Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc chi tiết

1. Biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc là gì?

Như ở tên gọi – Biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc, thì có thể thấy đối tượng của hoạt động giao nhận ở đây chính là hồ sơ vụ án. Vậy hồ sơ vụ án là gì? Theo quy định tại Điều 131 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định về hồ sơ vụ án như sau:

“Điều 131. Hồ sơ vụ án

1. Khi tiến hành tố tụng trong giai đoạn khởi tố, điều tra, Cơ quan điều tra phải lập hồ sơ vụ án.

2. Hồ sơ vụ án gồm:

a) Lệnh, quyết định, yêu cầu của Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát;

b) Các biên bản tố tụng do Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát lập;

c) Các chứng cứ, tài liệu liên quan đến vụ án.

3. Các chứng cứ, tài liệu do Viện kiểm sát, Tòa án thu thập trong giai đoạn truy tố, xét xử phải đưa vào hồ sơ vụ án.

4. Hồ sơ vụ án phải có thống kê tài liệu kèm theo. Thống kê tài liệu ghi rõ tên tài liệu, số bút lục và đặc điểm của tài liệu (nếu có). Trường hợp có bổ sung tài liệu vào hồ sơ vụ án thì phải có thống kê tài liệu bổ sung. Hồ sơ vụ án phải được quản lý, lưu giữ, sử dụng theo quy định của pháp luật.”

Từ quy định trên, có thể nhận thấy hồ sơ vụ án là thành phần không thể thiếu trong suốt quá trình tố tụng, từ giai đoạn khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử. Chủ thể tiến hành lập hồ sơ vụ án đó chính là cơ quan điều tra. Hồ sơ vụ án bao gồm các giấy tờ như: Lệnh, quyết định, yêu cầu của Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát; các biên bản tố tụng do Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát lập; các chứng cứ liên quan đến vụ án; bên cạnh đó còn có các chứng cứ, tài liệu do Tòa án, Viện Kiểm sát thu thập được khi các cơ quan này tiến hành hoạt động truy tố, xét xử.

Biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc mẫu số 150/HS là văn bản do Viện Kiểm sát nhân dân lập khi tiến hành hoạt động nhận hồ sơ vụ án, vụ việc hoặc giao hồ sơ vụ án, vụ việc hình sự.

Biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc thể hiện các thông tin như thành phần bên giao, bên nhận hồ sơ, tên vụ án/vụ việc có hồ sơ bàn giao, thành phần hồ sơ;…

Biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc được dùng để ghi nhận lại hoạt động giao, hoạt động nhận hồ sơ vụ án, vụ việc hình sự. Văn bản này cũng đóng vai trò là bằng chứng trong trường hợp phát sinh những mất mát, thiếu hụt số lượng giấy tờ khi giao nhận hồ sơ. Biên bản giao nhận được sử dụng khi Viện Kiểm sát nhận hồ sơ vụ án từ cơ quan điều tra hoặc được sử dụng khi Viện Kiểm sát trả lại hồ sơ cho cơ quan điều tra để điều tra bổ sung.

2. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-

VIỆN KIỂM SÁT … … (1) 

Số:…../BB-VKS…-…

…….., ngày…tháng…năm…(2)

Vào hồi……..giờ……..phút, ngày……tháng……năm…….tại ……. (3)

Chúng tôi gồm có:

Bên giao: ……. (4)

Chức danh: ……..

Bên nhận: ……. (5)

Chức danh: …….

Bàn giao hồ sơ vụ án/vụ việc: …….. (6)

Lý do bàn giao: …….(7)

Hồ sơ gồm:…….tập, tổng số bút lục, đánh số từ 01 đến……. (8)

Vật chứng và bảng kê vật chứng của vụ án/vụ việc kèm theo (nếu có):…….

Việc giao, nhận kết thúc hồi …….giờ ……phút, ngày…….. tháng……… năm…….. (9)

Biên bản này đã đọc lại cho bên giao, bên nhận cùng nghe, nhất trí với nội dung trên và cùng ký tên dưới đây.

Biên bản lập 04 bản, lưu hồ sơ vụ án, hồ sơ kiểm sát.

NGƯỜI NHẬN

(Ký và ghi rõ họ tên)

NGƯỜI GIAO

(Ký và ghi rõ họ tên)

