Mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty

1. Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020 như sau: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Phân tích quy định pháp luật:

Tùy vào từng loại hình của doanh nghiệp để xác định được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là các cá nhân thực hiện đại diện để tham gia vào các hoạt động khác nhau, thay mặt cho doanh nghiệp. Đương nhiên họ phải đảm bảo các quyền hạn, trách nhiệm của mình trong mục đích hoạt động của doanh nghiệp.

Người đại diện có quyền và nghĩa vụ tương ứng khi tham gia vào các hoạt động, các thủ tục pháp lý.

Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được lập thành văn bản. Quyết định này thể hiện sự đồng thuận của các thành viên trong công ty về việc thay đổi người đại diện. Khi đó, các chủ thể tham gia biểu quyết cũng phải là thành viên của hội đồng thành viên hoặc chủ thể có quyền theo quy định pháp luật.

+ Trong nội dung quyết định ghi nhận rõ nội dung thay đổi, chức danh người đại diện. Qua đó xác nhận chủ thể sẽ trở thành người đại diện kể từ thời điểm quyết định có hiệu lực thi hành.

+ Thể hiện thông tin các cá nhân, đơn vị tổ chức liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định đó. Để đảm bảo triển khai thống nhất, đồng bộ quyết định thay đổi người đại diện của công ty.

2. Mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty:

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật áp dụng đối với công ty cổ phần. Trường hợp Quý khách hàng tham khảo thuộc loại hình công ty khác có thể sửa đổi nội dung cho phù hợp với doanh nghiệp mình.

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

 – Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 đã được Quốc hội thông qua ngày 17/06/2020;

– Căn cứ Điều lệ Công ty … đã được các cổ đông thông qua ngày …./…./…….;

– Căn cứ Biên bản họp ……… thông qua ngày …./…/….. về việc thay đổi đại diện pháp luật của công ty;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1:

1/ Thay đổi Ông /Bà….. chức danh …… chuyển sang đại diện pháp luật mới là Ông /Bà……….. – chức danh ……

2/Sửa đổi điều …….. của điều lệ Công ty ….. như sau:

Đại diện theo pháp luật

– Họ tên: …….

– Sinh ngày: ……….

– Dân tộc: ……….                       Quốc tịch: …………

– CMND (hoặc Hộ chiếu) số: ……..    Ngày cấp:  …….   Nơi cấp: ……..

–  Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ……

– Chỗ ở hiện tại:…

– Chức vụ: ………

Điều 2: Ông/ Bà ……có trách nhiệm tiến hành các thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Điều 3: Người đại diện theo pháp luật của công ty, các cổ đông công ty có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.                                                                                              

3. Hướng dẫn soạn thảo quyết định:

Một quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được đảm cả yếu tố về mặt hình thức và nội dung. Mẫu quyết định không được thống nhất quy định ở các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần triển khai cơ bản các thông tin về quyết định của mình. Từ đó mà các chủ thể có quyền lợi hay nghĩa vụ liên quan có thể nắm được và thực hiện.

Chúng tôi xin hướng dẫn soạn thảo quyết định như sau:

– Phần mở đầu của quyết định: 

Phần đầu của quyết định phải có đầy đủ các thông tin về hình thức của văn bản như:

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Phải thể hiện theo cỡ chữ, kiểu chữ theo thể thức của một văn bản hành chính.

+ Có địa điểm diễn ra, ngày tháng ban hành quyết định. Để xác định các thông tin liên quan trực tiếp, gắn với quyết định của tổ chức.

+ Tên quyết định. Phải thể hiện được nội dung chính sẽ truyền tải, cung cấp trong quyết định.

+ Các nội dung cần được giải quyết và các căn cứ pháp lý khi thực hiện. Từ đó xác định các cơ sở để tiến hành biểu quyết, thống nhất và ra quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Phần nội dung của quyết định:

+ Thông tin cơ bản của người thôi giữ chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; Đây là người đại diện trước và trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên họ sẽ được thay thế bởi người mới từ khi quyết định này có hiệu lực áp dụng trong hoạt động doanh nghiệp.

+ Thông tin cơ bản của người giữ chức vụ người đại diện theo pháp luật mới của doanh nghiệp; Đây là chủ thể có đủ điều kiện, phẩm chất, năng lực cũng như tiêu chuẩn theo yêu cầu mới. Do đó họ sẽ trở thành người đại diện theo pháp luật mới của doanh nghiệp.

