Hàng bị nhỡ tàu là gì? Cần làm gì khi hàng hóa bị rớt tàu?

1. Hàng bị nhỡ tàu là gì?

Hàng bị nhỡ tàu, hay còn được giao thương với cái tên thông dụng là “Shut out” trong ngành vận tải biển. Đây là tình huống diễn ra khi hàng hóa không thể được vận chuyển lên tàu theo lịch trình hoặc không có chỗ trống trên tàu để chứa hàng hóa. Tình huống này thường là điều không mong muốn xảy ra và có thể gây nên những trục trặc cũng như ảnh hưởng đến quá trình thực hiện chuỗi cung ứng logistics. Có hai trường hợp chính khi hàng bị nhỡ tàu:

– Hàng không được bốc lên tàu trong thời hạn quy định: Đây là khi hàng hóa không được chuyển đến nơi tập kết đã được thỏa thuận trước, chẳng hạn như quầy bốc hàng hoặc bãi để hàng ở một khoảng thời gian quy định bởi hãng tàu. 

– Hàng không được bốc lên tàu sau khi tàu đã hoàn thành việc bốc hàng: Đây là trường hợp mà tàu đã hoàn thành việc bốc hàng theo lịch trình đã định, nhưng một phần hoặc toàn bộ hàng hóa không được bốc lên tàu.  

2. Đặc điểm của hàng hóa bị nhỡ tàu và một số lợi ích từ hàng hóa bị nhỡ tàu:

2.1. Đặc điểm của hàng hóa bị nhỡ tàu:

– Không được chấp nhận vận chuyển: Hàng hóa bị từ khước từ quyền lên tàu và không được chấp thuận để vận chuyển theo quy trình đã định sẵn hoặc không có chỗ trống trên tàu để chứa hàng.

– Gây trễ giao hàng: Hàng bị nhỡ tàu dẫn đến trễ giao hàng, gây khó khăn cho quá trình chuỗi cung ứng và có thể ảnh hưởng đến khách hàng cuối cùng.

– Thiếu sự tin cậy và không ổn định: Hàng bị nhỡ tàu thường là hậu quả của sự bất ổn định trong quá trình vận chuyển. Vấn đề này có thể xuất phát từ nhiều các yếu tố khách quan khác nhau như tàu quá tải, thay đổi lịch trình hoặc chậm giao hàng.

– Gây thiệt hại kinh tế: Hàng bị nhỡ tàu gây ra hậu quả thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp, thiệt hại đó không chỉ là chi phí vận chuyển thêm, chi phí lưu kho mà còn là thiệt hại về thời gian và cơ hội kinh doanh.

– Đòi hỏi giải pháp khẩn cấp: Khi hàng bị nhỡ tàu, cần phải tìm được biện pháp khẩn cấp nhằm đảm bảo giao hàng đến nơi nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả, chẳng hạn như tìm tàu thay thế hay điều chỉnh lịch trình vận chuyển.

2.2. Một số lợi ích của hàng hóa bị nhỡ tàu:

Hàng bị nhỡ tàu là điều bất khả kháng không ai mong muốn trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Mặc dù vậy, bên cạnh những hậu quả không mong muốn, nó cũng có thể tiềm ẩn một số lợi ích tiềm năng. Sau đây là một số lợi ích có thể gặp khi hàng bị nhỡ tàu:

– Cơ hội tái đàm phán hợp đồng: Trong một số trường hợp nhất định, việc hàng bị nhỡ tàu có thể tạo ra cơ hội tái đàm phán hợp đồng vận chuyển bằng cách áp dụng tình huống này để đề xuất điều kiện mới, thay đổi giá cả hoặc điều khoản hợp đồng để đạt được sự thoả thuận tốt hơn.

– Cơ hội tối ưu hóa chi phí: Trong một số trường hợp, hàng bị nhỡ tàu có thể đem lại cơ hội tối ưu hóa chi phí. Điều này có thể bao gồm việc tái cân nhắc các phương thức vận chuyển khác, tìm kiếm các dịch vụ vận chuyển giá rẻ hơn hoặc thỏa thuận xem xét giảm giá với các đối tác.

– Hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển: Trong một số trường hợp, các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển có thể giúp đỡ, hỗ trợ bằng các giải pháp khác nhau để giảm thiểu tác động tiêu cực của hàng bị nhỡ tàu chẳng hạn như tìm kiếm tàu thay thế hoặc cung cấp các dịch vụ khẩn cấp để đảm bảo giao hàng đến điểm đích càng nhanh càng tốt.

=> Tuy nhiên những lợi ích này không phải trong trường hợp nào cũng có thể xảy ra. Đa phần việc trễ tàu sẽ gây ảnh hưởng xấu đến quá trình vận chuyển cũng như doanh nghiệp. Vì vậy, chúng ta cần phải có những biện pháp thích hợp để phòng tránh cũng như xử lí phù hợp khi tình huống hàng nhỡ tàu xảy ra. 

3. Các nguyên nhân khiến hàng hóa bị rớt tàu:

Hàng hóa bị rớt tàu có thể do một số những nguyên nhân sau đây: 

– Do hãng tàu phát dư booking nên một số sẽ phải chờ chuyến khác

– Do lịch trình tàu di chuyển không về kịp cảng như dự định

– Do tàu đã bị quá tải trọng

– Tàu gặp trục trặc về kỹ thuật

– Hàng của bạn bị kiểm hóa nên không kịp chuyến

– Do trễ giờ cắt máng

Hàng bị rớt tàu thông thường là do các lô hàng truyền tải hoặc hàng giao tới cảng ít hoạt động. Do việc vận chuyển nhiều con tàu khác nhau, làm tăng cao rủi ro bị rớt và lỡ tàu nối.

