Bảng lương là gì? Thang lương là gì? Quy định mới nhất về thang bảng lương?

1. Bảng lương là gì? Thang lương là gì?

1.1. Khái niệm thang, bảng lương:

– Bảng lương là văn bản tổng hợp tổng số tiền thực mà doanh nghiệp trả cho người lao động của mình bao gồm các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,…trong một thời gian nhất định. Số thu nhập mà người lao động được hưởng được ghi trong bảng lương đều dựa trên năng suất làm việc, việc hoàn thành công việc của người lao động.

– Thang lương là hệ thống các nhóm lương (ngạch lương), bậc lương (hệ số lương) được quy định sẵn, làm căn cứ để doanh nghiệp chi trả tiền lương và xét nâng lương định kỳ cho người lao động, thể hiện được tính công bằng, minh bạch.

Hình thức thang lương chủ yếu được áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước, còn với những doanh nghiệp tư nhân thì thực hiện những quy định chi trả tiền lương theo quy định riêng của doanh nghiệp.

Thang bảng lương có thể hiểu là tương quan tỉ lệ tiền lương giữa những người lao động trong một đơn vị, một ngành, một nhóm ngành kinh tế kỹ thuật…Xây dựng thang bảng lương sẽ dựa trên cơ sở công việc thực tế, kinh nghiệm làm việc và trình độ của người lao động.

Nhằm đảm bảo cho việc sử dụng lao động hợp pháp và đáp ứng tính minh bạch trong thanh toán lương, doanh nghiệp tất yếu phải xây dựng thang bảng lương hàng năm.

Việc xây dựng bảng lương nhà nước cho người lao động quy định, dựa trên thỏa thuận và năng lực của người lao động để làm căn cứ hợp pháp cho việc trả lương, đồng thời cũng để thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc quản lý chi phí và tạo động lực cho người lao động phấn đấu.

Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp thang bảng lương cho phòng lao động thương binh xã hội hàng năm

Xây dựng thang bảng lương thể hiện sự minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên theo đúng năng lực. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thuận lợi trong việc thương lượng trả lương cho nhân viên. Vì căn cứ vào thang bảng lương mỗi người lao động sẽ được trả theo đúng quy định và năng lực làm việc của mình. Từ đó, tạo động lực cho người lao động phấn đấu để đạt mức lương cao hơn và năng suất lao động cũng được tăng lên.

Thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động trong công ty. Giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể quản lý chi phí lương cực kỳ hiệu quả

Thang bảng lương cần được định kỳ kiểm tra để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế của thị trường lao động.

1.2. Vai trò của thang, bảng lương:

• Giúp doanh nghiệp đảm bảo công bằng trong trả lương
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng kế hoạch hóa quỹ lương để đảm bảo nguồn chi lương
• Giúp người lao động biết thu nhập thực tế của mình
• Giúp người lao động có được kỳ vọng phấn đấu để đạt những vị trí có mức lương cao hơn trên thang lương
• Giúp người lao động dễ dàng so sánh sự cống hiến, đóng góp và quyền lợi của họ với người khác

– Bảng lương trong tiếng anh là Payroll

– Thang lương trong tiếng anh là Wage scale

– Định nghĩa về thang lương, bảng lương trong tiếng anh được hiểu là:

– The payroll is a document synthesizing the total amount of real money that an enterprise pays to its employees, including salaries, bonuses, allowances, subsidies, … in a certain period of time. The income that the employee is entitled to is recorded in the payroll is based on the employee’s productivity and job completion.

– Salary scale is a system of predetermined salary groups (wage categories), salary grades (salary coefficient), which serve as a basis for enterprises to pay salaries and consider periodic salary increases for employees, expressed as fair and transparent.

– Một số từ vựng tiếng anh tiêu biểu liên quan trong cùng lĩnh vực lương bổng như:

2. Quy định mới nhất về thang bảng lương:

Bộ luật lao động năm 2019 quy định về thang lương bảng lương và định mức lao động như sau:

Việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động được thực hiện như sau:

– Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

– Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

– Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Như vậy, từ ngày 01/01/2021 thì Doanh nghiệp sẽ không cần phải nộp thang bảng lương cho Phòng Lao động thương binh Xã hội như trước đây nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần xây dựng thang bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc, rồi lưu lại tại doanh nghiệp và giải trình khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.

Kết cấu thang lương

– Trục dọc gồm: nhóm lương

– Trục ngang gồm: hệ số lương

Với mỗi một nhóm lương sẽ có một hệ số lương tương ứng. Số nhóm lương nhiều hay ít là phụ thuộc vào số lượng chức danh và tính chất đa dạng của các chức danh công việc.

