Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi nào?

1. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi nào?

Hiện nay, khái niệm chữ ký số đã và đang trở nên vô cùng phổ biến trong các giao dịch điện tử. Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của xu thế khoa học công nghệ, chữ ký số xuất hiện ngày càng nhiều và được nhiều người biết đến giống như một công cụ không thể thiếu của các doanh nghiệp, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, thậm chí là các cá nhân hiện nay. Chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử, trước ký số được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu có sử dụng hệ thống mật mã cá nhân không đối xứng, người sử dụng trước ký số hoàn toàn có thể sử dụng nó để thay thế cho chữ ký bằng tay thông thường, chữ ký số đem lại rất nhiều lợi ích hữu dụng cho người sử dụng. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng là một trong những loại giấy tờ tài liệu vô cùng quan trọng sử dụng trong quá trình hạch toán kế toán, hóa đơn điện tử được xem là căn cứ pháp lý để giải quyết khi có tranh chấp xảy ra trong nhiều trường hợp khác nhau. Hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật có thể có hoặc không có chữ ký số của người bán và chữ ký số của người mua.

Trong một số trường hợp nhất định, hóa đơn điện tử không có chữ ký số vẫn được coi là hợp lệ, vì khi đó pháp luật không bắt buộc nội dung trong hóa đơn điện tử phải có chữ ký số. Căn cứ theo quy định tại khoản 7 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về nội dung trên hóa đơn, trong đó có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua. Theo đó:

– Đối với các loại hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn đó bắt buộc phải có chữ ký của người bán, đóng dấu của người bán, có chữ ký của người mua;

– Đối với hóa đơn điện tử. Trong trường hợp người bán được xác định là các doanh nghiệp và tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp đó. Trong trường hợp người bán được xác định là cá nhân thì sẽ sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc chữ ký được cá nhân đó ủy quyền hợp pháp, trước ký đã được đăng ký bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử sẽ không nhất thiết cần phải có chữ ký số của người bán và trước ký số của người mua khi hóa đơn đó thuộc một trong những trường hợp tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Theo đó thì có thể nói, hóa đơn điện tử không có chữ ký số vẫn sẽ hợp lệ khi thuộc một trong những trường hợp được nêu cụ thể tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

STT	Trường hợp không cần chữ ký số trên hóa đơn điện tử	Điều kiện
1	Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.	Người mua, người bán không có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật liên quan đến hàng hóa, dịch vụ.
2	Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, chữ ký số của người mua.	Hóa đơn điện tử phải được lập theo từng lần phát sinh.
3	Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, bán hàng tại trung tâm thương mại.	Người mua là cá nhân không kinh doanh.
4	Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu.	Khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
5	Đối với hóa đơn điện tử là tem, hóa đơn điện tử là vé, hóa đơn điện tử là thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.	Trừ trường hợp tem, vé, thẻ được xác định là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.
6	Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế được xác định là hóa đơn điện tử.	Người mua là cá nhân không kinh doanh.
7	Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán.	Thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.
8	Hóa đơn sử dụng cho thanh toán cho dịch vụ interline giữa các hãng hàng không không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.	Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế
9	Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý.	Hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp.
10	Đối với hoạt động xây dựng, hoạt động lắp đặt, hoạt động sản xuất, hoạt động cung cấp sản phẩm, hoạt động dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh.	Các hoạt động theo quy định của Chính Phủ.

2. Những nội dung cơ bản cần phải có trên hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế), có quy định cụ thể về nội dung cần phải phản ánh trên hóa đơn điện tử. Trên hóa đơn điện tử cần phải bao gồm các nội dung như sau:

– Tên hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý ghi tên hóa đơn phù hợp với quy định tại Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế);

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tuy nhiên cần phải lưu ý, trong đó bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử;

– Số hóa đơn, tuy nhiên quá trình ghi số hóa đơn cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, số thứ tự trên hóa đơn cần phải bắt đầu từ 01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm;

– Cần phải ghi rõ thông tin cơ bản của người bán, trong đó bao gồm tên của người bán, địa chỉ của người bán, mã số thuế của người bán;

– Cần phải ghi rõ thông tin của người mua, trong đó bao gồm tên của người mua, địa chỉ của người mua và mã số thuế của người mua;

– Thông tin về hàng hóa và dịch vụ, trong đó bao gồm tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất giá trị gia tăng và tổng tiền thuế giá trị gia tăng;

– Chữ ký hoặc điểm chỉ của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn, tức là ngày tháng năm lập hóa đơn;

– Thời điểm ký số, tức là ngày tháng năm ký số trên hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp hóa đơn có sử dụng mã của cơ quan thuế, phí, lệ phí, khuyến mại và chiết khấu;

– Chữ viết, chữ số, đồng tiền được sử dụng trên hóa đơn, trong đó bao gồm chữ viết bằng tiếng Việt và số Ả-rập, và đồng thời đồng tiền thể hiện bằng đồng Việt Nam có thể viết tắt bằng “đ” hoặc ngoại tệ theo quy định của pháp luật.

3. Vai trò và lợi ích của chữ ký số cá nhân trong hóa đơn điện tử:

Chữ ký số mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho các tổ chức và cá nhân khi tham gia vào các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số là một trong những điều kiện không thể thiếu trong xu thế chuyển đổi số hiện nay. Theo đó, chữ ký số được thể hiện trên hóa đơn điện tử sẽ mang lại một số lợi ích và vai trò như sau:

Thứ nhất, lợi ích đầu tiên của chữ ký số đó là tiết kiệm thời gian và tiết kiệm công sức khi tham gia các giao dịch. Sử dụng chữ ký số sẽ giảm thiểu nhiều thủ tục hành chính rườm rà, tiết kiệm thời gian và công sức cho các bên, tuy nhiên vẫn đảm bảo tính chính xác cao và vẫn đảm bảo tính hợp pháp.

Thứ hai, đảm bảo độ an toàn, chính xác và bảo mật cao. Chữ ký số trong các giao dịch luôn luôn đảm bảo mức độ an toàn và chính xác cao. Văn bản có sự xuất hiện của các chữ ký số sẽ được gửi đi, chỉ có người nhận mới có thể mở và đọc được toàn bộ nội dung bên trong. Đồng thời chữ ký số được cung cấp bởi các đơn vị uy tín, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép sử dụng. Vì vậy mức độ an toàn, chính xác và bảo mật thông tin luôn luôn được xem là yếu tố quan trọng được đặt lên hàng đầu.

Thứ ba, thúc đẩy giao thương do quá trình giao kết nhanh chóng và an toàn. Với ý nghĩa vô cùng thiết thực trong đời sống, chữ ký số ngày càng được nhiều người sử dụng và tin tưởng. Người dân sau khi đăng ký thành công trước ký số thì hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký đó để tham gia vào các giao dịch dân sự. Mỗi người dân có 1yd số định danh cá nhân và một chữ ký số nhất định, xã hội chúng ta đang dần dần hướng tới xã hội không giấy tờ và ngày càng văn minh hiện đại. Theo đó phần lớn các thủ tục hành chính có thể được thực hiện thông qua mạng, vì vậy chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chữ ký số sẽ góp phần thúc đẩy phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và phát triển các ứng dụng số, đây cũng được xem là một cuộc cách mạng về chuyển đổi số toàn diện dành cho tất cả người dân.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.

THAM KHẢO THÊM:

• Chứng thư số là gì? Phân biệt giữa chứng thư số và chữ ký số?
• Chữ ký số công cộng là gì? Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng?
• Được phép sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?