Hóa đơn điện tử có phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

1. Hóa đơn điện tử có phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Căn cứ theo quy định hiện nay thì ụdoanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi thuộc một trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn để đặt in của cơ quan thuế do hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được.

Dựa theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

– Đối với trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế tiến hành thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.

Tổng cục Thuế sẽ  lựa chọn một số tổ chức để cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện và tiến hành ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

– Đối với trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được những sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ phải có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

Sau khi hệ thống đã được cấp mã của cơ quan thuế và đã được khắc phục, cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm thông báo đến các tổ chức để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp 2: Đối với trường hợp khi doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể

Theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ sẽ phải có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi:

+ Chia, tách, sáp nhập, phá sản hoặc giải thể hay chuyển đổi sở hữu.

+ Giao, khoán, bán hoặc cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

Nếu như trước đây, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh có sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế thì cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thì tất cả những doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nên sẽ không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa và chỉ phải nộp nếu thuộc 01 trong 02 trường hợp nêu trên.

­Đối với trường hợp khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến tại một địa điểm khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Như vậy căn cứ theo quy định nêu trên thì hiện nay, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không phải tiến hành lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế trừ trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được, cơ quan thuế phải bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là khi nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung Nghị định 41/2022/NĐ-CP quy định báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ như sau:

– Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải mua hóa đơn của cơ quan thuế mà có trách nhiệm tiến hành nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

– Tiến hành báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất được xác định là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Đối với trường hợp trong kỳ đó không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiến hành nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), và không cần phải gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trong trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn và đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), nhưng trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Như vậy,căn cứ theo quy định nêu trên thì hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ tiến hành mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là:

– Quý I nộp chậm nhất được xác định là ngày 30/4

– Quý II nộp chậm nhất được xác định là ngắy 31/7

– Quý III nộp chậm nhất được xác định là là ngày 31/10

– Quý IV nộp chậm nhất được xác định là ngày 31/01 của năm sau.

3. Mức phạt không nộp báo cáo tình hình sự dụng hóa đơn?

Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với những hành vi nộp thông báo, báo cáo về các hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

– Đối với một trong các hành vi sau đây thì sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng:

+ Không tiến ahfnh nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;

+ Tiến hành lập sai hoặc lập không đầy đủ các nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.

Đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khi tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.

– Đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định  thì sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

– Đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định  thì sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

– Đối với một trong các hành vi sau đây  thì sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng:

+ Tiến hành nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế nhưng quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;

+ Không tiến hành nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì mức phạt tiền đối với hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là 5 triệu – 15 triệu đồng đối với tổ chức và 2,5 triệu – 7,5 triệu đồng đối với cá nhân. Ngoài ra, buộc gửi báo cáo tình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Kế toán 2015 sửa đổi bổ sung 2019;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung Nghị định 41/2022/NĐ-CP Quy định về hóa đơn, chứng từ.