+ Trách nhiệm bàn giao lại công việc cho người đại diện theo pháp luật mới trước ngày thôi giữ chức vụ; Xác định các trách nhiệm đi kèm với tính chất đại diện theo pháp luật.

+ Thời gian thôi giữ chức vụ của người cũ và thời gian người đại diện theo pháp luật mới được giữ chức vụ; Đây cũng là thông tin xác định thời điểm có hiệu lực, áp dụng quyết định trong thực tế.

+ Các tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện quyết định; Các tổ chức này phải đảm bảo tôn trọng, thực hiện theo quyết định.

+ Thời gian có hiệu lực thi hành của quyết định.

– Phần kết của quyết định:

Người có thẩm quyền ký quyết định có trách nhiệm xác nhận, ký tên, đóng dấu. Trong công ty cổ phần, phải là người thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông. Hoặc là người thay mặt cho hội đồng thành viên ở công ty TNHH hai thành viên,… Qua đó cho thấy giá trị thống nhất của các chủ thể có quyền hạn, nghĩa vụ liên quan. Đảm bảo tìm kiếm người đại diện phù hợp thực hiện hoạt động đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp.

– Hình thức của quyết định:

Đây là quyết định được lập dưới dạng văn bản, cũng là thủ tục hành chính được xác lập trong hoạt động của doanh nghiệp. Cho nên hình thức văn bản phải tuân thủ theo mẫu quyết định. Sử dụng các từ ngữ ngắn gọc, xúc tích. Đồng thời triển khai, sắp xếp các nội dung phải theo trình tự về tính chất thay thế người cũ bằng người mới, thực hiện các công việc gắn với chức danh đảm nhiệm.

4. Người có thẩm quyền ký quyết định:

Thẩm quyền ký Mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có quy định khác nhau. Bởi các loại hình doanh nghiệp cũng tổ chức quản lý, điều hành và phân công công việc khác nhau. Người có thẩm quyền được xác định theo quy định pháp luật như sau:

+ Công ty TNHH một thành viên:

Theo quy định tại Điều 76 Luật doanh nghiệp năm 2020 thì:

Thẩm quyền của chủ sở hữu công ty là quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý, Kiểm soát viên của công ty. Do đó các hoạt động tổ chức hay quản lý như thế này thuộc về thẩm quyền của Chủ sở hữu công ty. Chính chủ thể này có thẩm quyền ký quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp của họ phải được hoạt động theo ý chí, mục đích cũng như định hướng mà họ đề ra. Chủ sở hữu biết cách cân đối, lựa chọn người cho các vị trí, chức vụ cụ thể. Từ đó đảm bảo hiệu quả hoạt động, điều hành doanh nghiệp trong tính chất quản lý của nhà nước.

+ Công ty TNHH hai thành viên trở lên:

Theo quy định tại khoản 3 Điều 54 Luật doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH hai thành viên trở lên giữ chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Xác định cụ thể chức danh của người đại diện theo quy định pháp luật hiện hành.

Theo quy định tại Điều 59 Luật doanh nghiệp năm 2020, Hội đồng thành viên có thẩm quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Do đó, thẩm quyền ký quyết định này thuộc về chủ tịch hội đồng thành viên.

Chủ tịch hội đồng thành viên cũng có thẩm quyền ký các quyết định khác có tính chất tương tự để đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.

+ Công ty cổ phần:

Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc (Điều 137 Luật doanh nghiệp 2020).

Hội đồng quản trị có quyền hạn bầu miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh trên. Đây là nội dung quy định tại Điều 153 Luật doanh nghiệp 2020.

Tuy nhiên, trong trường hợp thay đổi chức danh người đại diện theo pháp luật dẫn đến thay đổi điều lệ công ty nên cần phải tiến hành sửa đổi, bổ sung điều lê công ty lại thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông có quyền ký theo quy định tại Điều 138 Luật doanh nghiệp 2020.

Như vậy phải căn cứ đến tính chất thay đổi hay không trong nội dung của Điều lệ công ty. Từ đó đảm bảo các quyền hạn của các chủ thể trong tổ chức.

Căn cứ pháp lý:

– Luật Doanh nghiệp năm 2020.