Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì, điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện? Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam? Hồ sơ, trình tự thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?
Theo quy định của Luật Thương mại thì thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động xúc tiến kinh doanh. Vậy các văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam có quyền và nghĩa vụ như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ đi vào tìm hiểu những quy định của pháp luật liên quan đến quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568
1. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?
Theo Khoản 6 Điều 3
Theo đó, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp (Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh).
Theo Khoản 2 Điều 16 Luật Thương Mại 2005 thì thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam có các quyền sau: “Thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam; thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.”
Như vậy, để nhằm tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại thì các thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam và các văn phòng đại diện có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Văn phòng đại diện do thương nhân lập ra do đó thương nhân phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Theo quy định trên thì Thương nhân phải được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận thì mới có quyền lập văn phòng đại diện ở Việt Nam, đồng thời nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam.
2. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam?
2.1. Quyền của văn phòng đại diện
Điều 17 Luật Thương mại quy định Văn phòng đại diện có các quyền sau đây:
– Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do Việt Nam cấp cho văn phòng đại diện có ghi rõ mục đích, phạm vi và thời hạn hoạt động, do đó Văn phòng đại diện chỉ được hoạt động trong phạm vi ghi trên giấy phép thành lập.
– Văn phòng đại diện có quyền thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện nhằm phục vụ cho quá trình hoạt động tại Việt Nam.
Pháp luật trao quyền cho các văn phòng đại diện nhằm giúp văn phòng đại diện thực hiện đúng vai trò của mình, tạo các điều kiện cho Thương nhân nước ngoài thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Các quyền cơ bản này bao gồm: quyền hoạt động trong phạm vi quy định, quyền thuê trụ sở, quyền tuyển dụng lao động và các quyền khác.
2.2. Nghĩa vụ của văn phòng đại diện
Điều 18 Luật Thương Mại 2005 quy định nghĩa vụ của Văn phòng đại diện như sau:
– Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam do bản chất của văn phòng chỉ là đại diện.
– Văn phòng đại diện được thành lập nhằm mục đích xúc tiến thương mại và chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật thương mại cho phép.
– Trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện cần phải thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Thực hiện
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ phải thực hiện đúng quy định của pháp luật trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, văn phòng đại diện có nghĩa vụ phải nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam và đặn biệt không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam, chỉ được hoạt động trong phạm vi cho phép của pháp luật Việt Nam.
3. Hồ sơ, trình tự thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?
3.1. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
Theo đó, Thương nhân muốn lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần nộp hồ sơ đến Cơ quan cấp Giấy phép, hồ sơ phải gồm đầy đủ các giấy tờ và tài liệu quy định, bao gồm các tài liệu chứng minh cho việc đăng ký văn phòng đại diện. Lưu ý đối với các tài liệu như: Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài; Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện; Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán; Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3.2. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Theo Điều 11 nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại việt nam thì trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:
Bước 1: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 4: Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Như vậy sau khi Thương nhân muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam gửi hồ sơ xin cấp giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện thì cơ quan có thẩm quyền có nghĩa vụ xem xét, xử lý hồ sơ (trường hợp hồ sơ bị thiếu phải yêu cầu bổ sung hồ sơ) và thực hiện cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Sau khi được cấp phép hoạt động, Văn phòng đại diện sẽ đi vào hoạt động và phải tuân thủ quy định của Pháp luật Việt Nam.