Thường thường việc hàng hóa bị rớt tàu nếu xuất phát từ nguyên nhân do hãng tàu. Để giải quyết nguyên nhân thì cần phải đợi hãng tàu sắp xếp một chuyến tàu khác sớm nhất.

Trái lại, nếu lỗi rớt tàu là do lỗi từ phía chủ hàng như thiếu chứng từ, trục trặc trong việc làm thủ tục hải quan hoặc không đảm bảo điều kiện nào đó thì khi hàng của bạn bị rớt, bạn sẽ phải chịu các chi phí phát sinh liên quan. Vì vậy, bạn cần phải thực sự lưu ý để bản thân tránh mắc những lỗi chủ quan này khiến cho hoàng hóa bị nhỡ tàu. 

4. Cách khắc phục khi hàng hóa bị rớt tàu:

Việc hàng hóa bị rớt tàu có thể gây ra những rắc rối không đáng có đồng thời khiến bạn mất thêm một lượng lớn chi phí phát sinh, thời gian, niềm tin với khách hàng vì hàng bị lỡ hẹn,.. Vì thế khi chúng ta nhận được thông báo hàng bị “rớt tàu”, cho dù lỗi xuất phát từ phía nào đi chăng nữa cũng cần phải xử lý rủi ro này một cách nhanh chóng nhất có thể để hạn chế đối đa những thiệt hại có thể xảy ra 

Việc đầu tiên khi nhận được nguyên nhân hàng hóa bị “rớt tàu”, chúng ta cần tìm ra nguyên nhân vấn đề xuất phát từ đâu:

– Lỗi xuất phát từ phía hãng tàu (lỗi khách quan): Trường hợp hàng hóa bị nhỡ tàu xuất phát từ lỗi của hãng tàu vận tải thường do hãng tàu cắt lại 1 số lượng hàng nhất định nếu chuyến đó bị quá tải để đảm bải space và an toàn của tàu. Trong trường hợp này sẽ có thông báo container bị rớt lai, hãng tàu sẽ chủ động sắp xếp chuyến tàu sớm nhất cho bạn. Mọi chi phí phát sinh liên quan đến: Tờ khai xuất khẩu, chi phí DEM/ DET thông thường là do hãng tàu sẽ chi trả toàn bộ.

– Lỗi xuất phát từ phía chủ hàng/ Ops (lỗi chủ quan): Trên booking của hãng tàu luôn thông báo về thời gian phải gửi SI, VGM, thời gian giao/ nộp tờ khai hàng xuất khẩu, thời gian giao/ hạ container về cảng/ bãi. Tuy nhiên vì một vài lý do như: chủ hàng không đủ để đóng, không gửi SI VGM, tờ khai sai thông tin không kịp sửa, Ops quên đi giao/ nộp tờ khai hàng xuất, container bị hạ nhầm cảng/ bãi và không kịp hạ về đúng nơi quy trình của hãng tàu trước giờ cắt máng…làm cho việc chủ hàng bị rớt container lại.

=> Sau khi biết hàng bị rớt tàu, chủ hàng hoặc FWD cần phải liên hệ ngay với phía đối tác trong chuỗi cung ứng hàng hóa của bạn, sắp xếp lại chuyến tàu sớm nhất, cố gắng hoàn thiện các hồ sơ, giấy tờ, thủ tục sớm nhất có thể. 

Việc thứ hai khi đã xác định được nguyên nhân cụ thể, bạn phải áp dụng những biện pháp thích hợp từ nguyên nhân dẫn đến đó. Dưới đây là một số những biện pháp cụ thể mà bạn có thể tham khảo

– Liên hệ với hãng tàu: Đầu tiên, bạn nên liên lạc với hãng tàu nhằm thông báo về tình huống hàng bị nhỡ tàu đồng thời yêu cầu họ cung cấp thông tin cụ thể về lý do tại sao hàng không được bốc lên tàu. Qua đó, bạn có thể đề xuất các biện pháp cụ thể để xử lý tình huống này.

– Đàm phán và thỏa thuận: Sau khi có thông tin về nguyên nhân hàng bị nhỡ tàu, các bên có thể cùng đàm phán để tìm ra các biện  pháp hợp lý và công bằng chẳng hạn như thương thảo lại lịch trình giao hàng, đề xuất vận chuyển bằng tàu khác, hoặc tìm kiếm các phương án thay thế để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa.

– Xử lý hậu quả tài chính: Nếu hàng bị nhỡ tàu, có thể gây ra thiệt hại lớn về tài chính cho các bên liên quan. rong trường hợp này, các bên có thể thỏa thuận về việc bồi thường thiệt hại về các chi phí phát sinh do việc lưu trữ hàng hóa thêm, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh hoặc bất kỳ tổn thất nào khác mà doanh nghiệp phải chịu.

– Điều chỉnh quy trình và cải thiện quản lý: Sau khi xử lý tình huống cụ thể, cần xem xét và thay đổi quy trình và quản lý vận chuyển của mình sao cho hợp lí nhằm tránh lặp lại tình huống tương tự trong tương lai chẳng hạn như việc tăng cường quản lý lịch trình vận chuyển, tăng cường giao tiếp với hãng tàu, đảm bảo tuân thủ các quy định hay thậm chí là điều kiện của hợp đồng vận chuyển.