Trong quá trình kinh doanh, việc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài là một phần không thể thiếu của nhiều doanh nghiệp. Để đảm bảo hoạt động nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hợp lệ, việc lập và sử dụng hoá đơn đầu vào nước ngoài đóng vai trò quan trọng.
Mục lục bài viết
Ẩn1. Hoá đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ?
1.1. Hoá đơn đầu vào nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt:
Khoản 1 Điều 11 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định: Trong lĩnh vực kế toán, việc sử dụng chữ viết được thực hiện bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần sử dụng tiếng nước ngoài trên các tài liệu kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam, yêu cầu phải cùng lúc sử dụng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Đồng thời, khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định: Các tài liệu kế toán bằng tiếng nước ngoài sử dụng để ghi vào sổ sách kế toán và tạo báo cáo tài chính tại Việt Nam cần phải được dịch các thông tin chính. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của các thông tin trong các tài liệu kế toán sau khi dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản dịch của các tài liệu kế toán phải được đính kèm với bản gốc bằng tiếng nước ngoài.
Thêm vào đó, Điều 85 Thông tư số 80/2021/TT-BTC quy định rằng ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, và người nộp thuế phải ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung của bản dịch đó.
Nếu tài liệu bằng tiếng nước ngoài có độ dài lớn hơn 20 trang giấy A4, người nộp thuế cần có văn bản giải trình, đề xuất chỉ cần dịch các phần liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
Dựa trên các quy định này, tất cả các hóa đơn và chứng từ bằng tiếng nước ngoài cần phải được dịch sang tiếng Việt.
1.2. Hoá đơn đầu vào nước ngoài có bắt buộc phải có dấu, chữ ký không?
Hoá đơn thương mại quốc tế thường có những nội dung sau:
– Loại hoá đơn, số hoá đơn, ngày lập, chữ ký của người bán và người mua.
– Thông tin về người bán, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web, và email.
– Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế suất VAT, số tiền VAT, và tổng tiền thanh toán.
– Thông tin về người mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, và hình thức thanh toán.
Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC như sau:
– Nếu các bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành qua các phương tiện như điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan hoặc người nộp thuế phát hành, thì người khai hải quan hoặc người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của các chứng từ đó.
– Trong trường hợp bản chụp có nhiều trang, người khai hải quan hoặc người nộp thuế cần xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản.
Có thể thấy rằng, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu, chữ ký mới được chấp nhận.
2. Thời hạn xuất trình hoá đơn nước ngoài khi nhập khẩu hàng hoá?
Thông tư Liên tịch đã quy định rằng đối với hàng nhập khẩu đang trên đường vận chuyển hoặc đang được lưu thông tại các điểm như kho, bến, bãi, hoặc điểm tập kết, bày bán, đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh phải cung cấp đầy đủ hóa đơn và chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.
Trong trường hợp cơ quan kiểm tra phát hiện hàng hóa không có nguồn gốc hợp pháp sau khi đơn vị xuất trình giấy tờ, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để tiến hành đối chiếu hồ sơ và xác minh nguồn gốc hàng hóa, nhằm làm rõ tình trạng của nó và xử lý theo quy định của pháp luật.
Nếu hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường mà không có hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh, hoặc nếu hóa đơn và chứng từ đó là giả mạo hoặc không còn giá trị sử dụng, cơ sở kinh doanh sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định.
3. Điều kiện để hoá đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý:
Theo quy định tại Khoản 10, Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, các điều kiện sau phải được đáp ứng:
– Có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt cho các hàng hóa và dịch vụ mua vào, bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu, có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên. Tuy nhiên, không áp dụng khấu trừ đối với các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần dưới hai mươi triệu đồng, hoặc hàng hóa và dịch vụ mua vào từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT.
– Đối với trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu hoặc quà tặng từ tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài, cũng phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt bao gồm các chứng từ thanh toán qua ngân hàng và các chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt khác theo hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 của Điều này.
Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015 về việc xác định các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp chỉ được phép trừ các khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:
– Khoản chi phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Khoản chi được hỗ trợ bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Trong trường hợp có hoá đơn mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán, phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.
Do đó, dựa trên các quy định nêu trên, để một hóa đơn nước ngoài được coi là một chi phí hợp lý, cần phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Hai bên phải có hợp đồng hoặc hóa đơn có nội dung phản ánh đúng chi phí.
– Phải có tờ khai hải quan đối với hàng hóa được nhập khẩu.
– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phải tương ứng với thông tin trên hợp đồng hoặc hóa đơn.
– Đảm bảo việc kê khai và khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài được thực hiện đầy đủ.
– Chi phí phát sinh phải phản ánh đúng hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Văn bản hợp nhất Luật Kế toán năm 2019;
– Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, sửa đổi năm 2019;
– Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế;
– Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu;
– Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
– Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
– Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính.
THAM KHẢO THÊM:
