Đề xuất tài chính là gì? Đàm phán đề xuất tài chính trong đấu thầu?

1. Đề xuất tài chính trong đấu thầu là gì?

Đề xuất tài chính – danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Financial Proposal.

Chắc hẳn chúng ta đã nghe rất nhiều về đề xuất tài chính là báo cáo bằng văn bản của nhà thầu, mô tả chi tiết danh sách những chi phí trực tiếp và gián tiếp để thực hiện gói thầu. Theo đó bên mời thầu và nhà thầu đàm phán về từng loại chi phí để đi đến thỏa thuận cuối cùng về tổng chi phí để thực hiện gói thầu.

2. Đàm phán đề xuất tài chính:

Đàm phán về đề xuất tài chính có thể bao gồm các nội dung sau:

Thứ nhất, Số lượng chuyên gia

Nếu hồ sơ mời thầu không qui định cụ thể số lượng nhân sự để thực hiện gói thầu, bên mời thầu có thể đàm phán với nhà thầu để thay đổi số lượng nhân sự so với để xuất của nhà thầu, nhưng không làm ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện gói thầu. Thông thường, sự thay đổi sẽ theo chiều hướng giảm số lượng nhân sự không chủ chốt, từ đó giảm chi phí.

Ngoài ra, thông thường chuyên gia làm việc tại hiện trường hoặc tại địa điểm của bên mời thầu sẽ nhận thù lao cao hơn khi làm việc tại địa điểm của nhà thầu. Vì vậy, bên mời thầu sẽ xem xét đề xuất của nhà thầu về thời gian làm việc của chuyên gia tại các địa điểm khác nhau để đảm bảo tính hợp lí và giảm thiểu chi phí.

Thứ hai, Các chi phí khác ở trong nước và nước ngoài (nếu có):

Bên mời thầu xem xét từng khoản chi cho các nội dung, và đề xuất điều chỉnh những khoản chi hoặc mức độ chi không cần thiết để phù hợp với điều kiện cụ thể của gói thầu.

Trong trường hợp không đạt được thỏa thuận với nhà thầu xếp thứ nhất về kĩ thuật, bên mời thầu tuyên bố dừng đàm phán với nhà thầu và thực hiện đàm phán với nhà thầu xếp hạng tiếp theo (nếu có).

Thông thường, nguyên nhân của việc không đạt được thỏa thuận nằm ở chi phí cho chuyên gia. Đặc biệt trong trường hợp đấu thầu quốc tế, có sự khác biệt lớn trong mức lương cơ bản trả cho chuyên gia tại các quốc gia khác nhau, và đàm phán rất khó thành công nếu nhà thầu quốc tế đến từ các quốc gia phát triển đề xuất mức chi phí rất cao só với ước tính.

Thời gian đàm phán và mức giá thỏa thuận

Điều này phụ thuộc rất nhiều vào chênh lệch giữa giá dự thầu của nhà thầu và giá gói thầu, cũng như trình độ chuyên môn và khả năng đàm phán của bên mời thầu.

Thông thường, các nhà thầu khi biết bên mời thầu áp dụng phương pháp dựa trên cơ sở chất lượng để đánh giá hồ sơ dự thầu, và trình độ chuyên môn cũng như khả năng đàm phán còn hạn chế, họ sẽ đưa ra một mức giá cao hơn thực tế, và sẽ xem xét khả năng đàm phán của bên mời thầu để đưa ra quyết định.

3. Mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại:

Căn cứ theo quy định tại điều 40. Mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại Nghị định 25/2020/NĐ-CP, các bước mở hồ sơ đề xuất về tài chính được  thực hiện như sau:

1. Kiểm tra niêm phong túi đựng các hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại.

2. Mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại:

a) Chỉ tiến hành mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của nhà đầu tư có tên trong danh sách nhà đầu tư đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trước sự chứng kiến của đại diện các nhà đầu tư tham dự lễ mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại. Việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà đầu tư.

b) Yêu cầu đại diện từng nhà đầu tư tham dự mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại xác nhận việc có hoặc không có thư đề xuất giảm giá dịch vụ hoặc giảm phần vốn góp của Nhà nước hoặc tăng phần nộp ngân sách nhà nước kèm theo hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của mình.

c) Việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại được thực hiện đối với từng hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại theo thứ tự chữ cái tên của nhà đầu tư có tên trong danh sách nhà đầu tư đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và theo trình tự sau đây:

– Kiểm tra niêm phong;

– Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà đầu tư; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại; đơn dự thầu thuộc đề xuất về tài chính – thương mại; thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại; tổng mức đầu tư và tổng vốn của dự án, giá dịch vụ, phần vốn góp của Nhà nước (nếu có), phần đề xuất nộp ngân sách nhà nước bằng tiền ghi trong đơn dự thầu (nếu có); giá trị giảm giá dịch vụ hoặc giảm phần vốn góp của Nhà nước hoặc tăng phần nộp ngân sách nhà nước (nếu có); điểm kỹ thuật của các hồ sơ dự thầu được đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật; các thông tin khác liên quan.

3. Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính:

a) Các thông tin nêu tại các khoản 1 và 2 Điều này phải được ghi vào biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại. Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và nhà đầu tư tham dự mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại. Biên bản này phải được gửi cho các nhà đầu tư đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật;

b) Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào tất cả các trang bản gốc của hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại.

Như vậy căn cứ theo như trên có thể thấy pháp luật đã quy định về vấn đề mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại cụ thể trên quy định này chúng ta nên lưu ý tới vấn đề có đề cập như kiểm tra túi đựng các hồ sơ để biêt hồ sơ có thật sự đáng tin cậy và được bảo quản các thông tin bảo mật tốt nhất, bên cạnh đó cung phải đảm bảo việc thực hiện mở hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại đúng quy trình và đúng theo trình tự mà pháp luật quy định và lưu ý về Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính cần có đầy đủ và chính xác các nội dung và gồm cả ký xác nhận  của đại diện bên mời thầu để xác nhận tính pháp lý của biên bản.

4. Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại:

Hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của nhà đầu tư được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:

a) Có bản gốc hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại;

b) Có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại được đại diện hợp pháp của nhà đầu tư ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; tổng mức đầu tư và tổng vốn đầu tư của dự án, giá dịch vụ, phần vốn góp của Nhà nước, phần nộp ngân sách nhà nước ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với phương án tài chính của nhà đầu tư, không đề xuất các giá trị khác nhau đối với cùng một nội dung hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bên mời thầu. Đối với nhà đầu tư liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh;

c) Hiệu lực của hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Nhà đầu tư có hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại hợp lệ sẽ được đánh giá chi tiết về tài chính – thương mại.

Như vậy chúng ta thấy thông qua quy định này pháp luật đã có các quy định khá chi tiết đối với nội dung này ta thấy hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của nhà đầu tư được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung như đã quy định gồm có các loại giấy tờ và văn bản như chúng tôi đã nêu như trên, các loại giấy tờ này cần đầy đủ chính xác và chi tiết về các nội dung để tiếp nhận thông tin nhanh chóng và giải quyết hồ sơ nhanh hơn.