Lập hồ sơ khai trình lao động chính là một trong những bước quan trọng trước khi thực hiện khai báo với cơ quan chức năng. Khai trình sử dụng lao động được biết đến chính là một trong số các công việc mà các doanh nghiệp sẽ cần phải thực hiện khi doanh nghiệp đó bắt đầu đi vào hoạt động.
Mục lục bài viết
- 1 1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp là gì?
- 2 2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp:
- 3 3. Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp:
- 4 4. Khai báo tình hình sử dụng lao động bằng hình thức nộp hồ sơ trực tiếp:
- 5 5. Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ công:
- 6 6. Quy định về mức phạt khi không khai trình sử dụng lao động:
1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp là gì?
Các chủ thể là người sử dụng lao động khai trình về việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP của Chính Phủ. Các doanh nghiệp phải thực hiện khai báo lần đầu khi mới hoạt động và khai báo định kỳ 01 năm 02 lần. Vì mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động, chính vì thế mà các doanh nghiệp đăng ký thành lập mới không cần phải khai trình việc sử dụng lao động khi mới thành lập. Tuy nhiên, sau đó, theo quy định của pháp luật thì vào các thời điểm cụ thể người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động. Mẫu khai trình việc sử dụng lao động của doanh nghiệp có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động được hiểu cơ bản chính là quá trình thu thập thông tin về lao động, nhân sự từ việc tuyển dụng, tiếp nhận cho tới khi đã ghi nhận tên lao động vào danh sách chính thức để trình lên cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Báo cáo tình hình sử dụng lao động hay mẫu khai trình việc sử dụng lao động của doanh nghiệp cần ghi rõ các thông tin chung về doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức: Tên doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức; địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; lĩnh vực hoạt động, ngành, nghề kinh doanh chính; Thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị;…
2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP thay cho mẫu số 07 ban hành kèm theo
Mẫu số 01/PLI
TÊN DOANH NGHIỆP, CƠ QUAN, TỔ CHỨC
——-
Số: …/….
…, ngày … tháng … năm …
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BÁO CÁO
TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
Kính gửi (1): ………
1. Thông tin chung về doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức: Tên doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức; địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; lĩnh vực hoạt động, ngành, nghề kinh doanh chính.
2. Thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị:
……..
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP, CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Chữ ký, dấu)
3. Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp:
(1) Sở Lao động – Thương binh và Xã hội; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện
(2) Vị trí việc làm phân loại theo:
– Cột (8) Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có giữ các chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ trung ương tới cấp xã;
– Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội;
– Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.
4. Khai báo tình hình sử dụng lao động bằng hình thức nộp hồ sơ trực tiếp:
Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tiếp thủ tục khai trình sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp với nội dung cụ thể như sau:
– Bước 1: Các chủ thể sẽ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Bao gồm: Báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ.
– Bước 2: Các chủ thể sẽ nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
– Bước 3: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp chủ thể là người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ.
5. Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ công:
Hướng dẫn khai trình lao động (Khai báo tình hình sử dụng lao động) định kỳ 06 tháng đầu năm, cuối năm, cách khai báo qua cổng dịch vụ công cụ thể sé bao gồm các bước cơ bản như sau:
– Bước 1: Các chủ thể truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn.
– Bước 2: Các chủ thể cần phải sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới. Nếu không đăng ký được các bạn chuyển sang hình thức nộp trực tiếp.
Doanh nghiệp cần lưu ý hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để nhằm mục đích xác thực thông tin chữ ký số.
– Bước 3: Sau khi đăng nhập, các chủ thể sẽ nhấn chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”.
– Bước 4: Các chủ thể tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục.
Tên đầy đủ là “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”. Các chủ thể sẽ chỉ cần gõ cụm “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc”, do tên đầy đủ thủ tục có dấu phẩy, nếu tìm cả cụm vào ô tìm kiếm, hệ thống sẽ không hiểu và trả kết quả là không có thủ tục cần tìm.
Tiếp đến chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”. Ấn tìm kiếm ra thủ tục mà các chủ thể cần.
– Bước 5: Chọn thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.
– Bước 6: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo:
+ Sở Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp.
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với các doanh nghiệp khác.
– Bước 7: Bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
– Bước 8: Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát”.
Cần phải lưu ý rằng, có một số nơi cơ quan yêu cầu các doanh nghiệp phải gửi trực tiếp hoặc yêu cầu gửi qua mail. Các chủ thể cũng sẽ có thể liên hệ Phòng Lao động hoặc Sở Lao động để hỏi vấn đề này.
6. Quy định về mức phạt khi không khai trình sử dụng lao động:
Quy định về mức phạt khi doanh nghiệp không nộp hoặc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, tại Điều 7
“Điều 7. Vi phạm về tuyển, quản lý lao động
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
a) Không thông báo công khai kết quả tuyển lao động hoặc thông báo sau 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động;
b) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định với phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;”
Như vậy, căn cứ theo quy định của pháp luật được nêu cụ thể bên trên, ta nhận thấy, hành vi không nộp hoặc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Việc ban hành quy định được nêu trên có ý nghĩa quan trọng, nhằm đảm bảo rằng các chủ thể sẽ có trách nhiệm nộp đúng và nộp đủ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng pháp luật hiện hành.
