Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài

1. Những trường hợp được cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài:

Theo quy định của pháp luật Việt Nam về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, thẻ tạm trú thăm thân chỉ được cấp trong những trường hợp có quan hệ gia đình gần gũi, gắn liền với người bảo lãnh đang cư trú hợp pháp và ổn định tại Việt Nam. Cụ thể:

1.1. Người nước ngoài chưa đủ 18 tuổi có cha hoặc mẹ đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam:

Người nước ngoài chưa đủ 18 tuổi được xem xét cấp thẻ tạm trú thăm thân khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Có cha hoặc mẹ là người nước ngoài;
• Cha hoặc mẹ đã được cấp thẻ tạm trú tại Việt Nam hoặc thuộc diện đủ điều kiện được cấp thẻ tạm trú theo quy định pháp luật;
• Mục đích nhập cảnh là đoàn tụ gia đình, thăm thân, không nhằm mục đích lao động, đầu tư hay hoạt động sinh lợi khác.

Việc cấp thẻ tạm trú trong trường hợp này nhằm bảo đảm quyền đoàn tụ gia đình của người nước ngoài; đồng thời tạo điều kiện cho con chưa thành niên cư trú ổn định, hợp pháp cùng cha hoặc mẹ tại Việt Nam trong thời gian dài, thay vì phải gia hạn thị thực nhiều lần.

Thời hạn của thẻ tạm trú thăm thân trong trường hợp này không vượt quá thời hạn thẻ tạm trú của người bảo lãnh.

1.2. Người nước ngoài là vợ hoặc chồng của người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam:

Người nước ngoài là vợ hoặc chồng hợp pháp của người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam được xem xét cấp thẻ tạm trú thăm thân nếu:

• Quan hệ hôn nhân được xác lập hợp pháp theo pháp luật của quốc gia có thẩm quyền và được Việt Nam công nhận;
• Người bảo lãnh (vợ hoặc chồng) đã được cấp thẻ tạm trú hoặc thuộc diện đủ điều kiện được cấp thẻ tạm trú tại Việt Nam;
• Mục đích cư trú là thăm thân, đoàn tụ gia đình, không trực tiếp tham gia lao động khi chưa được cấp phép theo quy định.

Việc cấp thẻ tạm trú thăm thân cho vợ hoặc chồng giúp người nước ngoài cư trú ổn định, dài hạn tại Việt Nam, tránh việc phải xuất nhập cảnh nhiều lần; đồng thời tạo nền tảng pháp lý cho các thủ tục tiếp theo như xin giấy phép lao động hoặc chuyển đổi mục đích cư trú khi đủ điều kiện…

1.3. Các trường hợp không thuộc diện được cấp thẻ tạm trú thăm thân:

Không phải mọi quan hệ thăm thân đều được cấp thẻ tạm trú. Trên thực tế, pháp luật Việt Nam giới hạn rất rõ phạm vi đối tượng được cấp thẻ tạm trú thăm thân. Cụ thể, các trường hợp sau không thuộc diện được cấp thẻ tạm trú. Bao gồm nhưng không giới hạn:

• Con từ đủ 18 tuổi trở lên của người nước ngoài;
• Anh, chị, em ruột;
• Ông, bà, cô, dì, chú, bác và các quan hệ thân nhân khác.

Đối với các trường hợp này, người nước ngoài chỉ được xem xét cấp thị thực thăm thân (visa) với thời hạn tối đa không quá 06 tháng cho mỗi lần cấp và không được cấp thẻ tạm trú (dù người bảo lãnh đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam).

Việc phân biệt rõ giữa thẻ tạm trú và thị thực thăm thân là rất quan trọng bởi thẻ tạm trú có giá trị cư trú dài hạn, trong khi thị thực chỉ có tính chất ngắn hạn và phải gia hạn hoặc xuất cảnh khi hết hạn.

2. Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài:

2.1. Thành phần hồ sơ:

Để được xem xét cấp thẻ tạm trú có thời hạn 03 năm tại Việt Nam, người nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cá nhân kèm theo giấy tờ chứng minh mục đích và căn cứ cư trú hợp pháp. Hồ sơ cụ thể bao gồm:

a. Hồ sơ chung bắt buộc:

Áp dụng đối với mọi trường hợp xin cấp thẻ tạm trú 03 năm, người nước ngoài cần chuẩn bị:

• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú (Mẫu NA8), kê khai đầy đủ, chính xác thông tin theo hộ chiếu;
• Hộ chiếu bản gốc, còn thời hạn sử dụng theo quy định pháp luật;
• Giấy xác nhận đăng ký tạm trú hoặc sổ đăng ký tạm trú, đã được Công an phường/xã nơi cư trú xác nhận;
• 02 ảnh màu kích thước 2cm x 3cm, nền trắng, chụp thẳng mặt, không đội mũ, không đeo kính màu, chụp không quá 06 tháng;
• Các giấy tờ bổ sung khác, tùy thuộc vào từng trường hợp cư trú cụ thể theo yêu cầu của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

b. Trường hợp người nước ngoài là cha, mẹ, vợ, chồng hoặc con của công dân Việt Nam:

Đối với người nước ngoài có quan hệ hôn nhân hoặc huyết thống trực tiếp với công dân Việt Nam, hồ sơ cần bổ sung các giấy tờ sau:

(1) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn:

• Trường hợp đăng ký kết hôn tại Việt Nam: nộp bản sao;
• Trường hợp đăng ký kết hôn tại nước ngoài: nộp Giấy đăng ký kết hôn đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

(2) Bản sao Giấy khai sinh:

• Nếu được cấp tại Việt Nam: nộp bản sao;
• Nếu được cấp tại nước ngoài: phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.

(3) Đơn bảo lãnh xin cấp thẻ tạm trú (Mẫu NA7) do công dân Việt Nam trực tiếp ký;

(4) Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của công dân Việt Nam bảo lãnh gồm: Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

(5) Mẫu CT07 của công dân Việt Nam bảo lãnh, nộp bản sao công chứng theo quy định.

Các giấy tờ trên nhằm chứng minh mối quan hệ gia đình hợp pháp và tư cách bảo lãnh hợp lệ của công dân Việt Nam.

c. Trường hợp là thân nhân của người nước ngoài đã có thẻ tạm trú hoặc thuộc diện được cấp thẻ tạm trú:

Đối với trường hợp người nước ngoài xin thẻ tạm trú 03 năm theo diện thăm thân người nước ngoài đang làm việc, đầu tư hoặc cư trú hợp pháp tại Việt Nam, hồ sơ cần bổ sung:

(1) Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận hoạt động của doanh nghiệp, công ty, tổ chức nơi người bảo lãnh đang làm việc (bản sao công chứng);

(2) Trường hợp người bảo lãnh đã được cấp thẻ tạm trú, cần bổ sung:

• Bản sao công chứng hộ chiếu;
• Bản sao công chứng thẻ tạm trú;
• Giấy phép lao động hoặc giấy tờ hợp pháp tương đương (nếu có).

(3) Mẫu NA16 – Đăng ký mẫu dấu và chữ ký của doanh nghiệp, tổ chức tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh (áp dụng đối với đơn vị bảo lãnh lần đầu);

(4) Giấy giới thiệu cho nhân viên Việt Nam đại diện doanh nghiệp đi nộp hồ sơ và nhận kết quả trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

2.2. Quy trình thủ tục:

a. Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài trực tiếp:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú thăm thân.

Người nộp hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ theo quy định đối với từng trường hợp thăm thân cụ thể (thăm vợ/chồng, con, cha mẹ…). Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt, hạn chế việc bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi người nước ngoài đang tạm trú. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ chuyên trách sẽ tiến hành kiểm tra:

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Người nộp được cấp giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả;
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần điều chỉnh: Cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn cụ thể nội dung cần bổ sung, sửa đổi để hoàn thiện hồ sơ.

Lưu ý: Thời gian tiếp nhận hồ sơ: từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy hàng tuần (trừ các ngày lễ, Tết theo quy định).

Bước 3: Nhận kết quả và hoàn tất thủ tục.

Thời gian giải quyết hồ sơ cấp thẻ tạm trú thăm thân thông thường là khoảng 05 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Khi đến nhận kết quả, người đại diện cần:

• Xuất trình giấy biên nhận hồ sơ;
• Nộp lệ phí theo quy định;
• Ký nhận và hoàn tất thủ tục.

Lưu ý: Thời gian trả kết quả: từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ ngày nghỉ lễ).

b. Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài trực tuyến:

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công và đăng nhập.

Người thực hiện thủ tục truy cập Cổng dịch vụ công của Bộ Công an, đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, sau đó lựa chọn dịch vụ: “Cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam”.

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến.

Tại hệ thống trực tuyến, người nộp hồ sơ thực hiện các bước:

• Lựa chọn cơ quan tiếp nhận hồ sơ;
• Tải lên các giấy tờ điện tử theo yêu cầu;
• Điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo biểu mẫu;
• Kiểm tra lại nội dung kê khai, nhập mã xác nhận và gửi hồ sơ.

Việc kê khai trực tuyến cần đặc biệt chú ý đến tính thống nhất giữa thông tin trên hệ thống và hồ sơ giấy, tránh sai sót dẫn đến việc bị từ chối xử lý.

Bước 3: Gửi hồ sơ bản gốc.

Sau khi hoàn tất việc đăng ký trực tuyến, người nộp hồ sơ cần gửi bộ hồ sơ bản gốc đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh nơi người nước ngoài đang tạm trú.

Trong thời hạn khoảng 01 ngày làm việc, hệ thống sẽ gửi thông báo nộp lệ phí trực tuyến để người nộp thực hiện theo hướng dẫn.

