Hàng năm có phải xây dựng và đăng ký thang bảng lương không?

Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dụng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng,sử dụng lao động,thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Như vậy, hàng năm có phải xây dựng và đăng ký thang bảng lương không? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này.

1. Tiền lương là gì?

Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

2. Pháp luật quy định thế nào về xây dựng thang lương và đăng ký thang bảng lương?

Căn cứ Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động bộ luật lao động năm 2019 quy định:

“1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.”

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Vậy trong Bộ luật lao động có quy định về xây dựng thang bảng lương rằng doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng thang bảng lương để làm cơ sở để tuyển dụng. Vậy với các doanh nghiệp, có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương, dù là doanh nghiệp nhỏ thì cũng cần có một thang bảng lương nhất định để đảm bảo quyền lợi của người lao động

3. Doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương thì sẽ bị xử phạt hành chính

(trừ doanh nghiệp được miễn việc xây dựng bảng lương)

căn cứ theo nghị định : 28/2020/nđ-cp quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động việt nam đi làm việc nước ngoài theo hợp đồng

Điều 16. Vi phạm quy định về tiền lương

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

b) Không lập sổ lương và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;

c) Khi thay đổi hình thức trả lương, người sử dụng lao động không thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện;

d) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động;

đ) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;

e) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng.

Vậy nếu doanh nghiệp bạn không xây dựng thang bảng lương thì có thể sẽ bị phạt 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Nếu doanh nghiệp không có thang lương, bảng lương thì vô hình chung doanh nghiệp chỉ có duy nhất một bậc lương ( bậc 1). Người lao động rơi vào tình trạng dù làm việc có thâm niên lâu bao nhiêu cũng chỉ hưởng lương bậc 1; mức lương tuyệt đối được hưởng của người lao động chỉ khác đi khi mức lương tối thiểu được điều chỉnh. Chính vì thế cần xây dựng thang bảng lương để có thể phân chia rõ ràng các cấp bậc đó cũng là căn cứ để hàng năm doanh nghiệp kiểm tra tay nghề, nâng bậc cho công nhân theo con đường phấn đấu đi lên của họ, hay cũng như có sự khác biệt giữa người làm lâu năm hay mới làm. 

4. Hàng năm có phải xây dựng và đăng ký thang bảng lương không?

+ Khi bắt đầu đi vào hoạt động có thuê lao động ngoài việc doanh nghiệp báo cáo khai trình lao động cần phải xây dựng hệ thống Thang Bảng Lương để nộp cho phòng lao động Quận.

+ Khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng mà mức lương tối thiểu trong Thang Bảng Lương doanh nghiệp đã nộp Phòng Lao Động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện tại thì người sử dụng laoo động cũng phải xây dựng lại thang bảng lương nộp lại cho Phòng Lao Động.

Như vậy, theo quy định của pháp luật người sử dụng lao động đã xây dựng và đăng ký thang bảng lương rồi thì chỉ khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng mà mức lương tối thiểu trong Thang Bảng Lương doanh nghiệp đã nộp Phòng Lao Động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện tại thì người sử dụng lao động mớiphải xây dựng lại thang bảng lương nộp lại cho Phòng Lao Động chứ không cần xây dựng và đăng ký định kỳ hàng năm.

Ví dụ:  Doanh nghiệp các bạn sẽ phải xây dựng hệ thống thang bảng lương khi mới thành lập, và nếu có sự thay đổi về mức lương, sẽ phải xây dựng và nộp lại. cụ thể: năm 2019 áp dụng mức lương tối thiểu vùng đối với vùng 1 3,9 triệu đồng/tháng, đến năm 2020, mức lương tối thiểu vùng đối với vùng 1 tăng lên là 4,42 triệu đồng/tháng, thì các bạn sẽ phải xây dựng lại và nộp lại.

5. Quy định xây dựng thang bảng lương

Theo Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định: DN tự xây dựng thang bảng lương để nộp cho Sở Lao động thương binh xã hội theo quy định:

Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.

Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.

Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:

a) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;

b) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;

c) Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.

Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.

Thang lương, bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động và bảo đảm các quy định của pháp luật lao động.

Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ – Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để theo dõi, giám sát.

