Hóa đơn, chứng từ là gì? Hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước

1. Hóa đơn, chứng từ là gì:

Xuất phát từ nhu cầu cần có căn cứ để xác minh cho một hoạt động giao dịch hàng hóa giữa người mua và người bán để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh. Trong quá trình phát triển xã hội, hóa đơn dần được phổ biến rộng rãi và được cộng đồng chấp nhận một cách tự nguyện. Đặc biệt là trong giai đoạn phát triển kinh tế thị trường hiện nay, với sự tham gia của nhà nước vào giải quyết các tranh chấp liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa từ dân sự đến hình sự, vai trò của hóa đơn trong các giao dịch trở nên quan trọng hơn. 

Theo Đại từ điển Tiếng Việt của Trung tâm ngôn ngữ và văn hóa Việt Nam xuất bản năm 1998 lại định nghĩa: “Hóa đơn là giấy ghi các chỉ số như: tên người mua bán hàng, loại hàng bán ra, giá tiền để làm chứng từ”. 

Với cách hiểu như trên, hóa đơn luôn tồn tại dưới hình thức là giấy, là phương tiện ghi lại giao dịch dân sự giữa bên mua và bên bán về các loại hàng hóa cụ thể và chỉ được sử dụng trong lĩnh vực trao đổi, mua bán hàng hóa thông thường, chưa ghi nhận vai trò của hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của ngành dịch vụ, hóa đơn ngoài việc sử dụng trong hoạt động mua bán hàng hóa thông thường, còn được sử dụng cho các hoạt động cung ứng dịch vụ. Vì vậy, tại khoản 3 Điều 1 Nghị định số 89/2002/NĐ–CP quy định về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn ban hành ngày 07/11/2002 của Chính phủ quy định cụ thể về hóa đơn, theo đó: “Hoá đơn là chứng từ được in sẵn thành mẫu, in từ máy tính tiền, in thành vé có mệnh giá theo quy định của Nhà nước, xác nhận khối lượng, giá trị của hàng hoá, dịch vụ mua, bán, trao đổi, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ.” Với việc bước đầu quy định cụ thể nội hàm khái niệm về hóa đơn, pháp luật nước ta đã đặt những viên gạch đầu tiên cho việc xây dựng hành lang pháp lý đảm bảo căn cứ cho việc giải quyết xử lý các tranh chấp liên quan đến hóa đơn có thể phát sinh. 

Theo sự vận động và phát triển của hạ tầng kinh tế, thượng tầng pháp luật đã có nhiều thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt ra. Từ việc bắt đầu chấp nhận pháp nhân thương mại là một chủ thể chịu TNHS đến việc xây dựng các quy định về hóa đơn điện tử đáp ứng nhu cầu về cuộc cách mạng công nghệ đã dần hoàn thiện nội hàm khái niệm hóa đơn. Theo đó, tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ–CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, đã định nghĩa khái niệm này như sau: “Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”[29] 

Tương tự như hóa đơn, chứng từ cũng có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Theo Đại từ điển Tiếng Việt của Trung tâm ngôn ngữ và văn hóa Việt Nam xuất bản năm 1998 định nghĩa về chứng từ như sau: “Chứng từ là giấy tờ làm bằng chứng thu chi, xuất nhập” [3]. Tuy nhiên, khái niệm trên chưa làm nổi bật được vai trò pháp lý của chứng từ. Dưới góc độ pháp lý, khái niệm về chứng từ được định nghĩa theo từ điển luật học là: “Tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được thành lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và là tài liệu thông tin ban đầu của quản lý.”

2. Hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước là gì:

Với việc là “tài liệu” phản ánh một hoạt động, một sự kiện kinh tế đã cho thấy ngoại diện chứng từ không chỉ đơn thuần là “giấy tờ” làm căn cứ chứng minh cho hoạt động mua bán hàng hóa thông thường. Nó còn có vai trò, giá trị trong lưu thông hàng hóa (phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm kê,...) hay trong các giao dịch, hợp đồng dân sự (bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, bảng chấm công, làm thêm ngoài giờ, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội,...). Ngoài ra, chứng từ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực kế toán, được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán về các giao dịch của doanh nghiệp. Các thông tin được thể hiện trên chứng từ đại biểu cho số lượng, hiện vật, lao động và giá trị của hoạt động kinh tế. 

