Hợp đồng nhiều trang thì bên nào đóng dấu giáp lai?

1. Hợp đồng nhiều trang thì bên nào đóng dấu giáp lai? 

Đóng dấu giáp lai được hiểu là hoạt động của cá nhân có thẩm quyền sử dụng con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu;  những tài liệu được đóng dấu giáp lai chứa các thông tin được ghi nhận trong hợp đồng sẽ đảm bảo tính xác thực của từng đoạn văn bản; hoạt động đóng dấu giáp lai sẽ ngăn chặn hành vi làm thay đổi, tự ý chỉnh sửa, sửa đổi nội dung hoặc tài liệu sai lệch. Hiện nay việc đóng dấu giáp lai góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của mặt văn bản và có ý nghĩa vô cùng quan trọng đặc biệt đối với trường hợp nếu xảy ra tranh chấp thì con dấu được đóng vào tài liệu là một trong những căn cứ xác thực về nội dung đã được phê duyệt. Theo pháp luật hiện hành thì chưa có bất kỳ quy định nào ghi nhận rằng việc đóng dấu giáp lai phải thực hiện bởi một trong các bên khi tiến hành giao kết hợp đồng. Bởi hợp đồng khi giao kết có hiệu lực hay không phụ thuộc vào nội dung cũng như hình thức mà các bên tiến hành ký kết hợp đồng. Việc đóng dấu giáp lai trên phần cuối của hợp đồng thì sẽ đảm bảo hơn về tính toàn vẹn của văn bản tránh sửa chữa thay đổi nội dung văn bản. Việc thực hiện đồng dấu giáp lai cũng sẽ không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng này.

Chính vì vậy, khi hai bên ký kết hợp đồng hoàn toàn có thể đóng dấu giáp lai theo thỏa thuận với nhau. Bên nào đóng dấu giáp lai đều đem đến ý nghĩa trong việc đảm bảo tính khách quan của tài liệu, tránh bị thay thế hoặc làm sai lệch nội dung hoặc kết quả.

2. Quy định về việc đóng dấu giáp lai nhiều trang:

Hiện nay, việc đóng dấu giáp lai nhiều trang tài liệu hoặc hợp đồng có ý nghĩa quan trọng chính vì vậy tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định việc sử dụng con dấu và có những thông tin hướng dẫn một cách cụ thể để đảm bảo được tính thống nhất và chính xác khi tiến hành thủ tục:

 – Thứ nhất khi sử dụng con dấu:

+ Có dấu khi được sử dụng phải đóng rõ ràng ngay ngắn và thực hiện đúng chiều dùng đúng mực dấu màu đỏ theo đúng quy định;

+ Cần lưu tâm khi tiến hành đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùng lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

 + Trong một số giao dịch thì các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì dấu sẽ được đóng trên trang đầu trùm một phần tên cơ quan tổ chức tiêu đề phụ lục;

+ Việc đóng dấu giấu treo dấu giáp lai đóng dấu nổi trên bạn giấy do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định;

 + Trong quy định tại điều này thì dấu giáp lai được quy định là đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản vị trí đóng dấu giáp lai sẽ trùng lên một phần các tờ giấy mỗi dấu đóng tối đa là 5 tờ văn bản;

– Thứ hai, liên quan đến nội dung về việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Cơ quan, tổ chức được sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật vì mục đích ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và các bản giao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Người đứng đầu cơ quan tổ chức sẽ có trách nhiệm quy định trong việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy.

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai không phải diễn ra một cách ngẫu nhiên hoặc tùy ý mà phải thực hiện theo đúng quy định đã được phân tích nêu trên. Theo đó, việc đóng dấu phải thể hiện rõ sự rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực. Vị trí đóng dấu giáp lai cũng phải tuân thủ theo đúng quy định là trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Đối với một số trường hợp đóng dấu trên các văn bản kèm theo văn bản chính và phụ lục, cũng như việc đóng dấu treo, đóng dấu nổi trên văn bản giấy cũng phải tuân thủ như những nội dung đã được phân tích nêu trên.

3. Hợp đồng có hai trang trở lên có bắt buộc phải tiến hành đóng dấu giáp lai?

Hiện nay theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính đã ghi nhận một số nội dung liên quan đến việc phải tiến hành đóng dấu giáp lai từ hai tờ trở lên. Cụ thể, đối với người thực hiện chứng thực khi tiến hành kiểm tra bản chính, đối chiếu các nội dung với bản sao nếu nhận thấy rằng nội dung bản sao đúng với bản chính bản chính giấy tờ văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này sẽ hoàn tất việc chứng thực như sau:

+ Cá nhân thực hiện việc chứng thực có trách nhiệm ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Tiến hành ghi rõ họ tên ký đóng dấu của cơ quan tổ chức thực hiện chứng thực và sau đó ghi vào sổ chứng thực để lưu trữ thông tin;

+ Đối với bản sao có từ 2 trang trở lên thì có trách nhiệm ghi lời chứng và trang cuối nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên phải có trách nhiệm đóng dấu giáp lai; Mỗi bản sao khi được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính, giấy tờ văn bản trong cùng một thời điểm được ghi vào một số chứng thực;

Hiện nay bên cạnh việc phải đóng dấu giáp lai đối với hợp đồng các giao dịch thì cá nhân tổ chức phải tuân thủ việc phải đóng dấu giáp lai trong một số văn bản khi cơ quan hải quan ban hành. Nội dung này đã được hướng dẫn theo Công văn 6550/TCHQ/VP năm 2012 đã ghi nhận các văn bản do cơ quan ngoại hải quan ban hành phải đóng dấu giáp lai như: Quyết định giải quyết khiếu nại; các quyết định xử phạt vi phạm hành chính; ban hành quyết định thanh tra, quyết định kiểm tra hoặc các quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; các quyết định ấn định thuế; quyết định kiểm tra giao thông quan; trong trường hợp có quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài cũng phải thực hiện thủ tục này; khi tiếp nhận đơn giải quyết khiếu nại tố cáo thì việc thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo cũng phải được đóng dấu giáp lai; việc thông báo và đổi chậm cũng sẽ phải thực hiện theo đúng quy định; liên quan đến kết luận, kiểm tra, thanh tra kết luận; xác minh đơn tố cáo; báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; biên bản làm việc cũng là một trong những trường hợp phải đóng dấu giáp lai theo quy định; và cuối cùng phải kể đến đó là các biểu mẫu phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính kế toán thuế thống kê tình hình xuất nhập khẩu.

Liên quan đến vấn đề quản lý con dấu: người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tổ chức theo quy định. Hiện nay văn thư cơ quan có trách nhiệm trong việc bảo quản sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tổ chức tại trụ sở cơ quan tổ chức. Cơ quan văn thư sẽ chỉ tiến hành giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tổ chức cho người khác khi nhận được văn bản của người có thẩm quyền yêu cầu thực hiện hoạt động này. Các hoạt động liên quan đến việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tổ chức phải được lập thành biên bản ghi nhận rõ ràng nội dung. Trong hoạt động thực hiện việc đóng dấu giáp lai thì phải trực tiếp tiến hành đóng dấu ký số và văn bản do cơ quan tổ chức ban hành.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Về công tác văn thư;

– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Công văn 6550/TCHQ-VP của Tổng cục Hải quan về việc đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản.