Điều cần lưu ý khi đàm phán hợp đồng kinh doanh thương mại

1. Những vấn đề chung về đàm phán:

1.1. Khái niệm đàm phán:

“Đàm phán” được sử dụng phổ biến trong cuộc sống và cả trong pháp luật của các quốc gia. Trong khoa học pháp lý, đàm phán được hiểu như một sự thương thảo, thương lượng,… Đàm phán hợp đồng được hiểu như một quá trình gồm nhiều giai đoạn từ khâu chuẩn bị, tiếp xúc, tham gia thương lượng và chốt được hợp đồng. Như vậy trong quá trình này việc thương thuyết, thỏa thuận để đi đến sự thống nhất trong các điều khoản của hợp đồng là phần quan trọng nhất của đàm phán giao kết hợp đồng, là một loại đàm phán pháp lý.

Có thể diễn đạt bằng nhiều cách khác nhau, nhưng đàm phán sẽ có các đặc điểm cơ bản như sau:

– Đàm phán là một quy trình từ chuẩn bị, đến trực tiếp đối thoại, trao đổi qua lại, cân nhắc và cân bằng các điều khoản về đối tượng, chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, luật áp dụng cho hợp đồng, điều khoản giải quyết tranh chấp,… để đảm bảo lợi ích và khả năng thực hiện hợp đồng sau này của các bên tham gia;

– Đàm phán là một quá trình hợp tác mà các bên tham gia đều mong muốn được đáp ứng các nhu cầu, mục tiêu và mục đích;

– Đàm phán nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, cá nhân và làm hài lòng đối tác;

– Đàm phán kết thúc thành công, giao kết được hợp đồng cũng là một một khởi đầu mới cho sự hợp tác lâu dài, đôi bên cùng có lợi.

Chẳng hạn như đàm phán về hợp đồng đặt cọc: Công ty TNHH A (một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ nhà hàng du lịch) muốn ký hợp đồng đặt cọc để chuyển nhượng một khách sạn từ công ty B. Họ chỉ muốn mua khách sạn, không mua cả doanh nghiệp vì lo lắng rủi ro lớn. Bên công ty B muốn bán khách sạn dưới hình thức bán doanh nghiệp. Theo đó, mục tiêu hướng đến của hai bên cũng rất rõ: bên muốn bán – bên muốn mua, tuy nhiên, để đi đến được kết quả cuối cùng hai bên cần trao đổi thương lượng, bên tiến bên lùi mới có thể đi đến được sự thống nhất. Trong trường hợp này, nếu công ty A và công ty B đều cứng rắn, giữ vững lập trường mà không có sự tính toán nhượng bộ phù hợp thì việc đàm phán để ký kết hợp đồng đặt cọc khó thực hiện được và việc chuyển nhượng khách sạn sẽ rất khó khăn. Ngoài ra, hai công ty cần cân nhắc đến những hậu quả có thể phát sinh sau khi đàm phán hợp đồng đặt cọc thành công.

1.2. Đàm phán Harvard:

Có rất nhiều phương pháp đàm phán khác nhau đã và đang được áp dụng như là; đàm phán tích hợp; đàm phán phân bổ; đàm phán một lần; đàm phán dài hạn. Qua đó, Brian Tracy cũng chỉ ra sáu phương pháp đàm phán: đàm phán mất – được; đàm phán được – mất; đàm phán không thỏa hiệp; đàm phán thỏa hiệp; đàm phán cùng bại; đàm phán đôi bên cùng có lợi. Các chuyên gia về đàm phán lại cho rằng có hai phương pháp chính là: đàm phán mềm mỏng và đàm phán cứng rắn. Mềm mỏng quá sẽ mất đi tính nguyên tắc và có thể không đạt được những mục tiêu mong đợi khi giao kết ở một thương vụ; cứng rắn quá có thể phá hỏng đi mối quan hệ với đối tác, cả hai đều chứa đựng những hạn chế nhất định. Các phương án tối ưu được trong đàm phán được lựa chọn thường rơi vào khoảng trung lập giữa sự mềm mỏng và cứng rắn, tất cả các bên trong quy trình đều hướng đến nỗ lực trao đổi giữa việc có được những gì mình muốn và những gì đối tác muốn để mở đầu hay duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài cùng có lợi. Theo đó, đàm phán lý lẽ đem lại hiệu quả cao hơn so với đàm phán theo trực giác. Đại học Harvard đã thực hiện một Dự án nghiên cứu đàm phán, phương pháp của nhóm nghiên cứu hướng đến là không mềm mỏng cũng không cứng rắn. Quá trình đàm phán vừa mềm mỏng vừa cứng rắn, được gọi là phương pháp đàm phán theo nguyên tắc còn gọi tên theo nhóm nghiên cứu “ Phương pháp Harvard”.

Phương pháp Harvard được hiểu như sau: việc ra quyết định về một vấn đề dựa trên bản chất của vấn đề đó chứ ko dựa trên quá trình mặc cả. Cốt lõi của phương pháp Harvard là hợp tác cả hai bên cùng thỏa mãn. Yêu cầu của phương pháp đặt ra cho các bên tham gia chính là cứng rắn với bản chất của vấn đề nhưng mềm mỏng đối với con người.

Kỹ năng đàm phán theo phương pháp Harvard

+ Tách con người ra khỏi vấn đề đàm phán

Bất kỳ người nào, họ là ai họ cũng đều có những cảm xúc, có giá trị, có kiến thức và quan điểm khác nhau nên khó đoán được họ muốn gì, các nhà đàm phán cũng như vậy và bạn cũng như vậy. Vì thế, hãy tách con người ra khỏi vấn đề theo nguyên tắc “mềm mỏng với con người, nhưng cứng rắn trong các vấn đề cần trao đổi”. Nếu các thành viên tham gia đàm phán kết hợp các vấn đề trong quan hệ cá nhân với các nội dung cần đàm phán có thể sẽ làm tổn hại mối quan hệ hoặc cản trở tiến trình đàm phán. Để tách con người ra khỏi vấn đề cần: phân biệt được các vấn đề về mối quan hệ và tách chúng ra xử lý riêng rẽ; khi hợp tác tin tưởng và chấp nhận lẫn nhau; giải quyết dứt điểm các mối quan hệ trước khi vào bàn đàm phán. Hãy đặt mình vào vị trí của đối tác để phán đoán. Đàm phán trước tiên là sự trao đổi, đối thoại giữa người và người. Hãy kiểm soát và xử lý cảm xúc một cách chuyên nghiệp hướng đến giao tiếp chuyên nghiệp.

+ Tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường

Đằng sau lập trường luôn có những lợi ích, nhu cầu hoặc động lực thúc đẩy. Các lợi ích khác nhau có thể được thỏa mãn theo những cách khác nhau. Vì vậy, việc đàm phán tập trung vào lợi ích sẽ giúp các bên cởi mở với nhau hơn trong việc đưa ra những đề nghị hoặc lời chấp nhận khả thi, đôi bên cùng có lợi. Để tập trung vào lợi ích cần lưu ý những yếu tố sau: (i) tìm ra giải pháp sáng suốt để dung hòa lợi ích, không dung hòa lập trường. Vấn đề mà các bên thường gặp là sự không phù hợp về lập trường, nên khi đi đàm phán cần kiểm soát tốt cảm xúc cá nhân; (ii) Lợi ích phát sinh vấn đề, cái quan tâm chính là lợi ích vì nó sẽ là động lực thúc đẩy, là động cơ ẩn chứa phía sau một lập trường quan điểm nào đó. Tuy nhiên, cần nhận ra lợi ích mới là nguyên nhân cơ bản để ra một quyết định khi thương thảo; (iii) hãy tìm những lợi ích chung của cả các bên, những yếu tố giúp tạo ra sự tương thích cho các bên; (iv) Hãy liệt kê những lợi ích chung liên quan các bên, hãy nói về các lợi ích đó, nhận thức rõ ràng về lợi ích của mình…

+ Tìm ra nhiều giải pháp cùng có lợi

Điều này giúp các bên giải quyết được những khó khăn bế tắc khi thương thuyết một điều khoản nào đó trong thương vụ hơn là việc tìm ra giải pháp tối ưu nhất. Để đạt được những thỏa thuận, hãy tìm ra nhiều phương án mà các bên cùng có lợi. Phương án như thế nào mới có tính sáng tạo, hướng tới lợi ích chung, giúp các bên cùng thắng. Không dừng lại ở một quan điểm duy nhất. Hãy động não tìm kiếm nhiều giải pháp khác nhau và: đặt số lượng trên chất lượng (càng nhiều giải pháp càng tốt); viết ra tất cả để cân nhắc; không đánh giá các giải pháp mà chỉ thu thập ý tưởng.

2. Kỹ năng đàm phán hợp đồng kinh doanh thương mại:

2.1. Nội dung và quy trình đàm phán thông thường theo các bước và các vấn đề sau:

Thứ nhất, xác định lĩnh vực, quan hệ pháp luật chính điều chỉnh hợp đồng

Các vấn đề có thể phát sinh từ nhiều nguồn: về nguồn pháp luật điều chỉnh và có liên quan đến nội dung của hợp đồng: Ví dụ, nếu là hợp đồng mua bán hàng hóa, thì pháp luật có liên quan là những văn bản pháp luật về thương mại, dân sự, cụ thể là Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại (LTM), Luật Đầu tư, Luật Doanh nghiệp v.v.. các văn bản pháp luật hướng dẫn các Luật nêu trên; Nghị định hướng dẫn LTM về mua bán hàng hóa, Nghị định quy định danh mục các mặt hàng hạn chế kinh doanh hoặc kinh doanh có điều kiện hoặc cấm kinh doanh. Nếu là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thì kiến thức về thói quen thương mại, thông lệ, tập quán quốc tế, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, các Điều ước Quốc tế song phương, đa phương, và cam kết trong khu vực của Việt Nam, pháp luật liên quan đến địa vị pháp lý của các bên cũng là những kiến thức và thông tin rất quan trọng liên quan trực tiếp đến nội dung cũng như tính hợp pháp, hợp lệ của hợp đồng.

Bên cạnh đó, những người liên quan trực tiếp đến quá trình soạn thảo, đàm phán hợp đồng còn phải rà soát, lưu ý đến toàn bộ những văn bản pháp luật có liên quan đến nội dung, lĩnh vực của hợp đồng.Việc xác định lĩnh vực, quan hệ pháp luật điều chỉnh hợp đồng giúp các bên xác định đúng căn cứ áp dụng hợp đồng, hình thức, xây dựng các điều khoản không vi phạm điều pháp luật cấm, không trái đạo đức cũng như xác định đúng chủ thể, người có thẩm quyền ký kết, người được ủy quyền, phạm vi ủy quyền. Khi tham gia soạn thảo, ký kết hợp đồng, các bên trong hợp đồng phải hết sức lưu ý đến địa vị pháp lý của người được đại diện ủy quyền, phạm vi được ủy quyền nhằm tránh tình trạng có tranh chấp sau này do việc ký kết hợp đồng không đúng thẩm quyền hoặc vượt quá thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi đại diện ủy quyền.

Thứ hai, xác định chính xác các quan hệ pháp luật liên quan trong quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng và lường trước cả việc giải quyết tranh chấp có thể xảy ra, ví dụ như Luật bảo hiểm, Luật TTTM, BLTTDS,…

Thứ ba, xây dựng dự thảo hợp đồng và các vấn đề cần đàm phán trong hợp đồng. Khi soạn thảo hợp đồng, người soạn thảo cần phải bảo đảm yếu tố như:

Bảo đảm về mặt hình thức của hợp đồng. Trong trường hợp nào mà pháp luật yêu cầu hợp đồng phải được lập thành văn bản, phải có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thi phải tuân theo các quy định đó. Đối với một số loại hợp đồng mà pháp luật yêu cầu phải công chứng, chứng thực thì những loại hợp đồng đó phải được đem đi công chứng hoặc chứng thực thì mới có hiệu lực.

Đảo đảm về mặt nội dung của hợp đồng. Về nguyên tắc, nội dung của hợp đồng có các bên tự thỏa thuận theo nguyên tắc tự do ý chí, bình đẳng và thiện chí với nhau. Tuy nhiên, Pháp luật cũng yêu cầu nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

Điều cấm của pháp luật là những quy định của pháp luật không cho phép chủ thể thực hiện những hành vi nhất định. Đạo đức xã hội là những chuẩn mực ứng xử chung giữa người với người trong đời sống xã hội, được cộng đồng thừa nhận và tôn trọng. Đảm bảo đối tượng của hợp đồng là những hàng hoá mà pháp luật không cấm, không trái đạo đức xã hội.

Đảm bảo người tham gia giao dịch phải hoàn toàn tự nguyện. Đảm bảo người tham gia hợp đồng có năng lực hành vi dân sự.

Thứ tư, làm rõ phương án, giải pháp thay thế tối ưu nhất. Thứ năm, xác định vùng thỏa thuận khả thi để xác lập hợp đồng trong thời gian nhanh nhất.

