Danh mục hồ sơ tốt góp phần giúp cấp quản lý và các nhân viên trong cơ quan, tổ chức tra cứu, tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ để có thể nghiên cứu vấn đề một cách hoàn chỉnh và đưa ra cách giải quyết xác đáng. Từ đó, góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, đồng thời làm tăng hiệu suất công việc và trách nhiệm của các nhân viên trong công ty.
Mục lục bài viết
1. Danh mục hồ sơ là gì?
Danh mục hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong những công việc về văn phòng, nhất là công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Danh mục hồ sơ là một khái niệm được quy định tại khoản 13 Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. Theo đó thì danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống, liệt kê những hồ sơ dự kiến sẽ được lập trong năm của một cơ quan hoặc tổ chức.
Trong quy mô công ty, Danh mục hồ sơ được hiểu là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc chúng được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Trong một danh mục hồ sơ, những thông tin chi tiết về mỗi hồ sơ, tài liệu sẽ được ghi lại bao gồm: tên hồ sơ, mục đích, cách thức thu thập thông tin, các yêu cầu về nội dung, quy trình xử lý hồ sơ, thời gian bảo quản và tiêu hủy hồ sơ và những quy định pháp lý có liên quan đến việc quản lý hồ sơ.
Danh mục hồ sơ giúp đảm bảo trật tự và tổ chức trong việc quản lý hồ sơ. Nó cung cấp một cơ sở dữ liệu cho việc theo dõi, tìm kiếm và sắp xếp các hồ sơ.
Như vậy, danh mục hồ sơ là một công cụ quan trọng lĩnh vực văn thư trong quản lý tài liệu và hồ sơ của cơ quan, tổ chức, giúp tăng cường hiệu quả và chất lượng công việc trong việc sử dụng và bảo quản hồ sơ, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan.
2. Mục đích, ý nghĩa của lập danh mục hồ sơ:
2.1. Mục đích của danh mục hồ sơ:
Hàng năm, công ty hình thành hàng trăm, thậm chí hàng nghìn văn bản trong quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Các văn bản hình thành trong hoạt động của công ty có thể bao gồm văn bản do công ty ban hành và văn bản của các cơ quan hoặc cá nhân khác gửi tới. Các văn bản trong quá trình hoạt động của công ty phản ánh các vấn đề và sự viên liên quan đến lĩnh vực mà công ty hoạt động, tiến độ và phương pháp giải quyết vụ việc mà khách hàng yêu cầu của công ty. Trong quá trình giải quyết hoặc sau khi giải quyết xong các công việc đó mà các văn bản đó không được sắp xếp theo những tiêu chí và lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết, hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hư hỏng.
Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của công ty là khâu quan trọng trong quá trình phát triển của công ty, đáp ứng nhu cầu cấp thiết của vụ việc. Mục đích của danh mục hồ sơ nhằm tổ chức, quản lý và kiểm soát các hồ sơ, tài liệu trong một cơ quan hoặc tổ chức.
2.2. Ý nghĩa của việc lập danh mục hồ sơ:
Việc lập danh mục hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:
– Nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của nhân viên:
Những công văn, tài liệu giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết công việc được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng tiêu chí cụ thể sẽ giúp cho các nhân viên và cấp quản lý khi tìm kiếm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng và đầy đủ hơn. Từ đó, việc nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công việc của nhân viên tòa cả công ty nói chung.
– Giúp công ty quản lý tài liệu được chặt chẽ:
Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng tiêu chí cụ thể sẽ giúp cho các nhân viên và cấp quản lý khi tìm kiếm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng và đầy đủ hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho cấp quản lý và nhân viên công ty có thể theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của công ty mình, biết được những hồ sơ, tài liệu nào quan trọng hơn cần phải bảo quản chu đáo, giữ gìn được bí mật thông tin khách hàng.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ:
3. Danh mục hồ sơ gồm những gì?
Thành phần của danh mục hồ sơ, theo Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, gồm các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ, trong đó:
– Đề mục trong danh mục hồ sơ:
+ Đề mục được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức).
+ Trong từng đề mục lớn, có thể chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động).
+ Trật tự các hồ sơ trong các đề mục nhỏ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
– Số, ký hiệu của hồ sơ:
+ Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
+ Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
– Tiêu đề hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
– Thời hạn bảo quản của hồ sơ:
+ Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành.
+ Thời hạn có thể là vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể, tùy theo loại hồ sơ và yêu cầu của cơ quan, tổ chức.
Ngoài ra, danh mục hồ sơ cũng cần ghi rõ người lập hồ sơ, tức là cá nhân, đơn vị nào đã thực hiện việc tạo ra hồ sơ đó. Và chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn và dễ hiểu để dễ dàng nhận biết và sắp xếp hồ sơ một cách hiệu quả.
4. Tác dụng của lập danh mục hồ sơ:
– Danh mục hồ sơ tốt góp phần giúp cấp quản lý và các nhân viên trong cơ quan, tổ chức tra cứu, tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ để có thể nghiên cứu vấn đề một cách hoàn chỉnh và đưa ra cách giải quyết xác đáng. Từ đó, góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, đồng thời làm tăng hiệu suất công việc và trách nhiệm của các nhân viên trong công ty.
– Danh mục hồ sơ tốt sẽ góp phần đảm bảo việc giữ gìn được bí mật công vụ, bí mật công ty và bí mật cho khách hàng, hạn chế được các văn bản, giấy tờ không có giá trị pháp lý hoặc bỏ sót những tài liệu quan trọng. Điều này góp phần phục vụ cho việc thực hiện dịch vụ cho khách hàng trước mắt cũng như lâu dài.
– Lập danh mục hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu. Từ đó, xây dựng được nề nếp, khoa học trong công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng tránh tình trạng mất mát tài liệu quan trọng của khách hàng và ảnh hưởng đến tiến độ công việc được giao cũng như uy tín của công ty. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Vì vậy, khi lập hồ sơ đòi hỏi nhân viên được giao nhiệm vụ phải thực hiện đúng với quy định của công ty về lập danh mục hồ sơ sao cho tiện cho việc tra tìm và sử dụng. Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu. Khi lập hồ sơ, người lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo: Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ; Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản; Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản; Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác; Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