Đáp ứng yêu cầu cần làm rõ khái niệm và xây dựng hành lang pháp lý giải quyết các mâu thuẫn phát sinh có liên quan đến chứng từ, tại nghị định số 123/2020/NĐ–CP của Chính phủ ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ tại khoản 4 Điều 3 có quy định: “Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc Ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”. Đồng thời, ngoài việc ghi nhận thông tin về một hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, chứng từ còn ghi nhận các thông tin liên quan đến thuế và hoạt động xung quanh thuế. 

Ngân sách nhà nước hay ngân sách quốc gia là một phạm trù kinh tế, là một thành phần trong hệ thống tài chính quốc gia. Sự hình thành và phát triển của Ngân sách nhà nước gắn liền với sự ra đời của nhà nước hay nói cách khác, sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế hàng hóa đã tạo tiền đề cho sự phát sinh, tồn tại và phát triển của Ngân sách nhà nước . 

Ở nước ta, Luật Ngân sách nhà nước của Việt Nam đã được Quốc hội thông qua ngày 16/12/2002 đã định nghĩa khái niệm này tại Điều 1 như sau: “Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước trong dự toán đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để đảm bảo thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của nhà nước”. Hay mới đây nhất, tại khoản 14 Điều 4 Luật Ngân sách nhà nước năm 2015 cũng đã làm rõ khái niệm này cụ thể: “Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước được dự toán và thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định để bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước.” 

Nhìn chung, tiếp cận khái niệm Ngân sách nhà nước từ trong các quy phạm pháp luật của nước ta có thể thấy bản chất của Ngân sách nhà nước là: (i) đây là quỹ tiền tệ tập trung của cả quốc gia; (ii) là bản kế hoạch tài chính cơ bản, dự trù thu, chi của nhà nước trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm); (iii) là những quan hệ kinh tế phát sinh, gắn liền với quá trình nhà nước tạo lập, huy động, phân phối và sử dụng các nguồn tài chính khác nhau thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhất định. 

Thu Ngân sách nhà nước là việc Nhà nước dùng quyền lực của mình để tập trung một phần nguồn tài chính quốc gia hình thành quỹ Ngân sách nhà nước nhằm đáp ứng các nhu cầu chi tiêu cần thiết của Nhà nước. Theo khoản 1 Điều 5 Luật Ngân sách nhà nước năm 2015 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017 quy định về hoạt động thu Ngân sách nhà nước bao gồm: “Toàn bộ các khoản thu từ thuế, lệ phí;...”. 

Như vậy có thể hóa đơn, chứng từ vừa là căn cứ giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vừa là cơ sở cho việc xác định giá trị tính thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp nộp Ngân sách nhà nước vừa dùng làm cơ sở ban đầu cho việc kê khai, khấu trừ, hạch toán chi phí, xác định thuế, lệ phí nhằm xác định chính xác nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước, qua đó kịp thời phát hiện ra những trường hợp gian lận thuế, trốn thuế, chiếm đoạt tiền thuế của nhà nước. 

Có thể thấy, về bản chất, hóa đơn, chứng từ thu nộp Ngân sách nhà nước trước tiên phải là hóa đơn, chứng từ dùng trong hoạt động kinh tế nói chung, nhưng nó được sử dụng để hỗ trợ việc thu nộp Ngân sách nhà nước . Nó vừa là công cụ quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp vừa là phương tiện kê khai thuế nộp Ngân sách nhà nước của doanh nghiệp. Tuy chưa được định nghĩa cụ thể, rõ ràng trong bất kỳ một văn bản pháp lý nào tuy nhiên, dựa vào các văn bản pháp lý chuyên ngành liên quan đến hóa đơn, chứng từ, thuế, Ngân sách nhà nước cũng như sự phân tích trên có thể rút ra khái niệm cơ bản về hóa đơn, chứng từ thu nộp Ngân sách nhà nước như sau: 

“Hóa đơn, chứng từ thu nộp Ngân sách nhà nước là toàn bộ các hóa đơn, chứng từ gồm cả hóa đơn, chứng từ giấy và hóa đơn, chứng từ điện tử được in, lập, khởi tạo theo đúng quy định của pháp luật, được dùng cho hoạt động thu nộp Ngân sách nhà nước .”