Giấy xác nhận nơi cư trú có thể thay sổ hộ khẩu hay không?

1. Giấy xác nhận nơi cư trú có thể thay sổ hộ khẩu hay không?

Từ ngày 01 tháng 01 năm 2023 đã chính thức khai tử sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy. Theo quy định tại Nghị định 104/2022/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn các thủ tục về hành chính, dịch vụ công có yêu cầu nộp và xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy đã được thay thế bằng việc khai thác, sử dụng các thông tin về nơi cư trú.

Tại các CQ hành chính, việc khai thác và sử dụng thông tin về nơi cư trú của công dân ở trong Cơ sở dữ liệu QG về dân cư được thực hiện theo một trong bốn phương thức như sau:

– Tra cứu, khai thác, sử dụng thông tin cá nhân thông qua chức năng của Hệ thống thông tin để giải quyết các thủ tục hành chính của cấp Bộ, cấp tỉnh đã được kết nối với Cơ sở dữ liệu QG về dân cư hoặc thồn qua Cổng dịch vụ công QG;

– Tra cứu thông tin cá nhân thông qua tài khoản định danh điện tử của công dân trong ứng dụng VNeID;

– Sử dụng các thiết bị đầu đọc đã được kết nối trực tuyến với Cơ sở dữ liệu QG về dân cư, bao gồm các thiết bị đọc mã QRCode hoặc các thiết bị đọc chip trên thẻ CCCD có gắn chip;

– Các phương thức khai thác, sử dụng thông tin khác theo quy định của PL chuyên ngành. Trường hợp không thể ta cứu, khai thác được thông tin nơi cư trú của công dân theo bốn phương thức đã nêu trên, CQ có thẩm quyền, cá nhân tiếp nhận, giải quyết thủ tục về hành chính, dịch vụ công sau đó mới yêu cầu công dân nộp bản sao hoặc xuất trình một trong các loại giấy tờ mà có giá trị chứng minh về thông tin nơi cư trú đó là:

+ Thẻ CCCD

+ Giấy CMND

+ Giấy xác nhận thông tin về cư trú

+ Giấy thông báo số định danh cá nhân thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu QG về dân cư.

Theo quy định trên, Nghị định 104/2022/NĐ-CP của Chính phủ quy định CQ giải quyết thủ tục hành chính trước hết phải khai thác và sử dụng thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu QG về dân cư. Trường hợp cơ quan giải quyết thủ tục hành chính không thể khai thác được thông tin cư trú của công dân trên Cơ sở dữ liệu QG về dân cư theo các phương thức đã quy định thì mới yêu cầu công dân nộp hoặc xuất trình các loại giấy tờ khác như CCCD, giấy CMND, giấy xác nhận thông tin cư trú,….

Như vậy, giấy xác nhận nơi cư trú có thể thay thế cho sổ hộ khẩu nhưng đây không phải là loại giấy tờ bắt buộc phải được sử dụng thay cho sổ hộ khẩu.

2. Cách thức để xin giấy xác nhận cư trú:

Cách 1: Nộp hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú trực tiếp tại Công an cấp xã.

Cách 2: Nộp hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú: Giờ hành chính làm việc trong các ngày từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của pháp PL).

3. Trình tự, thủ tục thực hiện xin giấy xác nhận cư trú:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú

– Cá nhân, tổ chức chuẩn bị một bộ hồ sơ nêu trên theo đúng quy định của pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú tại Công an cấp xã. 

– Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ đã chuẩn bị tại Công an cấp xã hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua các Cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến ví dụ như: Cổng dịch vụ công qua Cổng dịch vụ công QG, hoặc nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công của Bộ Công an hoặc Cổng dịch vụ công quản lý cư trú. Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Giờ hành chính làm việc trong các ngày từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của PL).

Bước 3: Cơ quan đăng ký cư trú kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú của cá nhân, tổ chức 

– Trường hợp hồ sơ đã có đầy đủ điều kiện và hợp lệ thì cơ quan đăng ký cư trú tiếp nhận hồ sơ đồng thời cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày để trả kết quả cho cá nhân, tổ chức đã đăng ký;

– Trường hợp hồ sơ có đủ điều kiện nhưng hồ sơ chưa đủ thì cơ quan đăng ký cư trú hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và cấp Phiếu hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cho cá nhân, tổ chức đăng ký;

– Trường hợp hồ sơ không có đầy đủ các điều kiện thì cơ quan đăng ký cư trú từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức đăng ký.