3. Soạn thảo biên bản giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc:

(1) Ghi tên Viện Kiểm sát lập biên bản

(2) Ghi địa danh, thời gian tiến hành lập viên bản

(3) Ghi địa điểm, thời điểm tiến hành lập biên bản

(4) Ghi họ tên và chức danh của bên giao

(5) Ghi họ tên và chức danh của bên nhận

(6) Ghi tên hồ sơ vụ án/vụ việc

(7) Ghi lý do bàn giao

(8) Ghi số bút lục cuối cùng của tập hồ sơ

(9) Ghi thời điểm kết thúc bàn giao

4. Quy định về hoạt động giao nhận hồ sơ vụ án, vụ việc:

* Viện Kiểm sát nhận hồ sơ vụ án

Theo quy định tại Điều 238 của Bộ luật tố tụng hình sự năm 2015, thì sau khi hoàn tất kết luận điều tra, thì cơ quan đã tiến hành hoạt động điều tra như cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra sẽ thực hiện hoạt động giao hồ sơ vụ án kèm theo bản kết luận điều tra đề nghị truy tố và vật chứng (nếu có) đến Viện Kiểm sát nhân dân có thẩm quyền, để Viện Kiểm sát thực hiện các hoạt động nghiên cứu, truy tố, … Khi nhận được hồ sơ vụ án, Viện kiểm sát phải kiểm tra nếu tài liệu trong hồ sơ vụ án, vật chứng kèm theo (nếu có) đã đầy đủ so với bảng kê tài liệu, vật chứng và bản kết luận điều tra đã được giao cho bị can hoặc người đại diện của bị can thì nhận hồ sơ vụ án và lập biên bản giao nhận hồ sơ vụ án. Biên bản giao nhận ghi rõ địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm tiến hành giao nhận, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, nội dung của hoạt động giao nhận, người có thẩm quyền tiến hành giao nhận. Biên bản giao nhận này được đưa vào trong hồ sơ vụ án.

Còn trong trường hợp tài liệu trong hồ sơ vụ án, vật chứng kèm theo (nếu có) không đủ so với bảng kê tài liệu, vật chứng hoặc bản kết luận điều tra chưa được giao cho bị can hoặc người đại diện của bị can thì Viện Kiểm sát chưa nhận hồ sơ vụ án đồng thời yêu cầu cơ quan giao hồ sơ bổ sung tài liệu, vật chứng; yêu cầu giao bản kết luận điều tra cho bị can hoặc người đại diện của bị can.

Quy định này của Bộ luật Tố tụng hình sự được hướng dẫn chi tiết hơn trong Thông tư liên tịch số 04/2018/TTLT- VKSNDTC-BCA-BQP, cụ thể thì chủ thể thực hiện tiến hành giao hồ sơ vụ án khi kết thúc điều tra đó chính là điều tra viên, hoặc cán bộ điều tra; chủ thể nhận đó chính là Viện Kiểm sát nhân dân cùng cấp.

* Viện kiểm sát giao hồ sơ vụ án

Theo quy định pháp luật tố tụng hình sự hiện hành, thì Viện kiểm sát ra quyết định trả hồ sơ vụ án, yêu cầu Cơ quan điều tra điều tra bổ sung khi thuộc các trường hợp nhất định. Cụ thể đó chính là các trường hợp như:

– Còn thiếu chứng cứ để chứng minh một trong những vấn đề luật định này mà Viện kiểm sát không thể tự mình bổ sung được như thiếu chứng cứ để chứng minh: có hành vi phạm tội xảy ra hay không, chứng cứ về thời gian, địa điểm và những tình tiết khác của hành vi phạm tội; chứng cứ về chủ thể thực hiện hành vi phạm tội; chứng cứ về lỗi của chủ thể thực hiện hành vi phạm tội; chứng cứ về năng lực chịu trách nhiệm hình sự; chứng cứ về mục đích, động cơ phạm tội; chứng cứ để chứng minh về đặc điểm về nhân thân của bị can, bị cáo;….

– Khi có căn cứ khởi tố bị can về một hay nhiều tội phạm khác tức cơ quan điều tra đã tiến hành khởi tố và điều tra về một hay nhiều tội nhưng chứng cứ trong hồ sơ vụ án lại thể hiện bị can đã thực hiện hành vi cấu thành về một hay nhiều tội khác; hoặc ngoài tội do cơ quan điều tra khởi tố, điều tra thì các chứng cứ trong hồ sơ vụ án lại thể hiện có căn cứ để khởi tố thêm một hoặc nhiều tội khác.

– Khi có người đồng phạm hoặc người phạm tội khác liên quan đến vụ án nhưng chưa được khởi tố bị can;

– Khi có vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng, tức cơ quan điều tra đã tiến hành một số hoạt động điều tra mà chưa có sự phê chuẩn của Viện Kiểm sát như theo trong quy định của pháp luật; hoặc người ký lệnh, quyết định tố tụng tại cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra ký không đúng thẩm quyền; hoặc khi cơ quan điều tra không thực hiện chỉ định, thay đổi, chấm dứt việc chỉ định người bào chữa; hoặc cơ quan điều tra không xác định đúng tư cách tham gia tố tụng của người tham gia tố tụng; khi cơ quan điều tra khởi tố vụ hình sự như không có yêu cầu; nhập vụ án hoặc tách vụ án không đúng thẩm quyền….

Tại khoản 3 Điều 245 quy định như sau: “Việc chuyển hồ sơ vụ án kèm theo kết luận điều tra bổ sung cho Viện kiểm sát; việc giao, nhận, gửi thông báo kết quả điều tra bổ sung được thực hiện theo quy định tại Điều 232 và Điều 238 của Bộ luật này.” Từ quy định này thì có thể thấy đối với việc Viện kiểm sát giao hồ sơ vụ án cũng được lập biên bản như khi tiến hành nhận hồ sơ vụ án.