Phúc tập hồ sơ hải quan là gì? Quy trình phúc tập hồ sơ hải quan?

1. Phúc tập hồ sơ hải quan là gì?

Hải quan chính là một ngành thực hiện các nhiệm vụ như kiểm tra, giám sát hàng hóa và phương tiện vận tải, thực hiện công tác phòng, chống buôn lậu và vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới; thực hiện nhiệm vụ tổ chức thực hiện pháp luật về thuế đối với những hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; thực hiện kiến nghị những chủ trương, các biện pháp quản lý Nhà nước về hải quan đối với các hoạt động như xuất khẩu, nhập khẩu, hoạt động xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và những chính sách thuế đối với những hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Có thể hiểu phúc tập hồ sơ hải quan chính là hoạt động kiểm tra lại những công việc đã thực hiện trong quy trình thông quan nhằm:

– Phát hiện ra những thiếu sót, sai sót để kịp thời đưa ra các yêu cầu khắc phục;

– Phát hiện các sai sót, các điểm bất hợp lý và vi phạm dễ thấy;

– Phát hiện ra sự thất lạc hoặc là phát hiện ra sự chậm trễ chứng từ mà thuộc hồ sơ xuất khẩu, nhập khẩu;

– Bổ sung các thông tin vào cơ sở dữ liệu;

– Nhằm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ hải quan một cách khoa học và để dễ tra cứu;

– Nhằm cung cấp thông tin và những dấu hiệu vi phạm cho khâu kiểm tra sau thông quan.

2. Quy trình phúc tập hồ sơ hải quan:

Phúc tập hồ sơ hải quan sẽ phải tuân thủ quá trình sau đây:

Bước 1: Bước đăng nhập và kiểm tra danh sách

Các công chức đảm nhiệm nghĩa vụ thực hiện phúc tập phải đăng nhập hệ thống và kiểm tra danh sách các tờ khai hải quan chờ phúc tập ngay trên hệ thống để thực hiện.

Đối với những lô hàng đã được thông quan sau khi đã thực hiện kiểm tra các chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa thì các công chức thực hiện thủ tục phúc tập tiếp nhận hồ sơ giấy từ các công chức được giao nhiệm vụ quản lý và hoàn tất hồ sơ để thực hiện.

Bước 2: phúc tập hồ sơ, khi phúc tập hồ sơ sẽ có hai trường hợp:

Trường hợp 1: Đối với trường hợp chứng từ thuộc hồ sơ hải quan điện tử ở dạng điện tử.

– Phúc tập hồ sơ hải quan điện tử đối với những trường hợp lô hàng được chấp nhận khai tờ khai hải quan điện tử cho phép thông quan:

+ Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành kiểm tra sự thống nhất của thông tin khai trong hồ sơ hải quan với các thông tin của cơ sở dữ liệu trên hệ thống;

+ Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành đối chiếu tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống với các tờ khai hải quan điện tử được in (nếu có);

+ Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành kiểm tra lại kết quả tính thuế và xử lý nếu có sai sót.

– Thực hiện phúc tập hồ sơ hải quan điện tử trong trường hợp những lô hàng được thông quan sau khi đã thực hiện kiểm tra các chứng từ điện tử

+ Ngoài việc Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành thực hiện phúc tập như đã nêu trên thì các công chức thực hiện phúc tập phải thực hiện kiểm tra thêm về những nội dung chứng từ, trình tự và thời gian, dấu hoặc chứng từ không bị tẩy xóa và sửa đổi nội dung hoặc là có dấu hiệu giả mạo mà dễ nhận thấy đối với các chứng từ scan;

+ Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành kiểm tra sự đầy đủ và đồng bộ (ví dụ như về số loại, số lượng và hình thức) các chứng từ trong hồ sơ hải quan theo đúng quy định của pháp luật.

Trường hợp 2: Đối với những chứng từ mà thuộc hồ sơ hải quan điện tử ở dạng giấy

Đối với những lô hàng được thông quan sau khi thực hiện kiểm tra các loại chứng từ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa thì sẽ phải thực hiện phúc tập như sau:

– Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành thực hiện phúc tập như nêu trên;

– Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành kiểm tra và đối chiếu tính chính xác, tính thống nhất giữa hồ sơ hải quan điện tử trên hệ thống với các loại giấy tờ trong hồ sơ hải quan ở dạng giấy;

– Công chức đảm nhiệm công việc phúc tập hồ sơ tiến hành thực hiện các nội dung khác thực hiện theo đúng như quy định của pháp luật hiện hành.

