Cách hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn

1. Cách hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn:

Hai yếu tố vô cùng quan trọng để xác định số tài khoản hạch toán một cách chính xác nhất trong quá trình hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn đó là mục đích thuê và hình thức thanh toán. Dựa vào mục đích thuê nhà, bộ phận kế toán có thể tiến hành thủ tục hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng. Nếu trong trường hợp thuê nhà với mục đích là để làm nhà xưởng sản xuất kinh doanh thì bộ phận kế toán cần phải hạch toán chi phí đó vào tài khoản  627 (tức là tài khoản chi phí sản xuất chung), nếu trong trường hợp thuê nhà làm cơ sở bán hàng hoặc làm kho chứa các loại hàng hóa thì cần phải hạch toán vào tài khoản 6421 (tức là tài khoản về chi phí bán hàng), nếu thuê nhà để làm văn phòng và địa điểm kinh doanh thì bộ phận kế toán cần phải hạch toán vào tài khoản 642 (tức là tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp). Theo đó, có thể hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn thông qua các cách thức như sau:

– Trong trường hợp thuê nhà trả trước, cần phải hạch toán thông qua các số tài khoản sau đây:

+ Nợ TK 331;

+ Có TK 111, 112.

– Trong trường hợp thuê nhà có đặt cọc để giữ nhà thì bên đi thuê cần phải hạch toán thông qua số tài khoản như sau:

+ Nợ TK 244;

+ Nợ TK 1386;

+ Có TK 111, 112.

– Trong trường hợp nhận lại tiền đặt cọc thì cần phải hạch toán thông qua số tài khoản sau đây:

+ Nợ TK 111, 112;

+ Có TK 244;

+ Có TK 1386.

– Trong trường hợp dùng trực tiếp khoản tiền đặt cọc để thanh toán tiền thuê nhà cho bên cho thuê thì cần phải hạch toán thông qua số tài khoản sau đây:

+ Nợ TK 331;

+ Có TK 244;

+ Có TK 1386.

– Trong trường hợp trả tiền hàng tháng chi phí thuê nhà không có hóa đơn thì cần phải hạch toán thông qua các số tài khoản sau đây:

+ Nợ TK 154, 627, 641, 642;

+ Có TK 331, 111, 112.

– Trong trường hợp thuê nhà trả sau thì sẽ hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn thông qua các tài khoản sau đây:

+ Nợ TK 154, 627, 641, 642;

+ Có TK 335;

+ Có TK 111, 112.

– Trong trường hợp thuê nhà trả trước nhiều kỳ hạn thì sẽ hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn thông qua các tài khoản sau đây:

+ Nợ TK 242;

+ Nợ TK 133;

 +Có TK 331, 111, 112;

+ Có TK 424.

Theo đó thì có thể nói, tùy vào hình thức chi trả tiền thuê nhà và mục đích thuê nhà, cách thức hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn cũng sẽ khác nhau. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ kèm theo trong quá trình hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn, bộ phận kế toán cần phải nắm vững quy định của pháp luật về vấn đề hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn. Đặc biệt là các chứng từ và giấy tờ tài liệu liên quan tới nghĩa vụ thuế, nhằm bảo vệ chi phí thuê nhà không có hóa đơn và đưa ra bằng chứng xác thực về việc doanh nghiệp đã chi trả cho chi phí đó trong suốt quá trình thuê.

2. Xử lý chi phí thuê nhà không có hóa đơn: 

Nhiều doanh nghiệp hiện nay không có địa điểm sản xuất kinh doanh, vì vậy cần phải thuê nhà của các cá nhân. Và đồng thời khi thuê văn phòng của các cá nhân thì sẽ không có hóa đơn. Chi phí thuê văn phòng khi đó sẽ không được sử dụng để tính vào chi phí được trừ trong quá trình doanh nghiệp tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Cần phải xử lý chi phí thuê nhà không có hóa đơn như sau:

Thứ nhất, trong trường hợp chi phí thuê văn phòng, thuê nhà của doanh nghiệp được xác định là nhỏ hơn 100.000.000 đồng/năm. Theo quy định của pháp luật hiện nay, những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản tuy nhiên tổng số tiền thuê nhà được xác định là nhỏ hơn 100.000.000 đồng trong năm hoặc nhỏ hơn 8.400.000 đồng trong tháng, thì các chủ thể đó sẽ không cần phải tiến hành thủ tục kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng hoặc nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật, đồng thời cũng không cần phải kê khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật. Đồng thời cơ quan thuế cũng sẽ không cấp hóa đơn lẻ cho những trường hợp này. Như vậy, những trường hợp này sẽ không có hóa đơn. Theo đó, doanh nghiệp sẽ cần phải xử lý các khoản chi phí thuê nhà, thuê văn phòng không có hóa đơn như sau:

– Hợp đồng thuê nhà;

– Giấy tờ, chứng từ tài liệu thanh toán tiền thuê nhà.

Thứ hai, trong trường hợp chi phí thuê nhà, thuê văn phòng của các doanh nghiệp được xác định là lớn hơn 100.000.000 đồng trong năm. Trong trường hợp này, những hộ gia đình và cá nhân cho thuê tài sản sẽ cần phải thực hiện thủ tục kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và thuế môn bài theo quy định của pháp luật. Cụ thể, thuế môn bài trong trường hợp này sẽ phải đóng phụ thuộc vào doanh thu mà hộ gia đình và cá nhân thu được. Thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ được xác định bằng doanh thu x 5%. Thuế giá trị gia tăng sẽ được xác định bằng doanh thu 5 %. Thuế giá trị gia tăng sẽ được xác định bằng doanh thu x 5%.

Theo đó, doanh nghiệp cần phải xử lý chi phí thuê nhà và thuê văn phòng trong trường hợp không có hóa đơn như sau:

– Hợp đồng thuê nhà;

– Bản sao có chứng thực các loại giấy tờ tùy thân như căn cước công dân hoặc chứng minh thư nhân dân của cá nhân cho thuê nhà;

– Tờ khai thuế cho thuê tài sản;

– Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc các loại giấy tờ chứng từ nộp thuế thay cho chủ nhà;

– Chứng từ và giấy tờ tài liệu thanh toán tiền thuê nhà của doanh nghiệp.

3. Lưu ý khi hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn: 

Để có thể ghi nhận chi phí thuê nhà là chi phí hợp lý, mỗi doanh nghiệp cần phải đảm bảo bộ giấy tờ và chứng từ như sau:

– Trong trường hợp thuê nhà của các tổ chức và của công ty, thì cần phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán, phụ lục hợp đồng, hợp đồng thuê tài sản;

– Trong trường hợp thuê nhà của các cá nhân, đối với trường hợp hợp đồng thỏa thuận cá nhân tự đi nộp thuế thì cần phải có hợp đồng thuê nhà, các loại giấy tờ và chứng từ thanh toán. Nếu các bên trong hợp đồng thỏa thuận bên thuê sẽ nộp thuế thay cho chủ nhà thì ngoài hợp đồng và ngoài giấy tờ chứng từ thanh toán thì cần phải có thêm chứng từ nộp thuế thay cho chủ nhà.

Một lưu ý cần phải đặc biệt quan tâm là nếu giá trị của tiền thuê nhà được xác định lớn hơn 20.000.000 đồng, thì cần phải chuyển khoản và xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn và chứng từ. Đồng thời, bộ phận kế toán hiện nay hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm kế toán online để đáp ứng tính năng di động trong quá trình hạch toán các chi phí có hóa đơn và chi phí không có hóa đơn, từ đó giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán doanh nghiệp và tối ưu hóa hiệu quả trong công việc.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

THAM KHẢO THÊM:

• Chi phí tiếp khách là gì? Cách hạch toán chi phí tiếp khách?
• Cách hạch toán chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định
• Cách hạch toán chi phí xây dựng nhà xưởng trên đất thuê