2.2. Các lưu ý cụ thể khác:

+ Giải thích thuật ngữ: Hợp đồng thương mại là một dạng hợp đồng không chỉ chịu sự điều chỉnh của pháp luật mà còn bị ảnh hưởng bởi các thói quen thương mại, thông lệ, tập quán và pháp luật quốc tế, có nhiều nội dung hợp đồng như hợp đồng nhượng quyền thương mại, hợp đồng thuê hàng hoá v.v… là những hợp đồng mang tính chất chuyên ngành cao, nội dung phức tạp và liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên ngành đặc thù. Để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng một cách thuận lợi, thì việc đưa ra các khái niệm cho những nội dung cần được hiểu và áp dụng thống nhất, khoa học là rất quan trọng. Việc làm này là cần thiết nhằm tránh tình trạng có phát sinh xung đột, tranh cãi giữa các bên về cách hiểu của nội dung đó cũng như kiểm soát được tình trạng áp dụng tùy tiện các điều khoản của hợp đồng gây ra tình trạng phá vỡ hợp đồng.

+ Mục lục hợp đồng

Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng, nội dung, quy mô và tính chất của hợp đồng mà các hợp đồng ngoài bản chất thì còn có các mục lục hợp đồng. Mục lục hợp đồng là cần thiết và hỗ trợ đắc lực cho quá trình soạn thảo, đàm phán và thực thi hợp đồng.

+ Điều khoản về cách thức giải thích hợp đồng. Trong trường hợp hợp đồng không có các điều khoản về khái niệm, giải thích thuật ngữ và khi điều khoản của hợp đồng có thể giải thích theo nhiều cách khác nhau thì phải chọn cách giải thích phù hợp nhất, khoa học nhất để giải thích cho từng trường hợp cụ thể. Ví dụ: giải thích theo tập quán; giải thích đặc trong mối liên hệ tổng thể của hợp đồng; giải thích có lợi cho bên yếu thế v.v..

Trong quan hệ làm ăn, chữ “tín” là một trong những tiêu chí tối cao mà các bên đều hướng tới nhằm xây dựng các mối quan hệ thương mại lâu dài và bền vững. Tuy nhiên, tiêu chí “tin tưởng nhau” để phục vụ cho mục đích “sinh lợi” của hoạt động thương mại không chỉ phải được thể hiện bằng số lượng giao dịch, thời gian làm ăn với nhau, giá trị hợp đồng mà càng tin nhau thì các bên càng phải rõ ràng, sòng phẳng về các nội dung liên quan đến quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của nhau trong bản hợp đồng. Như đã đề cập rất nhiều lần trong phạm vi bài viết này đó là hợp đồng có chức năng rất quan trọng trong việc giúp các bên dự liệu, dự báo và tính toán được lợi nhuận và rủi ro của mình. Hợp đồng giúp các bên gia tăng lợi nhuận và cũng giúp các bên hạn chế, kiểm soát được rủi ro mà trong quá trình kinh doanh có thể gặp phải. Xuất phát từ quan điểm đó, trong quá trình soạn thảo, đàm phán, tư vấn hợp đồng cũng như tùy thuộc vào từng hợp đồng cụ thể, các nội dung như (i) Quy định điều khoản về sửa đổi, bổ sung hợp đồng; (ii) Quy định rõ về thời hiệu của hợp đồng;(ii) Lưu ý về các điều khoản bồi thường thiệt hại; (iv) Quy định cụ thể tên, địa chỉ, số giấy phép kinh doanh, đại diện có thẩm quyền và số tài khoản giao dịch của đối tác tham gia hợp đồng; (v) Điều khoản mang tính mô tả đối tượng hợp đồng; (vi) thời điểm có hiệu lực của hợp đồng; (vii) thời điểm chuyển quyền sở hữu;(viii) thời điểm chuyển rủi ro; (ix) ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng; (x) các điều khoản về giải quyết tranh chấp, về bất khả kháng phải được coi là những điều khoản quan trọng, cần được lưu ý và thỏa thuận kỹ lưỡng.

Kết luận

Theo thống kê mới nhất hiện nay thì các vướng mắc, tranh chấp đã và đang diễn ra tập trung phần lớn trong quá trình đàm phán, giao kết và thực hiện hợp đồng. Để đảm bảo tối ưu lợi ích cùng sự hợp tác làm ăn bền vững giữa các đối tác trên thương trường, các thương nhân cần quan tâm và nâng cao nhận thức cũng như những kỹ năng trong quá trình thương thảo ban đầu. Điều này, đặc biệt quan trọng giúp doanh nghiệp Việt có khả năng tiến vững chắc, tự tin trong quá trình hội nhập nền kinh tế thị trường hiện đại. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể tìm được sự trợ giúp từ đội ngũ luật sư tư vấn doanh nghiệp. Hướng đến mục tiêu phát triển trường tồn, mạnh mẽ uy tín trên thương trường.