Bước 3. Xử lý kết quả phúc tập hồ sơ hải quan

– Trong trường hợp hồ sơ hải quan hợp lệ và chính xác, không có một nghi vấn sai phạm nào thì công chức thực hiện phúc tập hồ sơ xác nhận kết quả phúc tập hồ sơ hải quan tại mục Phiếu kết quả phúc tập hồ sơ hải quan ngay trên hệ thống và thực hiện đóng hồ sơ hải quan. Đối với hồ sơ hải quan thuộc trường hợp chứng từ mà thuộc hồ sơ hải quan điện tử ở dạng giấy thì sau khi cập nhật kết quả phúc tập trên hệ thống thì phải in Phiếu kết quả phúc tập hồ sơ hải quan và phải đính kèm hồ sơ giấy để lưu trữ;

– Trong trường hợp công chức thực hiện phúc tập mà có phát hiện còn thiếu các loại chứng từ hoặc phát hiện có sai sót thì phải yêu cầu các bộ phận có liên quan khác bổ sung và khắc phục;

– Trong trường hợp công chức thực hiện việc phúc tập có phát hiện hồ sơ hải quan đã sai phạm về giá, về thuế thì trực tiếp trình Lãnh đạo Chi cục nơi mà thực hiện thủ tục hải quan điện tử xử lý;

– Trong trường hợp công chức thực hiện phúc tập mà phát hiện, nghi vấn hồ sơ hải quan có khả năng vi phạm nhưng lại chưa đủ căn cứ để kết luận về hành vi gian lận thì sẽ phải in Phiếu kết quả phúc tập hồ sơ hải quan và in hồ sơ hải quan điện tử trên hệ thống, sau đó báo cáo Lãnh đạo Chi cục để thực hiện gửi hồ sơ đến Chi cục Kiểm tra sau thông quan tiến hành đánh giá và theo dõi.

Bước 4. Thực hiện các chế độ như báo cáo và lưu trữ hồ sơ.

– Nội dung và thời gian báo cáo được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

– Đối với việc lưu trữ hồ sơ hải quan dưới dạng điện tử sẽ được thực hiện trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử về hải quan, còn đối với hồ sơ hải quan giấy thì việc lưu trữ sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Nội dung phúc tập:

– Nội dung về kiểm tra, rà soát lại toàn bộ các công việc mà phải làm ở trong quá trình thông quan của những người khai hải quan, của những công chức hải quan để xem các đối tượng này đã thực hiện đầy đủ và đúng quy định hay chưa;

– Cập nhật các thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu.

4. Thời hạn phúc tập:

Phúc tập hồ sơ hải quan sẽ được thực hiện ngay sau khi các lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu được thông quan, cụ thể như sau:

– Đối với Chi cục Hải quan sẽ thực hiện làm thủ tục hải quan cho dưới 100 tờ khai/ ngày và đối với thời gian phúc tập là trong khoảng thời gian là 03 ngày, kể từ ngày các hàng hóa được thông quan;

– Đối với Chi cục sẽ thực hiện làm thủ tục hải quan cho từ 100 tờ khai trở lên/ngày thì thời gian phúc tập là trong khoảng thời gian là 07 ngày kể từ ngày hàng hoá được thông quan;

– Đối với lô hàng mà phải chờ kết quả phân tích phân loại, kết quả giám định, kết quả kiểm tra chất lượng mới được phép thông quan thì thời gian phúc tập là trong khoảng thời gian là 03 ngày kể từ ngày các lô hàng được thông quan theo kết quả nhưng lại không được quá 60 ngày kể từ ngày mà đăng ký hồ sơ hải quan;

– Đối với các lô hàng mà thuộc những trường hợp gia công xuất khẩu, trường hợp hàng được miễn thuế, hàng được xét miễn thuế, hàng được giảm thuế, hàng được hoàn thuế hoặc hàng không thu thuế (gọi tắt là miễn thuế)thì vẫn được thực hiện phúc tập hồ sơ đối với từng lô hàng như các quy định trên, sau khi đã thanh khoản thì thực hiện công việc phúc tập tiếp những phần hồ sơ thanh khoản. Thời gian phúc tập là trong khoảng thời gian là 07 ngày kể từ ngày mà cơ quan Hải quan có văn bản để giải quyết việc miễn thuế.

Các văn bản pháp luật liên quan đến bài viết:

– Luật Hải quan 2014

– Quyết định 621/QĐ-TCHQ của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy trình phúc tập hồ sơ hải quan và Quy trình kiểm tra sau thông quan đối hàng hoá xuất khẩu nhập khẩu