Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

1. Giấy uỷ quyền của người nước ngoài có yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Hợp pháp hóa lãnh sự được định nghĩa tại khoản 2, Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, theo đó hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy ủy quyền để loại giấy này được công nhận và được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Giấy ủy quyền được hợp pháp hóa lãnh sự phải có tính chất pháp lý, tức là giấy uỷ quyền đó phải có con dấu và chữ ký pháp lý hợp lệ. Khi cá nhân, tổ chức nước ngoài ủy quyền cho cá nhân, tổ chức Việt Nam có thể tiến hành ký giấy ủy quyền trước sự có mặt của công chứng viên của cơ quan tư pháp để đảm bảo tính pháp lý cao nhất của giấy ủy quyền đó.

Trong trường hợp các cá nhân có chức danh trong doanh nghiệp như giám đốc, tổng giám đốc… ủy quyền cho cá nhân trong doanh nghiệp thì tính chất pháp lý sẽ được bảo chứng thông qua chữ ký của cá nhân có chức danh và con dấu công ty.

Để phục vụ cho nhu cầu công việc, kinh doanh, thương mại… giữa các bên, giấy ủy quyền nước ngoài thường được sử dụng tại Việt Nam. Theo đó, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, giấy uỷ quyền cần được hợp pháp hóa lãnh sự để đảm bảo được công nhận tại Việt Nam, trừ các trường hợp được miễn trừ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam được quy định tại Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP bao gồm những cơ quan sau:

– Bộ Ngoại giao. Cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thể được Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền để tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

– Cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền tại Bộ Ngoại giao:

Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao được quy định tại Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

2.1. Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền tại Bộ Ngoại giao:

– Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền nộp 01 bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

+ Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, nộp 01 bản chụp giấy tờ tùy thân;

+ Trường hợp người nộp đơn nộp hồ sơ trực tiếp, xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân;

+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được nếu trong trường hợp giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên và 01 bản chụp của tài liệu này;

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận và 01 bản chụp của tài liệu này.

2.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền tại Bộ Ngoại giao:

– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền  xuất trình bổ sung bản chính của giấy uỷ quyền và nộp 01 bản chụp giấy uỷ quyền này để lưu tại Bộ Ngoại giao trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy uỷ quyền đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

– Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự bằng cách so sánh con dấu, chữ ký và chức danh được ghi trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy uỷ quyền được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao.

– Thời hạn giải quyết chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Điều 12 Thông tư 01/2012/TT-BNG là 01 ngày làm việc kể từ ngày Bộ Ngoại giao nhận được hồ sơ hợp lệ. Thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc trong trường hợp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có số lượng từ 10 giấy tờ trở lên. Thời hạn giải quyết quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.

– Nếu trong trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cần kiểm tra tính xác thực hoặc chưa được chính thức thông báo, Bộ Ngoại giao sẽ có đề nghị gửi cơ quan này để xác minh. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài:

Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

3.1. Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài: 

– Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:

+ Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân;

+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

+ Giấy uỷ quyền đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm và 1 bản chụp;

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

+ 01 bản dịch giấy uỷ quyền đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc nếu giấy uỷ quyền đó không được lập bằng các thứ tiếng trên thì nộp bản dịch bằng tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được và 1 bản chụp.

– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền  xuất trình bổ sung bản chính của giấy uỷ quyền và nộp 01 bản chụp giấy uỷ quyền này để lưu tại Cơ quan đại diện trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy uỷ quyền đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

3.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài:

– Cơ quan đại diện thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự bằng cách so sánh con dấu, chữ ký và chức danh được ghi trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy uỷ quyền được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Cơ quan đại diện.

– Thời hạn giải quyết chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Điều 12 Thông tư 01/2012/TT-BNG là 01 ngày làm việc kể từ ngày Bộ Ngoại giao nhận được hồ sơ hợp lệ. Thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc trong trường hợp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có số lượng từ 10 giấy tờ trở lên. Thời hạn giải quyết quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.

– Nếu trong trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cần kiểm tra tính xác thực hoặc chưa được chính thức thông báo, Cơ quan đại diện sẽ có đề nghị gửi cơ quan này để xác minh. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

– Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

THAM KHẢO THÊM:

• Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự?
• Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự?
• Hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ của nước ngoài