Bước 4: Nhận kết quả.

• Thời gian xử lý hồ sơ: Từ 05 đến 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
• Người nộp có thể đến nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan giải quyết hoặc đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính;
• Trường hợp hồ sơ không được chấp thuận, lý do từ chối sẽ được thông báo rõ ràng trên hệ thống Cổng dịch vụ công.

2.3. Chi phí xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài:

Chi phí xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài tại Việt Nam được xác định căn cứ vào thời hạn của thẻ tạm trú được cấp.

Theo quy định tại Thông tư số 219/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức lệ phí nhà nước áp dụng hiện nay được quy định cụ thể như sau:

• Đối với thẻ tạm trú có thời hạn từ 01 năm đến không quá 02 năm, mức lệ phí là 145 USD/thẻ;
• Đối với thẻ tạm trú có thời hạn trên 02 năm đến không quá 05 năm, mức lệ phí là 155 USD/thẻ.

Khoản lệ phí này là chi phí nộp trực tiếp cho Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi thực hiện thủ tục cấp thẻ tạm trú, không bao gồm các chi phí phát sinh khác như dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc phí dịch vụ khác (nếu có).

3. Cần làm gì khi hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài?

Trong quá trình xin cấp thẻ tạm trú thăm thân, không ít trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý hoặc thậm chí bị từ chối do chuẩn bị chưa đúng quy định. Để hạn chế rủi ro và bảo đảm quyền cư trú hợp pháp cho người nước ngoài, cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

Thứ nhất: Người thực hiện thủ tục cần xác định chính xác người nước ngoài có thuộc diện được cấp thẻ tạm trú thăm thân hay không. Pháp luật Việt Nam chỉ cho phép cấp thẻ tạm trú thăm thân đối với một số quan hệ gia đình nhất định như vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi hoặc các trường hợp được pháp luật cho phép cụ thể. Nếu người nước ngoài không thuộc nhóm đối tượng này thì sẽ không được cấp thẻ tạm trú mà chỉ được xem xét cấp thị thực thăm thân có thời hạn. Do đó việc xác định đúng đối tượng ngay từ đầu là bước đặc biệt quan trọng.

Thứ hai: Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cần được chuẩn bị đầy đủ, đúng biểu mẫu và thống nhất thông tin. Các giấy tờ như tờ khai đề nghị cấp thẻ, đơn bảo lãnh, hộ chiếu, giấy xác nhận tạm trú phải được kê khai chính xác, thống nhất tuyệt đối về họ tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu và quốc tịch. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong thông tin cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu chỉnh sửa, làm kéo dài thời gian giải quyết.

Đối với giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình, người nộp hồ sơ cần đặc biệt chú ý đến giá trị pháp lý của các giấy tờ này. Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh hoặc giấy tờ xác nhận quan hệ thân nhân do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt theo quy định (trừ trường hợp được miễn). Nếu giấy tờ chưa được hợp pháp hóa hoặc thông tin không rõ ràng, cơ quan xuất nhập cảnh có quyền từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung, giải trình.

Thứ ba: Sau khi nộp hồ sơ, người thực hiện thủ tục cần theo dõi chặt chẽ quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Việc giữ giấy biên nhận, kiểm tra thông báo phản hồi và thực hiện bổ sung hồ sơ đúng thời hạn là rất cần thiết để tránh tình trạng hồ sơ bị treo hoặc tạm dừng giải quyết do quá thời hạn bổ sung theo yêu cầu.

Trong trường hợp hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú thăm thân bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý, người nộp cần xác định rõ nguyên nhân để có hướng xử lý phù hợp. Tùy từng lý do cụ thể, có thể tiến hành bổ sung hồ sơ, điều chỉnh loại giấy tờ cư trú cho phù hợp hoặc thực hiện lại thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Việc nộp hồ sơ nhiều lần nhưng không đúng căn cứ pháp lý thường không mang lại hiệu quả và gây tốn kém thời gian, chi phí.

Thứ tư: Người nước ngoài và bên bảo lãnh cần chủ động thực hiện thủ tục xin cấp thẻ tạm trú thăm thân trước khi thị thực hiện tại hết hạn. Việc chờ đến sát ngày hết hạn visa mới nộp hồ sơ có thể dẫn đến nguy cơ cư trú quá hạn, bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc buộc phải xuất cảnh. Chủ động về thời gian không chỉ giúp quá trình giải quyết thuận lợi hơn mà còn bảo đảm quyền cư trú hợp pháp, ổn định cho người nước ngoài tại Việt Nam.

THAM KHẢO THÊM:

• Dịch vụ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài trọn gói
• Thẻ tạm trú là gì? Các quyền lợi của người được cấp thẻ?
• Các trường hợp thu hồi thẻ tạm trú cho người nước ngoài