Hệ số lương của mỗi nhóm phụ thuộc vào khả năng tiền lương chi trả cho một nhóm chức danh nào đó. Ví dụ, khả năng tiền lương mà doanh nghiệp sẵn sàng chi trả cho vị trí nhân viên kế toán là 3 – 7 triệu đồng.

Xây dựng nhóm lương

Việc xây dựng nhóm lương thực chất là việc xếp hạng các cộng việc theo giá trị từ thấp đến cao. Để xây dựng nhóm lương một cách hợp lý cần căn cứ vào mô tả công việc của từng chức danh công việc, sau đó chấm điểm dựa trên giá trị công việc và xếp hạng, chia thành có nhóm lương khác nhau.

Xây dựng hệ số lương

Hệ số lương và mức lương ít hay nhiều là phụ thuộc vào các yếu tố sau:

– Biên độ của nhóm lương: tức là khả năng mà doanh nghiệp có thể chi trả cho một nhóm lương nào đó, phù hợp với thị trường lao động và chiến lược định hướng của doanh nghiệp.

– Mức lương thực tế: được xây dựng theo nguyên tắc đi từ thấp đến cao.

– Mức tăng ở mỗi hệ số lương: mức tăng được khuyến khích là không thấp hơn 5% và không nên quá 20%. Nếu tăng lương ít hơn 5% sẽ không tạo được động lực làm việc cho người lao động. Ngược lại nếu tăng hệ số lương quá 20% sẽ sớm dẫn đến kịch trần lương.

– Vòng đời của nghề: đi từng bước từ việc bắt đầu làm quen – học hỏi – thành thạo – chuyên gia. Lao động có trình độ càng thấp thì số lượng hệ số lương sẽ càng nhiều. Ví dụ như “công nhân” thì chủ yếu thời gian lao động sẽ chỉ gắn bó với chức danh này, ít có cơ hội để được phân lên nhóm cao hơn.

– Độ chồng của các nhóm lương: hệ số thứ nhất của nhóm trên, có thể tương đương với hệ số thứ 3 của nhóm dưới.

– Tỷ lệ lạm phát: căn cứ vào tỷ lệ lạm phát mà nhà nước có thể điều chỉnh thang lương để đảm bảo thu nhập, đời sống cho người lao động.

3. Trình tự, thủ tục hồ sơ xây dựng thang bảng lương:

Thứ nhất, cách xác định Bậc 1 trên thang bảng lương

– Nếu làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

+ Vùng I: 4.420.000 đồng/tháng

+ Vùng II: 3.920.000 đồng/tháng

+ Vùng III: 3.430.000 đồng/tháng

+ Vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng

Cụ thể:

Vùng I: 4.420.00 + (4.420.00 x 7%) = 4.729.400

Vùng II: 3.920.000 + (3.920.000  x 7%) = 4.194.400

Vùng III: 3.430.000 + (3.430.000 x 7%) = 3.670.100

Vùng IV: 3.070.000 + (3.070.000 x 7%) = 3.284.900

– Nếu làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng bên trên.

– Nếu làm công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểu phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.

Cụ thể:

Vùng I: 4.729.400 + (4.729.400 x 5%) = 4.965.870

Vùng II: 4.194.400 + (4.194.400 x 5%) = 4.404.120

Vùng III: 3.670.100 + (3.670.100x 5%) = 3.853.605

Vùng IV: 3.284.900 + (3.284.900 x 5%) = 3.449.145

Cụ thể:

Vùng I: 4.965.870 + (4.965.870 x 7%) = 5.313.480

Vùng II: 4.404.120+ (4.404.120 x 7%) = 4.712.408

Vùng III: 3.853.605+ (3.853.605 x 7%) = 4.123.357

Vùng IV: 3.449.145 + (3.449.145 x 7%) = 3.690.585

Thứ hai, khoảng cách giữa các Bậc trên thang bảng lương

– Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.

– Số bậc thì doanh nghiệp tự xây dựng cho phù hợp. Thường sẽ để từ 5-7 bậc nhé.

Ngoài ra, có những lưu ý khác như:

– Những doanh nghiệp mới thành lập cũng cần phải xây dựng thang bảng lương.

– Những doanh nghiệp đang hoạt động khi có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương nhé.

Thứ ba, hồ sơ xây dựng thang bảng lương mới nhất gồm:

1. Hệ thống thang bảng lương

2. Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương

3. Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

4. Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức danh

5. Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp

Lưu ý khi xây dựng thang lương doanh nghiệp nhà nước

Cần kiểm tra thường kỳ nhằm bổ sung, sửa đổi nhằm cập nhật đúng quy định mới của nhà nước và điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Cần tham khảo ý kiến của đại diện người lao động khi sửa đổi, xây dựng hoặc bổ sung thang lương và phải công bố công khai, minh bạch trước người lao động khi tiến hành ký duyệt và thực hiện.