Thủ tục ủy quyền thừa kế được thực hiện như thế nào?

1. Cá nhân có thể ủy quyền thừa kế không?

Theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng ủy quyền được hiểu là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó một bên giao cho bên kia thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc nhất định. Cụ thể:

• Bên ủy quyền giao cho bên được ủy quyền thực hiện công việc hoặc giao dịch nhân danh mình và có thể trả thù lao hoặc không trả thù lao, tùy theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật;
• Bên nhận ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc đã được ủy quyền nhân danh bên ủy quyền, đồng thời được hưởng thù lao hoặc không hưởng thù lao tùy theo thỏa thuận giữa các bên hoặc theo quy định của pháp luật.

Từ quy định nêu trên có thể thấy, pháp luật dân sự cho phép các chủ thể tự do thỏa thuận về việc ủy quyền trong các quan hệ dân sự, trong đó có các công việc liên quan đến thừa kế. Đồng thời, Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản pháp luật liên quan không có quy định cấm việc ủy quyền thực hiện các thủ tục thừa kế.

Vì vậy, người thừa kế CÓ QUYỀN ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện các thủ tục liên quan đến việc nhận di sản thừa kế khi không thể trực tiếp tham gia.

Trong thực tế, việc ủy quyền trong quan hệ thừa kế có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào vai trò của các bên. Người thừa kế có thể ủy quyền cho người khác thay mình tham gia các thủ tục pháp lý, hoặc một cá nhân khác có thể nhận ủy quyền để thực hiện các công việc liên quan đến thừa kế. Các công việc thường được ủy quyền bao gồm:

• Tham gia thỏa thuận phân chia di sản thừa kế;
• Thực hiện khai nhận di sản thừa kế tại tổ chức hành nghề công chứng;
• Nhận di sản thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật;
• Thực hiện thủ tục từ chối nhận di sản thừa kế;
• Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến việc đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản thừa kế.

Cần lưu ý, trong trường hợp việc ủy quyền liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản (như nhận thừa kế theo di chúc, khai nhận di sản thừa kế hoặc phân chia di sản thừa kế có liên quan đến nhà đất…) thì không được thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền thông thường. Quy định này được nêu tại Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

Do đó, trong các trường hợp nêu trên, nếu các bên có nhu cầu lập văn bản ủy quyền để thực hiện các thủ tục liên quan đến thừa kế thì bắt buộc phải lập “hợp đồng ủy quyền” và thực hiện công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng) theo quy định của pháp luật. Việc công chứng hợp đồng ủy quyền nhằm bảo đảm tính hợp pháp của giao dịch, đồng thời là căn cứ để các cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết các thủ tục liên quan đến di sản thừa kế.

2. Thủ tục ủy quyền thừa kế được thực hiện như thế nào?

Trong trường hợp người thừa kế không thể trực tiếp tham gia các thủ tục liên quan đến việc khai nhận hoặc phân chia di sản, họ có thể lập hợp đồng ủy quyền để người khác thay mặt mình thực hiện các công việc liên quan đến thừa kế. Việc ủy quyền này phải được lập thành văn bản và thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật dân sự và pháp luật về công chứng.

Thủ tục ủy quyền thừa kế nhìn chung không quá phức tạp, tuy nhiên để đảm bảo giá trị pháp lý các bên cần thực hiện đúng quy định về hồ sơ, cơ quan công chứng, trình tự thực hiện và nghĩa vụ tài chính. Cụ thể như sau:

2.1. Thành phần hồ sơ:

Khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền thừa kế, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

Thứ nhất, Phiếu yêu cầu công chứng. Đây là văn bản do tổ chức hành nghề công chứng cung cấp và lập theo mẫu. Phiếu yêu cầu công chứng là căn cứ để tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận và xử lý yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền của người thừa kế.

Thứ hai, dự thảo hợp đồng ủy quyền (nếu có). Các bên có thể tự chuẩn bị trước dự thảo hợp đồng ủy quyền hoặc đề nghị công chứng viên soạn thảo. Nội dung hợp đồng cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như:

• Thông tin của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền;
• Thông tin về di sản thừa kế;
• Nội dung và phạm vi ủy quyền (ủy quyền thực hiện việc khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, nhận di sản thừa kế…);
• Thời hạn ủy quyền;
• Thù lao ủy quyền (nếu có);
• Quyền và nghĩa vụ của các bên.

