Hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ của nước ngoài

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính được sử dụng với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó. Trong những năm gần đây thì thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ngày càng được coi trọng và đã được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật do Việt Nam ban hành. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giúp người đọc tìm hiểu về hợp pháp hóa lãnh sự là gì và quy định về hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ của nước ngoài trong hệ thống pháp luật Việt Nam.

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

Cơ sở pháp luật quy định về hợp pháp hóa lãnh sự:

– Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

– Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

– Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

1. Khái quát chung về hợp pháp hóa lãnh sự:

1.1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã đưa ra quy định về hợp pháp hoá lãnh sự với nội dung như sau:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Cơ quan này có thể là các cơ quan sau đây:

– Tại Việt Nam đó là:

+ Thứ nhất: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam.

+ Thứ hai: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

– Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Hiện nay, trên thực tế và theo quy định của pháp luật có rất nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

– Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

-Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam.

-Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam.

– Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam.

1.2. Giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự:

Trừ các trường hợp pháp luật quy định được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, thì các giấy tờ sau là các giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước không phải là nước cấp đó là:

– Bằng cấp và chứng chỉ.

– Lý lịch tư pháp.

– Đăng ký kết hôn.

– Giấy khám sức khỏe.

– Một số loại giấy tờ khác.

Cũng cần lưu ý rằng hiện nay xuất hiện những giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu: bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật; Bị giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật; Khi có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc hay có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

1.3. Phí hợp pháp hóa lãnh sự:

Pháp luật quy định mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng trên lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng trên lần.

Cũng cần lưu ý các nội dung sau đây:

– Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ),

– Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng để sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở Việt Nam/hoặc nước ngoài, thì bạn cần phải thêm chi phí chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.

– Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự bao gồm:

+ Các loại giấy tờ phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ;

+ Các loại giấy tờ được miễn thu phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó;

+ Các loại giấy tờ được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.

1.4. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự:

Theo Khoản 5 và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như sau:

– Một ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên.

– Cũng có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ hay tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

Như vậy, ta nhận thấy, theo quy định của pháp luật thì thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc.

Ngoài ra, các chủ thể có yêu cầu còn cần thời gian xin hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước cấp (nếu là giấy tờ nước ngoài) hoặc tại nước sử dụng (nếu là giấy tờ cấp tại Việt Nam).

2. Hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

2.1. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

Căn cứ pháp lý: Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài bao gồm:

– Thứ nhất: Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.

– Thứ hai: Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

– Thứ ba: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

– Thứ tư: Một bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

– Thứ năm: Một phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

– Thứ sáu: 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam bao gồm:

– Thứ nhất: Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.

– Thứ hai: Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

– Thứ ba: Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm chứng nhận.

– Thứ tư: Một bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

– Thứ năm: Một bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch nêu trên.

– Thứ sáu: Một bản gốc và một bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự đó là giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

2.2. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự:

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài:

Để có thể sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam thì các chủ thể cần thực hiện 02 bước sau:

– Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài:

Công tác chứng thực này được thực hiện tại:

+ Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc

+ Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự:

Đầu tiên, các chủ thể có yêu cầu cần chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.

Sau đó, các chủ thể có yêu cầu sẽ mang bộ hồ sơ này lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, bạn sẽ dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam. Bạn không cần thực hiện mục này nếu giấy tờ, tài liệu đó đã có tiếng Việt.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam:

Để có thể sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, các chủ thể sẽ cần thực hiện quy trình sau:

– Bước 1: Chứng nhân lãnh sự:

Các chủ thể sẽ chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự nêu tại mục Hồ sơ ở trên. Sau đó, bạn mang hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam để chứng nhận lãnh sự.

– Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự:

Các chủ thể sẽ mang giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cùng hồ sơ yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia mà các chủ thể sẽ sử dụng giấy tờ đó để hợp pháp hóa lãnh sự.

Tùy theo quy định của từng quốc gia thì cơ quan đó có thể là:

+ Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc

+ Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.