Phòng chức năng (Line department) là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh doanh, kĩ thuật, hành chính... được phân công chuyên môn hóa theo các chức năng quản trị. Sau một thời gian thì cần phải kiểm kê lại những tài sản tại phòng chức năng và hoạt động kiểm kê phải được lập thành biên bản.
Mục lục bài viết
1. Biên bản kiểm kê phòng chức năng là gì?
Biên bản kiểm kê phòng chức năng là mẫu biên bản do người có thẩm quyền kiểm kê phòng chức năng tại một cơ sở giáo dục nhất định. Trong biên bản kiểm kê phòng chức năng phải nếu được những nội dung cần thiết liên quan đến hoạt động kiểm kê phòng chức năng.
Kiểm kê là phương pháp kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng cũng như giá trị của các loại tài sản hiện có. Và thông qua kiểm kê phát hiện số chênh lệch giữa sổ kế toán và thực tế, để phát hiện kịp thời những hiện tượng, nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh số liệu sổ kế toán cho phù hợp với thực tế. Từ hoạt động kiểm kê sẽ là cơ sở để đặt kế hoạch sử dụng hợp lý các loại tài sản.
Biên bản kiểm kê phòng chức năng là văn bản ghi chép lại những thông tin về người kiểm về và phòng chức năng cùng nội dung công việc kiểm kê phòng chức năng. Biên bản kiểm kê phòng chức năng phải được công khai và có sự xác nhận của trưởng ban Kiểm tra và người kiểm kê.
2. Mẫu biên bản kiểm kê phòng chức năng:
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …..
TRƯỜNG ….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————
BIÊN BẢN KIỂM KÊ
(PHÒNG: ………..)
Người kiểm kê:
1. ……..
2. ……….
Tài sản trong phòng hiện có:
| STT | TÀI SẢN | SỐ LƯỢNG | HỎNG | GHI CHÚ |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| 10 | ||||
| 11 | ||||
| 12 | ||||
| 13 | ||||
| 14 | ||||
| 15 |
Đề nghị thanh lý: ……….
TRƯỞNG BAN KIỂM TRA
NGƯỜI KIỂM KÊ
3. Hướng dẫn viết biên bản kiểm kê phòng chức năng:
Biên bản kiểm kê phòng chức năng phải ghi cụ thể được người kiểm kê và những tài sản ở trong phòng chức năng được kiểm kê.
Biên bản kiểm kê phòng chức năng phải có sự xác nhận của trưởng ban kiểm tra và người kiểm kê.
4. Quy định về hoạt động kiểm kê theo quy định của pháp luật:
Theo phạm vi và đối tượng kiểm kê thì có những loại kiểm kê sau đây:
+ Kiểm kê toàn bộ: là tiến hành kiểm kê đối với tất cả các loại tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị.
+ Kiểm kê từng phần: là tiến hành kiểm kê trong phạm vi của một hoặc một số loại tài sản nào đó.
Theo thời gian tiến hành kiểm kê thì có hai loại kiểm kê:
+ Kiểm kê định kỳ: là tổ chức kiểm kê theo quy định thời hạn trước.
+ Kiểm kê bất thường: là tổ chức kiểm kê không quy định thời hạn trước.
Phương pháp kiểm kê bao gồm các phương pháp sau:
+ Kiểm kê hiện vật: là việc cân, đo, đong, đếm tại chỗ đối với các loại hiện vật được kiểm kê. Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đầy đủ phương tiện cân đo cần thiết. Khi tiến hành kiểm kê, phải có mặt những người bảo quản tài sản cùng tham gia. Việc kiểm kê cần tiến hành đồng thời ở các địa điểm cần kiểm kê theo một trình tự hợp lý để tránh trùng hoặc bỏ sót. Phải chú ý tình trạng chất lượng của hiện vật được kiểm kê.
+ Kiểm kê tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền: Phải tiến hành kiểm kê toàn bộ cả tiền mặt và các chứng phiếu có giá trị như séc, tem bưu điện…
+ Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán bằng phương pháp đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán của đơn vị với sổ của ngân hàng hoặc đơn vị có quan hệ thanh toán.
Căn cứ theo
+ Cuối kỳ kế toán năm;
+ Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;
+ Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
+ Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
+ Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập
Tác dụng của kiểm kê bao gồm:
– Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
– Đồng thời kiểm kê giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng tình hình thực tế.
– Kiêm kể giúp cho lãnh đạo nắm chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
5. Quy định về hoạt động kế toán:
5.1. Theo quy định tại Luật kế toán 2015 thì kế toán có những nhiệm vụ sau đây:
1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
4. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
5.2. Đối tượng kế toán được chia theo các hoạt động bao gồm những đối tượng sau đây:
+ Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp; hoạt động của đơn vị, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước gồm:
– Tiền, vật tư và tài sản cố định;
– Nguồn kinh phí, quỹ;
– Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
– Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;
– Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước;
– Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;
– Nợ và xử lý nợ công;
– Tài sản công;
– Tài sản, các khoản phải thu, nghĩa vụ phải trả khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
+ Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản
+ Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh, trừ hoạt động quy định gồm:
– Tài sản;
– Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;
– Doanh thu, chi phí kinh doanh, thu nhập và chi phí khác;
– Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước;
– Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;
– Tài sản, các khoản phải thu, nghĩa vụ phải trả khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
+ Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, đầu tư tài chính gồm:
– Các đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh, trừ hoạt động
– Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng;
– Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
– Các khoản cam kết, bảo lãnh, giấy tờ có giá.
5.3. Các hành vi bị nghiêm cấm được quy định tại Điều 13, Luật Kế toán 2015 gồm những hành vi sau đây:
“1. Giả mạo, khai man hoặc thỏa thuận, ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa chứng từ kế toán hoặc tài liệu kế toán khác.
2. Cố ý, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật.
3. Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị kế toán hoặc có liên quan đến đơn vị kế toán.
4. Hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước khi kết thúc thời hạn lưu trữ quy định tại Điều 41 của Luật này.
5. Ban hành, công bố chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán không đúng thẩm quyền.
6. Mua chuộc, đe dọa, trù dập, ép buộc người làm kế toán thực hiện công việc kế toán không đúng với quy định của Luật này.
7. Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, trừ doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu.
8. Bố trí hoặc thuê người làm kế toán, người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại Điều 51 và Điều 54 của Luật này.
9. Thuê, mượn, cho thuê, cho mượn chứng chỉ kế toán viên, Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề
10. Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.
11. Kinh doanh dịch vụ kế toán khi chưa được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hành nghề dịch vụ kế toán khi không bảo đảm điều kiện quy định của Luật này.
12. Sử dụng cụm từ “dịch vụ kế toán” trong tên gọi của doanh nghiệp nếu đã quá 06 tháng kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà vẫn không được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc doanh nghiệp đã chấm dứt kinh doanh dịch vụ kế toán.
13. Thuê cá nhân, tổ chức không đủ điều kiện hành nghề, điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán cung cấp dịch vụ kế toán cho đơn vị mình.
14. Kế toán viên hành nghề và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán thông đồng, móc nối với khách hàng để cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật.
15. Các hành vi bị nghiêm cấm khác theo quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng trong hoạt động kế toán.”
Như vậy, Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp, cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước,… nếu như có những hành vi vi phạm quy định thì sẽ bị xử phạt theo quy định tại Luật kế toán 2015. Các Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp, cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước,.. phải có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ đó.
