Bản sao hợp đồng không công chứng có phải là chứng cứ?

1. Giá trị pháp lý của bản sao hợp đồng:

Căn cứ Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc; bản sao được chứng thực từ bản chính như sau:

– Bản sao được cấp từ sổ gốc: có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

– Bản sao được chứng thực từ bản chính: trong các giao dịch sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực.

2. Bản sao hợp đồng không công chứng có phải là chứng cứ?

Căn cứ Điều 93 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định chứng cứ được hiểu là những gì có thật được đương sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng; hoặc được Tòa án thu thập được trên cơ sở thủ tục theo luật định.

Chứng cứ này sẽ được Tòa án sử dụng cho mục đích làm căn cứ xác định các tình tiết khách quan của vụ án cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp.

Căn cứ Điều 94 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định nguồn chứng cứ được xác định như sau:

– Vật chứng.

– Lời khai của đương sự.

– Lời khai của người làm chứng.

– Kết luận giám định.

– Tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử.

– Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ.

– Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập.

– Kết quả định giá tài sản, thẩm định giá tài sản.

– Văn bản công chứng, chứng thực.

– Các nguồn khác mà pháp luật có quy định.

Đồng thời, theo Điều 95 Bộ luật tố tụng dân sự có quy định việc xác định chứng cứ như sau:

– Những tài liệu đọc được nội dung: bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận sẽ được coi là chứng cứ.

– Những tài liệu nghe được, nhìn được: phải xuất trình kèm theo văn bản trình bày của người có tài liệu đó về xuất xứ của tài liệu nếu họ tự thu âm, thu hình hoặc văn bản có xác nhận của người đã cung cấp cho người xuất trình về xuất xứ của tài liệu đó hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó sẽ được coi là chứng cứ.

– Các thông điệp dữ liệu điện tử: thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Vật chứng: là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc.

– Kết luận giám định: là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc: phải được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, thiết bị khác chứa âm thanh, hình ảnh theo quy định; lời khai tại phiên tòa.

– Kết luận giám định: thủ tục giám định thực hiện đúng quy trình và thủ tục.

– Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ: thủ tục thẩm định được thực hiện đúng quy trình và thủ tục.

– Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập tại chỗ: phải được lập theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.

– Kết quả định giá tài sản, kết quả thẩm định giá tài sản: việc định giá, thẩm định giá được tiến hành theo đúng thủ tục.

– Văn bản công chứng, chứng thực: phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục.

Như vậy, từ những căn cứ trên có thể thấy bản sao hợp đồng không công chứng, chứng thực sẽ không thỏa mãn điều kiện là chứng cứ theo quy định.

3. Những bất cập trong việc thu nhập chứng cứ là hồ sơ công chứng, chứng thực hiện nay:

Việc thu thập, nghiên cứu, đánh giá chứng cứ trong quá trình giải quyết các vụ án là điều rất quan trọng. Bởi chứng cứ đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình xác định sự thật liên quan đến các sự kiện pháp lý trong vụ án, giúp Tòa án và các bên liên quan có được cái nhìn khách quan và chính xác về vụ án đang giải quyết.

Theo quy định hiện nay, đương sự hoàn toàn có quyền và nghĩa vụ phải chủ động thu thập, giao nộp chứng cứ cho Tòa án và chứng minh cho yêu cầu của mình là có căn cứ, hợp pháp. Nhưng thực tế, có trường hợp đương sự sẽ không tự mình thu thập chứng cứ được vì một số lý do nào đó thì theo quy định Tòa án có trách nhiệm hỗ trợ đương sự trong việc thu thập chứng cứ.

Căn cứ khoản 5, khoản 6 Điều 70 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 quy định đương sự hoàn toàn có các quyền sau:

– Được yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ, quản lý tài liệu, chứng cứ cung cấp tài liệu, chứng cứ đó.

– Trường hợp những tài liệu, chứng cứ của vụ việc mà tự mình không thể thực hiện được thì được quyền đề nghị Tòa án xác minh, thu thập.

– Được quyền đề nghị Tòa án ra quyết định yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ, quản lý tài liệu, chứng cứ cung cấp tài liệu, chứng cứ đó.

Theo đó, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự mình thu thập các tài liệu, chứng cứ bằng cách yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân cho sao chép hoặc cung cấp những tài liệu có liên quan đến việc giải quyết vụ việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó đang lưu giữ, quản lý.

Và Tòa án được quyền yêu cầu các đối tượng cung cấp các tài liệu đọc được, nhìn được, nghe được để giải quyết được vụ án.

Đối với những chứng cứ cần thu thập là những bản chính văn bản công chứng hiện đang được lưu giữ tại một tổ chức công chứng thì cũng phải đáp ứng quy định của Luật công chứng. Về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng hiện nay được quy định tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan khi nhận được yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng chứng thực từ cơ quan nhà nước với mục đích để giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

Dẫn chiếu đến Điều 65 Luật công chứng quy định việc cấp bản sao văn bản công chứng sẽ được thực hiện trong 02 trường hợp sau:

(1) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

(2) Theo yêu cầu của bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Như vậy từ những quy định trên có thể thấy luật công chứng quy định văn phòng công chứng chỉ được phép cung cấp bản sao văn bản công chứng và giấy tờ khác có liên quan khi Tòa án, Viện kiểm sát có yêu cầu.

Vậy khi cần cung cấp hoặc muốn tiếp cận bản chính văn bản công chứng để giải quyết một số trường hợp (ví dụ như giám định chữ viết, kiểm tra dấu vân tay, kiểm tra con dấu và các hình thức giám định khác,…) thì xử lý thế nào? Chiếu theo các quy định phân tích ở trên thì rất khó thực hiện. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng, việc giám định đối với bản chính ngay tại tổ chức hành nghề công chứng là vô cùng phức tạp, thậm chí không thực hiện được.

Chính vì thế, đương sự hoặc các cơ quan tiến hành tố tụng cần thu thập chứng cứ là bản chính văn bản công chứng được lưu tại các tổ chức hành nghề công chứng là không thực hiện được.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Bộ luật tố tụng dân sự 2015;

– Luật công chứng 2014;

– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.