thuộc quyền sử dụng chung của nhiều người sử dụng đất.

+ Loại đất trên sổ địa chính được xác định theo mục đích sử dụng đất được Nhà nước giao, cho thuê, công nhận quyền sử dụng, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc được Nhà nước giao quản lý đất. Nếu giao đất lần đầu chưa được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất thì được ghi theo các loại đất như đất nông nghiệp, đất phi nông nghiệp.

+ Thời hạn sử dụng được xác định thống nhất theo Giấy chứng nhận, đất có thời hạn thì phải ghi rõ ngày, tháng , năm hết hạn sử dụng hay quản lý đất, đất sử dụng ổn định lâu dài thì ghi “lâu dài”, đất được Nhà nước giao, cho thuê sử dụng đất với nhiều mục đích khác nhau thì phải ghi rõ thời hạn tương ứng với từng mục đích, nếu đăng ký đất đai mà chưa có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận nhưng có giấy tờ về quyền sử dụng đất thì xác định và ghi thời hạn sử dụng đất theo giấy tờ đó; nếu không có giấy tờ hoặc có giấy tờ về quyền sử dụng đất nhưng chưa xác định thời hạn thì thể hiện là “Chưa xác định” và nếu đăng ký đất đai mà không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì thể hiện là “Tạm sử dụng”.

+ Nguồn gốc sử dụng đất được thể hiện bằng tên gọi và mã ký hiệu tương ứng với từng trường hợp sử dụng đất khác nhau.

+ Nghĩa vụ tài chính gồm tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, thuế thu nhập từ chuyển quyền sử dụng đất, lệ phí trước bạ. Nếu đã thực hiện nghĩa vụ tài chính thì phải ghi rõ các thông tin gồm loại nghĩa vụ tài chính phải nộp; số tiền phải nộp, số tiền đã nộp và ngày tháng năm nộp. Ngoài ra các trường hợp nộp tiền hằng năm, trường hợp miễn tiền thuê đất thì được thể hiện rõ theo quy định của pháp luật.

+ Hạn chế sử dụng đất được thể hiện là các trường hợp Nhà nước hạn chế quyền sử dụng đất chẳng hạn như đất thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình, hay người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thừa kế hoặc tặng cho quyền sử dụng đất…và một  số trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Việc hạn chế phải ghi rõ là toàn bộ thửa đất hay một phần thửa đất, nếu hạn chế quyền sử dụng trên một phần thửa đất thì ngoài việc thể hiện diện tích đất có hạn chế trong sổ địa chính, còn phải thể hiện vị trí, ranh giới phần đất có hạn chế trên bản đồ, sơ đồ thửa đất.

Thứ tư, là tài sản gắn liền với đất:

+ Tài sản thứ nhất ghi rõ tên loại tài sản, đặc điểm của tài sản, chủ sở hữu tài sản thứ nhất, chủ sở hữu tài sản thứ hai, nếu tài sản có nhiều chủ cùng sở hữu mà chưa xác định được hết tên người cùng sở hữu thì thể hiện thông tin của những người đã xác định được, còn những người chưa xác định thì thể hiện: “Còn một số người khác cùng sở hữu tài sản nhưng chưa xác định được”.

+ Tài sản thứ hai được ghi nhận khi có nhiều loại tài sản. Thông tin về tài sản được ghi nhận như loại tài sản thứ nhất.

Thứ năm, là tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất:

+ Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: ngày, tháng, năm cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai hợp lệ.

+ Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính: ngày, tháng, năm cơ quan đăng ký nhập thông tin đăng ký đất đai vào sổ địa chính.

+ Giấy tờ về nguồn gốc sử dụng, sở hữu: gồm quyết định giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, gia hạn sử dụng đất; quyết định giao quản lý đất hoặc giấy tờ pháp lý khác quy định.  Giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sở hữu tài sản gắn liền với đất như hợp đồng hoặc văn bản về chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, văn bản về việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại về đất đai, tài sản gắn liền với đất của cơ quan có thẩm quyền đã có hiệu lực thi hành, hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận về quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề.

+ Giấy chứng nhận: nội dung dữ liệu gồm số phát hành (số seri của Giấy chứng nhận) và số vào Sổ cấp Giấy chứng nhận.

+ Hồ sơ, thủ tục đăng ký số là số thứ tự của hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định.

Thứ sáu, là thay đổi về sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất: được ghi nhận trong các trường hợp tách thửa để tạo thành thửa đất mới, hay hợp thửa để tạo thành thửa đất mới.

+ Thời điểm đăng ký ghi rõ ngày tháng năm cập nhật, chỉnh lý biến động vào sổ địa chính.

Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định về hồ sơ địa chính.