Trường hợp DN dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang bảng lương (theo Nghị định 121/2018/NĐ-CP hiệu lực từ 01/11/2018)

5.1. Hồ sơ xây dựng thang bảng lương gồm:

– Hệ thống thang bảng lương

-Công văn xin đăng ký hệ thống thang bảng lương

-Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương

– Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

– Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

– Quy chế tiền lương tiền thưởng, phụ cấp (có Phòng lao động yêu cầu, có phòng không yêu cầu, nhưng rất quan trọng khi quyết toán thuế nhé)

5.2. Cách xây dựng thang bảng lương 2021

Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP mức lương tối thiểu vùng năm 2020:

Điều 3. Mức lương tối thiểu vùng

Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp như sau:

a) Mức 4.420.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I.

b) Mức 3.920.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II.

c) Mức 3.430.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III.

d) Mức 3.070.000 đồng/tháng, áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV.

Địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng được quy định theo đơn vị hành chính cấp quận, huyện, thị xã và thành phố trực thuộc tỉnh. Danh mục địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu thuộc vùng I, vùng II, vùng III và vùng IV được quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Bậc 1: Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng (Đây có thể là mức lương cơ bản ghi trong hợp đồng lao động và là căn cứ để các bạn khai tham gia BHXH),

Ví dụ: Trong hợp đồng lao động ghi: Mức lương cơ bản là 5.000.000 (đảm bảo > mức lương tối thiểu vùng), phụ cấp là 600.000. Thì các bạn ghi vào bậc 1 là: 5.000.000

– Nếu làm công việc đã qua học nghề thì cộng thêm 7%.

VD: Trung tâm đào tạo Kế toán Việt Hưng thuộc vùng 1, Năm 2020 mức lương tối thiểu vùng 1 là: 4.420.000. Nhân viên kỹ thuật (có bằng cao đẳng).

=> Mức lương tối thiểu của nhân viên kỹ thuật là: 4.420.000 + (4.420.000 X 7%) = 4.729.400

– Nếu làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì cộng thêm 5%.

Ví dụ: Trung tâm đào tạo Kế toán Việt Hưng thuộc vùng 1, Năm 2020 mức lương tối thiểu vùng 1 là  4.420.000 + (4.420.000 X 5%) = 4.965.870

=> Các bạn có thể ghi trong hợp đồng lao động là: Mức lương cơ bản: 5.000.000

thang bảng lương

Thang bảng lương cho người lao động tại DN mới nhất 2021

-> Bậc 1: Ghi: 5.000.000

=> Tờ khai tham gia BHXH ghi: 5.000.000

LƯU Ý: Mức tiền lương tháng tham gia BHXH là: Mức tiền lương do người sử dụng lao động quyết định theo thoả thuận trong hợp đồng lao động  (là mức lương, phụ cấp & các khoản bổ sung khác theo quy định tại Điều 4 TT47/2015/TT-BLĐTBXH & Điều 30 TT59/2015/TT-BLĐTBXH & Khoản 5 Điều 4 Nghị định 05/2015/NĐ-CP)

– Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP lương tối thiểu vùng 2020 đã tăng lên và cũng theo NĐ này thì yêu cầu DN phải: Điều chỉnh mức lương trong thang bảng lương và trong hợp đồng lao động.

– Bậc sau: Lớn hơn bậc trước 5%.

Ví dụ: Bậc 1 là 5.000.000 thì bậc 2 = 5.000.000 + (5.000.000 x 5%) = 5.250.000- Các bạn có thể xây dựng mấy bậc cũng được, thường thì từ 3 bậc hoặc 5 bậc tùy DN lựa chọn.

Lưu ý: Khi có sự thay đổi về mức lương hoặc DN mới thành lập thì phải xây dựng lại thang bảng lương để nộp cho Phòng LĐTBXH Quận, huyện.

5.3. Thủ tục nộp thang bảng lương của doanh nghiệp

a) Trình tự thực hiện:

BƯỚC 1 –  Doanh nghiệp xây dựng thang, bảng lương theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện

BƯỚC 2 –  Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký.

b) Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ: Thang, bảng lương, định mức lao động của doanh nghiệp.

d) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Người sử dụng lao động

đ) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện

e) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Không quy định

g) Phí, lệ phí: Không có