Dịch vụ xin cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng theo quy định mới

1. Quy định về cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất:

1.1. Hồ sơ xin cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng:

Khi thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (thường gọi là sổ đỏ, sổ hồng), người sử dụng đất cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 101/2024/NĐ-CP và Nghị định số 151/2025/NĐ-CP. Theo thủ tục hành chính được công bố hiện hành, thành phần hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất: Sử dụng Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP. Người đề nghị cần kê khai đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân, thửa đất và nội dung đề nghị cấp đổi;
• Giấy chứng nhận đã được cấp: Nộp bản chính sổ đỏ, sổ hồng hiện đang sử dụng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và thực hiện thủ tục cấp đổi;
• Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất: Bổ sung đối với trường hợp cấp đổi do thay đổi kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu thửa đất sau khi đo đạc mà ranh giới thửa đất không thay đổi; hoặc trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc để xác định lại kích thước, diện tích thửa đất theo quy định.

Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy từng trường hợp cụ thể, cơ quan giải quyết có thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu hoặc yêu cầu cung cấp thêm tài liệu có liên quan. Chẳng hạn, trường hợp đề nghị ghi tên cả vợ và chồng trên Giấy chứng nhận thì cơ quan đăng ký đất đai thực hiện khai thác thông tin tình trạng hôn nhân; nếu không khai thác được thì người sử dụng đất cần bổ sung giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ khác chứng minh tình trạng hôn nhân.

Việc chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng bị yêu cầu bổ sung, sửa đổi giấy tờ và góp phần rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng.

1.2. Cơ quan giải quyết thủ tục cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng:

• Theo quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai hiện hành, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai là cơ quan trực tiếp thực hiện việc cấp đổi Giấy chứng nhận. Thẩm quyền thực hiện cụ thể được xác định theo đối tượng sử dụng đất và quy định phân cấp, phân quyền trong lĩnh vực đất đai.
• Đối với cá nhân, cộng đồng dân cư và người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, thủ tục cấp đổi được thực hiện tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Đối với tổ chức trong nước và các tổ chức, cá nhân thuộc nhóm đối tượng được quy định, cơ quan thực hiện là Văn phòng đăng ký đất đai.

Người có nhu cầu cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp trực tiếp: Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận có thẩm quyền;
• Nộp trực tuyến: Thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công theo quy định và điều kiện tiếp nhận hồ sơ trực tuyến;
• Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận: Người sử dụng đất có thể nộp hồ sơ tại địa điểm đã thỏa thuận với Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thành phần hồ sơ, cấp giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

1.3. Thời gian giải quyết cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng:

Thời gian giải quyết thủ tục cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng được quy định khác nhau tùy thuộc vào lý do cấp đổi và tình trạng thực tế của thửa đất. Theo thủ tục hành chính được công bố tại Quyết định số 2304/QĐ-BNNMT ngày 23/6/2025, thời hạn giải quyết được xác định như sau:

a. Đối với các trường hợp cấp đổi thông thường:

• Không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
• Không quá 10 ngày làm việc đối với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn;
• Thời hạn này áp dụng đối với các trường hợp như: người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 01/8/2024 sang mẫu Giấy chứng nhận mới; sổ đỏ, sổ hồng bị ố, nhòe, rách, hư hỏng; cấp riêng Giấy chứng nhận cho từng thửa đất từ một Giấy chứng nhận đã cấp chung; điều chỉnh mục đích sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận theo quy định; xác định lại vị trí thửa đất ghi trên Giấy chứng nhận; bổ sung tên cả vợ và chồng hoặc ghi đầy đủ tên các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình.

b. Đối với trường hợp cấp đổi do đo đạc lại thửa đất:

• Thời gian giải quyết không quá 10 ngày làm việc đối với trường hợp thay đổi kích thước các cạnh, diện tích hoặc số hiệu thửa đất do đo đạc, lập bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính mà ranh giới thửa đất không thay đổi;
• Đối với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời gian giải quyết cũng không quá 10 ngày làm việc;
• Trường hợp cấp đổi đồng loạt cho nhiều người sử dụng đất do thực hiện dự án đo đạc, lập bản đồ địa chính thì thời gian giải quyết được thực hiện theo dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Lưu ý: Thời hạn nêu trên là thời gian giải quyết thủ tục theo quy định. Trên thực tế, tiến độ có thể chịu ảnh hưởng bởi việc bổ sung hồ sơ, thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các công việc chuyên môn cần thiết khác. Vì vậy, người sử dụng đất nên kiểm tra kỹ giấy tờ và xác định đúng trường hợp cấp đổi trước khi nộp hồ sơ.

