Mẫu báo cáo thiếu hụt vật tư hàng hóa dự trữ mới nhất

1. Mẫu báo cáo thiếu hụt vật tư hàng hóa dự trữ mới nhất:

Đơn vị báo cáo…

Mẫu số B 11 – H

BÁO CÁO THIẾU HỤT VẬT TƯ HÀNG HOÁ DỰ TRỮ

Năm:…………

STT	Tên vật tư hàng hoá dự trữ xuất bán	Đơn vị tính	Dư đầu năm		Phát sinh trong năm				Dư cuối năm
			Lượng	Tiền	Số thiếu trong năm		Số thiếu đã sử lý		Lượng	Tiền
					Lượng	Tiền	Lượng	Tiền
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
	I. Thóc
	–
	–
	–
	II. Gạo
	–
	–
	III. Vật tư hàng hoá dự trữ khác
	–
	–
	Cộng

Người lập biểu (Chữ ký, họ tên)

Phụ trách kế toán (Chữ ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký, họ tên, đóng dấu)

2. Quản lý chất lượng hàng dự trữ quốc gia do cơ sở nào quản lý?

Căn cứ theo quy định hiện nay thì đối với cơ sở quản lý chất lượng hàng dự trữ quốc gia căn cứ theo Điều 4 Thông tư 130/2014/TT-BTC quy định như sau:

Cơ sở quản lý chất lượng hàng dự trữ quốc gia

– Hàng dự trữ quốc gia sẽ phải được cơ sở quản lý theo quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với hàng dự trữ quốc gia hoặc phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tiêu chuẩn quốc gia chuyên ngành.

+ Đối với những mặt hàng hiện nay đã có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, trong đó đã quy định cụ thể đối với các chỉ tiêu chất lượng thì phải tuân thủ theo các quy định về chỉ tiêu chất lượng, đặc tính kỹ thuật, đặc điểm sử dụng đối với từng mặt hàng và thực hiện các biện pháp quản lý theo quy định;

+ Đối với những mặt hàng đã có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, nhưng chỉ có quy định đối với yêu cầu kỹ thuật theo nhóm chỉ tiêu chất lượng mà không quy định các chỉ tiêu chất lượng cụ thể thì áp dụng theo quyết định của Bộ Tài chính hoặc quyết định của bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia (sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính) ban hành các chỉ tiêu chất lượng, đặc tính kỹ thuật, đặc điểm sử dụng cụ thể của nhóm chỉ tiêu chất lượng quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với từng mặt hàng;

+ Đối với những mặt hàng hiện chưa có quy chuẩn về kỹ thuật quốc gia thì sẽ tiến hành áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và khu vực phù hợp đối với từng mặt hàng. Trong trường hợp chưa có tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và khu vực, áp dụng theo tiêu chuẩn cơ sở, các quy phạm quy định kỹ thuật của cơ sở sản xuất hoặc tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất;

+ Trường hợp nếu chưa xây dựng được quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với mặt hàng mới đưa vào dự trữ; chưa kịp sửa đổi, bổ sung chỉ tiêu kỹ thuật của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hiện hành do thay đổi yêu cầu kỹ thuật hoặc công nghệ bảo quản, bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia xây dựng và quyết định chỉ tiêu chất lượng và yêu cầu kỹ thuật bảo quản tạm thời để áp dụng sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính.

Trong thời gian tối đa mười tám tháng (18 tháng) kể từ ngày bổ sung mặt hàng mới, hoặc kể từ ngày thay đổi yêu cầu kỹ thuật hoặc công nghệ bảo quản mới, bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia phải hoàn thành việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, gửi Bộ Tài chính ban hành.

– Hàng dự trữ quốc gia mà trong quá trình nhập kho, xuất kho và lưu kho sẽ phải tiến hành tuân thủ theo đúng quy định liên quan đến quản lý chất lượng đối với từng mặt hàng dự trữ quốc gia tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các văn bản khác.

– Hàng dự trữ quốc gia trong quá trình nhập kho, xuất kho và lưu kho phải chịu sự thanh tra, kiểm tra đạt chuẩn về chất lượng theo quy định tại Mục 3 Chương này.

Trong trường hợp cần thiết, nếu cơ quan thanh tra, kiểm tra mà có thể sử dụng tổ chức để đánh giá sự phù hợp thực hiện việc đánh giá theo các yêu cầu quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với hàng dự trữ quốc gia. Tổ chức đánh giá sự phù hợp phải độc lập, khách quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả của mình.

Theo đó, đối với hàng dự trữ quốc gia thì sẽ phải được quản lý theo quy định tại quy chuẩn về kỹ thuật quốc gia đối với hàng dự trữ quốc gia hoặc phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tiêu chuẩn quốc gia chuyên ngành.