Bước 4: Nhận kết quả

Căn cứ theo ngày hẹn đã được ghi trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ và ngày hẹn trả kết quả để nhận thông báo kết quả giải quyết các thủ tục đăng ký cư trú (nếu có).

4. Một số câu hỏi thường gặp:

4.1. Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú:

Ngoài Giấy xác nhận thông tin về cư trú thì có một số loại giấy tờ khác có giá trị để chứng minh thông tin về cư trú đó là:

– Thẻ CCCD

– Giấy CMND

– Giấy thông báo số định danh cá nhân và thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu QG về dân cư.

4.2. Giấy xác nhận thông tin cư trú có hoàn toàn thay thế sổ hộ khẩu hay không?

Sau khi sổ hộ khẩu đã bị khai tử thì Giấy xác nhận thông tin về cư trú sẽ thay thế cho sổ hộ khẩu. Tuy nhiên, khi cơ sở dữ liệu QG về dân cư hoàn thiện thì Giấy xác nhận thông tin về cư trú lúc này sẽ không còn cần thiết phải có nữa. Vì khi các cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức khác có liên quan làm việc thì sẽ được khai thác, sử dụng các thông tin có trong Cơ sở dữ liệu QG về dân cư. Do đó, khi làm thủ tục bạn chỉ cần cung cấp thẻ CCCD là đã có đầy đủ các thông tin của mình.

4.3. Thời hạn của giấy xác nhận thông tin cư trú:

Thời hạn của Giấy xác nhận thông tin cư trú còn tùy vào từng trường hợp cụ thể do đó Giấy xác nhận thông tin cư trú sẽ có thời hạn khác nhau, cụ thể như sau:

– Trường hợp thứ nhất: Xác nhận thông tin cho người đã đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú thì Giấy xác nhận thông tin về cư trú sẽ có giá trị trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp.

– Trường hợp thứ hai: Xác nhận thông tin cho người chưa có đầy đủ các điều kiện để đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú thì Giấy xác nhận thông tin về cư trú có giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày được cấp.

– Trường hợp thứ ba: Xác nhận thông tin về cư trú của công dân có sự điều chỉnh, thay đổi và đã được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cư trú thì Giấy xác nhận thông tin về cư trú hết giá trị kể từ thời điểm thông tin về cư trú của công dân thay đổi.

4.4. Xin giấy xác nhận cư trú ở đâu, có mất tiền không?

– Căn cứ vào hướng dẫn tại Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06 ngày 06 tháng 7 năm 2021 của Bộ Công an, công dân có thể trực tiếp xin Giấy xác nhận cư trú tại Công an cấp xã hoặc công dân có thể nộp hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú trực tuyến thông qua các cổng dịch vụ công như: Cổng dịch vụ công QG, Cổng dịch vụ công của BCA, Cổng dịch vụ công về quản lý cư trú.

– Căn cứ hướng dẫn tại Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06, hiện nay thủ tục xin giấy xác nhận cư trú chưa quy định về phí và lệ phí. Do đó, khi đi đăng ký xác nhận cư trú người dân không cần phải nộp bất cứ loại phí hay lệ phí nào cả.

4.5. Khi xin giấy xác nhận cư trú cần phải chuẩn bị những hồ sơ gì?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06 của Bộ Công an, công dân khi xin giấy xác nhận cư trú cần phải chuẩn bị: Tờ khai thay đổi thông tin về cư trú (theo mẫu CT01 ban hành có kèm theo Thông tư 56/2021/TT-CBA  ngày 15/5/2021 quy định về biểu mẫu trong đăng ký, quản lý cư trú).

Sau đó, kể từ ngày cơ quan đăng ký cư trú nhận được hồ sơ xin giấy xác nhận cư trú của công dân hợp lệ thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm cấp xác nhận thông tin cư trú cho công dân trong thời hạn một ngày làm việc với trường hợp thông tin cư trú có trong Cơ sở dữ liệu GQ về dân cư và trong thời hạn ba ngày làm việc với trường hợp cần phải xác minh; trường hợp cơ quan đăng ký cư trú từ chối giải quyết xác nhận thông tin cư trú cho công dân thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.