• Gọi 037.6999996 để sử dụng dịch vụ xin cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng theo quy định mới!
• Hoặc kết nối Zalo (037.6999996) để được tư vấn các quy định về cấp đổi sổ hồng!

2. Dịch vụ xin cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng tại Luật Dương Gia:

2.1. Tư vấn điều kiện và trường hợp được cấp đổi Giấy chứng nhận:

• Luật Dương Gia tiếp nhận thông tin, kiểm tra tình trạng Giấy chứng nhận và tư vấn cho khách hàng xác định trường hợp của mình có đủ điều kiện thực hiện thủ tục cấp đổi hay không. Luật sư phân tích các quy định pháp luật liên quan đến từng trường hợp như sổ đỏ bị rách, hư hỏng, thông tin trên Giấy chứng nhận có sai lệch, thay đổi thông tin người sử dụng đất hoặc có nhu cầu đổi sang mẫu Giấy chứng nhận mới.
• Trên cơ sở hồ sơ thực tế, Luật sư xác định phương án thực hiện phù hợp, tư vấn những vấn đề cần lưu ý và giải thích các quyền, nghĩa vụ của người sử dụng đất trong quá trình cấp đổi. Đối với trường hợp có sự thay đổi về diện tích, ranh giới hoặc thông tin pháp lý của thửa đất, Luật sư sẽ đánh giá nguyên nhân và hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục cần thiết trước khi đề nghị cấp đổi.

2.2. Kiểm tra giấy tờ, rà soát thông tin pháp lý về thửa đất:

• Trước khi lập hồ sơ, Luật Dương Gia hỗ trợ khách hàng kiểm tra Giấy chứng nhận đã được cấp và các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất. Nội dung rà soát tập trung vào thông tin người sử dụng đất, số thửa, tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ thửa đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng và các thông tin khác được ghi nhận trên Giấy chứng nhận.
• Đối với trường hợp thông tin trên sổ đỏ không thống nhất với giấy tờ nhân thân, hồ sơ địa chính hoặc hiện trạng sử dụng đất, Luật sư sẽ xác định nguyên nhân và tư vấn hướng xử lý. Trường hợp cần đo đạc, trích đo địa chính hoặc bổ sung giấy tờ chứng minh, khách hàng được hướng dẫn chuẩn bị tài liệu phù hợp để tránh ảnh hưởng đến quá trình giải quyết hồ sơ.

2.3. Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ xin cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng:

• Luật Dương Gia hỗ trợ khách hàng chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận theo đúng quy định pháp luật. Công việc bao gồm hướng dẫn kê khai đơn đăng ký biến động đất đai, kiểm tra thông tin trên biểu mẫu, rà soát bản chính Giấy chứng nhận đã cấp và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết tùy thuộc vào lý do cấp đổi.
• Đối với những trường hợp có tình tiết phức tạp như thay đổi thông tin người sử dụng đất, cấp đổi do đo đạc lại hoặc cần làm rõ sự khác biệt giữa hồ sơ địa chính và Giấy chứng nhận cũ, Luật sư sẽ tư vấn phương án hoàn thiện hồ sơ tương ứng. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác các tài liệu giúp hạn chế nguy cơ bị từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần.

2.4. Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền:

• Theo phạm vi công việc và nội dung ủy quyền, Luật Dương Gia hỗ trợ hoặc đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền, theo dõi quá trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng. Luật sư đồng thời hỗ trợ khách hàng thực hiện các công việc cần thiết khi cơ quan đăng ký đất đai yêu cầu bổ sung giấy tờ, giải trình thông tin hoặc xác minh tình trạng pháp lý của thửa đất.
• Trong quá trình giải quyết, Luật sư theo dõi tiến độ hồ sơ, tiếp nhận thông tin phản hồi và tư vấn phương án xử lý nếu phát sinh vướng mắc. Sau khi có kết quả, Luật Dương Gia hỗ trợ khách hàng kiểm tra nội dung Giấy chứng nhận mới, bảo đảm các thông tin về người sử dụng đất và thửa đất được ghi nhận phù hợp với hồ sơ đã được giải quyết.

2.5. Theo dõi tiến độ và hỗ trợ xử lý vướng mắc trong quá trình cấp đổi:

• Thủ tục cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng có thể phát sinh khó khăn khi hồ sơ cũ bị thất lạc, thông tin trên Giấy chứng nhận không thống nhất, diện tích thực tế khác với giấy tờ hoặc có vướng mắc liên quan đến quyền sử dụng đất. Trong những trường hợp này, Luật Dương Gia tiếp tục hỗ trợ khách hàng xác định nguyên nhân, rà soát căn cứ pháp lý và lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
• Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian giải quyết hoặc có thông báo từ chối thực hiện thủ tục chưa rõ căn cứ, Luật sư sẽ nghiên cứu nội dung phản hồi của cơ quan có thẩm quyền, tư vấn việc bổ sung tài liệu, giải trình hoặc thực hiện quyền kiến nghị theo quy định. Trường hợp phát sinh tranh chấp về quyền sử dụng đất hoặc quyền lợi của người sử dụng đất bị xâm phạm, Luật Dương Gia có thể tư vấn phương án giải quyết tranh chấp và hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục pháp lý có liên quan.
• Với sự đồng hành của Luật sư, khách hàng được hỗ trợ từ khâu kiểm tra hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ đến khi hoàn thành thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận, qua đó hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình thực hiện.

3. Câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp đổi sổ đỏ, sổ hồng:

3.1. Sổ đỏ bị rách, hư hỏng có phải thực hiện thủ tục cấp đổi không?

Căn cứ tiểu mục 1 Mục C.VII Phần V Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, các trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận đã cấp:

• Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 01 tháng 8 năm 2024 sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
• Giấy chứng nhận đã cấp bị ố, nhòe, rách, hư hỏng; 
• Giấy chứng nhận đã cấp chung cho nhiều thửa đất mà thực hiện cấp riêng cho từng thửa đất theo nhu cầu của người sử dụng đất và trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất quy định tại Mục 7 Phần XV của “Phần C. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI, TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT” này;
• Mục đích sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận đã cấp theo quy định của pháp luật về đất đai tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp khác với mục đích sử dụng đất theo phân loại đất quy định tại Điều 9 Luật Đất đai và quy định tại Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai;
• Vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận đã cấp không chính xác so với vị trí thực tế sử dụng đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp; 
• Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của vợ và chồng mà Giấy chứng nhận đã cấp chỉ ghi họ, tên của vợ hoặc của chồng, nay có yêu cầu cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất để ghi cả họ, tên vợ và họ, tên chồng…

Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị rách, hư hỏng, nhòe hoặc không còn bảo đảm khả năng sử dụng thì người sử dụng đất có thể thực hiện thủ tục cấp đổi theo quy định pháp luật. Khi nộp hồ sơ, người sử dụng đất cần chuẩn bị đơn đăng ký biến động đất đai theo mẫu hiện hành và bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp. Cơ quan đăng ký đất đai sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và thực hiện thủ tục cấp đổi nếu đáp ứng đủ điều kiện.

3.2. Giấy chứng nhận được cấp trước ngày 01/8/2024 có bắt buộc phải đổi sang mẫu mới không?

• Không. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp trước ngày 01/8/2024 vẫn có giá trị pháp lý và không bắt buộc phải đổi sang mẫu Giấy chứng nhận mới chỉ vì khác về hình thức.
• Tuy nhiên, người sử dụng đất có thể đề nghị cấp đổi nếu có nhu cầu hoặc thuộc một trong các trường hợp được pháp luật quy định. Chẳng hạn như Giấy chứng nhận bị hư hỏng, thông tin không chính xác hoặc cần cấp riêng Giấy chứng nhận cho từng thửa đất theo quy định…

3.3. Thông tin trên sổ đỏ thay đổi có phải thực hiện thủ tục cấp đổi không?

• Tùy từng trường hợp. Nếu thông tin của người sử dụng đất hoặc thông tin thửa đất có thay đổi, người sử dụng đất cần xác định thủ tục pháp lý tương ứng là đăng ký biến động, đính chính hay cấp đổi Giấy chứng nhận.
• Không phải mọi trường hợp thay đổi thông tin đều phải cấp đổi sổ đỏ. Chẳng hạn, việc thay đổi thông tin cá nhân có thể được giải quyết thông qua thủ tục đăng ký biến động; trong khi một số trường hợp sai lệch thông tin hoặc thay đổi đặc điểm thửa đất có thể cần thực hiện thủ tục đính chính hoặc cấp đổi.
• Để tránh thực hiện sai thủ tục, người sử dụng đất nên kiểm tra hồ sơ và xác định rõ nguyên nhân thay đổi trước khi nộp yêu cầu.

3.4. Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ không?

• Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
• Pháp luật không có quy định nào cấm các bên lập hợp đồng ủy quyền làm sổ đỏ. Người sử dụng đất có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận theo quy định pháp luật.
• Việc ủy quyền cần được lập thành văn bản với phạm vi công việc rõ ràng, thể hiện quyền nộp hồ sơ, bổ sung giấy tờ, nhận kết quả và thực hiện các công việc liên quan theo thỏa thuận. Người được ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền hợp lệ khi thực hiện thủ tục. Trường hợp không có thời gian trực tiếp làm việc với cơ quan đăng ký đất đai, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ của Luật Dương Gia để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục theo phạm vi ủy quyền.