Thứ ba, giấy tờ tùy thân của các bên. Các bên tham gia hợp đồng ủy quyền phải cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ như:

• Chứng minh nhân dân;
• Căn cước công dân;
• Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

Thứ tư, giấy tờ liên quan đến đối tượng của hợp đồng ủy quyền. Trong trường hợp này, đối tượng của hợp đồng ủy quyền là di sản thừa kế, vì vậy cần cung cấp các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản. Tùy từng loại tài sản, các giấy tờ có thể bao gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (Sổ đỏ, sổ hồng);
• Sổ tiết kiệm;
• Giấy đăng ký xe;
• Các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản khác.

Ngoài các giấy tờ nộp dưới dạng bản sao, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để công chứng viên đối chiếu theo quy định của pháp luật về công chứng.

2.2. Cơ quan thực hiện:

Sau khi thống nhất về nội dung ủy quyền, bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền có thể đến bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào để thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền. Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

• Phòng công chứng (đơn vị sự nghiệp công lập);
• Văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng tư nhân).

Một điểm đáng lưu ý là các bên không nhất thiết phải đến cùng một tổ chức hành nghề công chứng để ký kết hợp đồng ủy quyền. Trong trường hợp các bên ở xa nhau hoặc không thể có mặt cùng lúc, thủ tục công chứng có thể được thực hiện theo từng bước như sau:

• Bên ủy quyền đến một tổ chức hành nghề công chứng để ký và công chứng phần của mình trong hợp đồng ủy quyền;
• Sau đó, bên nhận ủy quyền nhận bản hợp đồng ủy quyền đã được công chứng phần của bên ủy quyền và mang đến một tổ chức hành nghề công chứng khác để ký và công chứng tiếp vào hợp đồng;
• Sau khi hoàn tất việc ký và công chứng của cả hai bên, hợp đồng ủy quyền mới có hiệu lực pháp lý đầy đủ.

2.3. Thời gian và trình tự thực hiện thủ tục ủy quyền thừa kế:

Theo quy định của pháp luật về công chứng, thời hạn giải quyết việc công chứng hợp đồng ủy quyền không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Tuy nhiên, trên thực tế, do hợp đồng ủy quyền thường có nội dung không quá phức tạp nên việc công chứng thường được thực hiện và hoàn tất ngay trong ngày làm việc.

Trình tự thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền thừa kế thông thường gồm các bước sau:

• Bước 1: Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng;
• Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ và tính hợp pháp của nội dung hợp đồng;
• Bước 3: Các bên đọc lại nội dung hợp đồng ủy quyền;
• Bước 4: Các bên ký hoặc điểm chỉ vào hợp đồng trước mặt Công chứng viên;
• Bước 5: Công chứng viên ký, đóng dấu và trả kết quả cho người yêu cầu công chứng.

Sau khi hợp đồng ủy quyền được công chứng, bên nhận ủy quyền có thể thay mặt bên ủy quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến việc nhận hoặc phân chia di sản thừa kế theo nội dung đã được thỏa thuận.

3. Thủ tục ủy quyền thừa kế có mất phí không?

Hợp đồng ủy quyền là loại hợp đồng không tính phí công chứng theo giá trị tài sản mà chỉ áp dụng mức phí cố định.

Theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức phí công chứng hợp đồng ủy quyền là 50.000 đồng/trường hợp (Khoản 3 Điều 4).

Ngoài khoản phí công chứng nêu trên, người yêu cầu công chứng có thể phải trả thêm thù lao công chứng (nếu có), bao gồm các khoản như:

• Phí soạn thảo hợp đồng;
• Phí đánh máy, in ấn;
• Chi phí sao chụp hồ sơ.

Như vậy, mức thù lao công chứng này không cố định mà do từng tổ chức hành nghề công chứng quy định nhưng phải nằm trong khung mức trần do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức công chứng hoạt động ban hành.

THAM KHẢO THÊM:

• Luật sư tư vấn phân chia thừa kế, khai nhận di sản thừa kế
• Chia thừa kế cho người chưa đủ 18 tuổi, chưa thành niên
• Di chúc thừa kế được lập trong bệnh viện có hiệu lực không?