– Đối với những mặt hàng đã có quy định về quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, trong đó đã quy định cụ thể các chỉ tiêu chất lượng thì phải tuân thủ theo các quy định về chỉ tiêu chất lượng, đặc tính kỹ thuật, đặc điểm sử dụng đối với từng mặt hàng và thực hiện các biện pháp quản lý theo quy định;

– Đối với những mặt hàng hiện đã có quy định về việc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, nhưng chỉ quy định yêu cầu kỹ thuật theo nhóm chỉ tiêu chất lượng mà không quy định các chỉ tiêu chất lượng cụ thể thì áp dụng theo quyết định của Bộ Tài chính hoặc quyết định của bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia (sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính) ban hành các chỉ tiêu chất lượng, đặc tính kỹ thuật, đặc điểm sử dụng cụ thể của nhóm chỉ tiêu chất lượng quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với từng mặt hàng;

– Đối với những mặt hàng hiện vẫn chưa có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thì áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và khu vực phù hợp đối với từng mặt hàng.

Đối với trường hợp chưa có tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và khu vực, áp dụng theo tiêu chuẩn cơ sở, các quy phạm quy định kỹ thuật của cơ sở sản xuất hoặc tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất;

– Trong trường hợp hiện chưa xây dựng được quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thì đối với mặt hàng mới đưa vào dự trữ; chưa kịp sửa đổi, bổ sung chỉ tiêu kỹ thuật của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hiện hành do thay đổi yêu cầu kỹ thuật hoặc công nghệ bảo quản, bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia xây dựng và quyết định chỉ tiêu chất lượng và yêu cầu kỹ thuật bảo quản tạm thời để áp dụng sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Bộ Tài chính.

Trong thời gian tối đa được xác định mười tám tháng (18 tháng) kể từ ngày bổ sung mặt hàng mới, hoặc kể từ ngày thay đổi yêu cầu kỹ thuật hoặc công nghệ bảo quản mới, bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia phải hoàn thành việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, gửi Bộ Tài chính ban hành.

3. Giải pháp dự trữ hàng hóa cho doanh nghiệp hiệu quả:

Để thực hiện việc dự trữ hàng hóa một cách hiệu quả, thì đầu tiên các doanh nghiệp sẽ phải cần xây dựng đối với hệ thống kho bãi đạt chuẩn có hệ thống phòng cháy chữa cháy. Xây dựng một quy trình rõ ràng từ khâu nhận hàng, kiểm tra hàng đến dự trữ. Cụ thể như sau:

– Nhận hàng: Tính toán, kiểm tra về tình trạng hàng hóa, nguyên liệu trước khi nhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng.

– Dự trữ hàng: Thực hiện đối với việc lưu giữ hàng hóa, nguyên vật liệu phải đúng phương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.

– Kiểm tra hàng: Định kỳ nên kiểm tra hàng hóa đê đảm bảo hàng hoá không bị hư hỏng hay thất thoát.

– Ghi chép lại: Ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến nhập, xuất  hàng hóa để có những điều chỉnh phù hợp khi lưu trữ hàng hóa.

– Sắp xếp: Sắp xếp lại hàng hóa trong kho một cách gọn gàng để thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khi cần.

Và để việc lưu trữ, xếp đặt, quản lý hàng hóa dễ dàng hơn thì sẽ sử dụng kệ kho hàng chính là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Với sự hỗ trợ của hệ thống giá kệ giúp tối ưu 70% không gian kho, tiết kiệm đến 50% chi phí đầu tư. Sản phẩm được đóng thùng và xếp trên kệ gọn gàng giúp tránh bị ướt, ẩm mốc. Việc kiểm kê, xuất nhập hàng cũng nhanh hơn.

Tùy đặc thù mỗi loại hàng hóa và tải trọng khác nhau mà bạn có thể chọn loại kệ kho phù hợp như: kệ tải trọng nhẹ (kệ V), kệ trung tải, kệ tải trọng nặng (Kệ Selective, Kệ Double Deep,  Kệ Drive in…).

+ Kệ V: Trọng tải hàng hóa từ 50-100kg/tầng kệ, rất thích hợp sử dụng trong các kho hàng có diện tích nhỏ, khối lượng hàng hóa ít

+ Kệ trung tải: Đây cũng là mẫu kệ mà hiện nay được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong kho dự trữ hàng hóa. Mỗi tầng kệ hàng trung tải có khả năng chứa từ 200-500 kg/tầng kệ. Phù hợp với kho hàng hạng trung. Kệ có thiết kế đơn giản, bộ phận kệ liên kết bằng bulong ốc vít giúp dễ tháo lắp, thay đổi khoảng cách mâm tầng, tối ưu khả năng lưu trữ.

+ Kệ hàng nặng: Phù hợp đối với kho hàng công nghiệp nặng, khối lượng hàng hóa nhiều.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư 130/2014/TT-BTC Quy định về quản lý chất lượng hàng dự trữ quốc gia.

THAM KHẢO THÊM:

• Biểu mẫu và hướng dẫn lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào
• Biên bản giao nhận hàng hóa, xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa
• Mẫu biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa chi tiết