Hiện nay, trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu mở văn phòng đại diện, phòng giao dịch để thực hiện các chức năng riêng biệt. Dưới đây là hướng dẫn mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch cho doanh nghiệp như sau.
Mục lục bài viết
- 1 1. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch:
- 1.1 1.1. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:
- 1.2 1.2. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:
- 1.3 1.3. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch công ty cổ phần:
- 2 2. Quy định của pháp luật về văn phòng đại diện, phòng giao dịch:
- 3 3. Hồ sơ, thủ tục tiến hành đăng ký văn phòng đại diện, phòng giao dịch:
1. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch:
1.1. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:
| TÊN DOANH NGHIỆP ———– Số: …/QĐ-CSH | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————————————- ….., ngày … tháng … năm … |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập văn phòng đại diện
CHỦ SỞ HỮU
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội thông qua ngày 17 tháng 06 năm 2020;
– Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH … …;
QUYẾT ĐỊNH:
ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Điều 1: Thành lập Văn phòng đại diện công ty:
1. Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt: … … …
Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): … … …
Tên văn phòng đại diện viết tắt (nếu có): … … …
2. Địa chỉ văn phòng đại diện: … … …
3. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: Giao dịch và tiếp thị:
4. Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện:
Họ và tên: … … … Giới tính: … …
Sinh ngày: … …
Dân tộc: … …
Quốc tịch: … …
Loại giấy tờ pháp lý: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu/…
Số giấy tờ pháp lý: … …
Ngày cấp: … … Nơi cấp: … …
Địa chỉ thường trú: … … …
Địa chỉ liên lạc: … …
Điều 2: Giao cho ông/bà … (ghi tên người đại diện pháp luật) tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.
Điều 3: Người đại diện theo pháp luật của công ty, người đứng đầu văn phòng đại diện có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận:
– Như Điều 3 (để thực hiện);
– Phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT (để đăng ký);
– Lưu:
CHỦ SỞ HỮU
(ký, ghi rõ họ tên)
1.2. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:
| TÊN DOANH NGHIỆP | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: …/QĐ-HĐTV | ………, ngày … tháng … năm ….. |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập văn phòng đại diện
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội thông qua ngày 17 tháng 06 năm 2020;
– Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH …….;
– Căn cứ Biên bản họp số … của Hội đồng thành viên thông qua ngày …/…/….. về việc thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện
QUYẾT ĐỊNH:
ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Điều 1: Thành lập Văn phòng đại diện công ty:
1. Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt: … … …
Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): … … …
Tên văn phòng đại diện viết tắt (nếu có): … … …
2. Địa chỉ văn phòng đại diện: … … …
3. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: Giao dịch và tiếp thị:
4. Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện:
Họ và tên: … … … Giới tính: … …
Sinh ngày: … …
Dân tộc: … …
Quốc tịch: … …
Loại giấy tờ pháp lý: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu/…
Số giấy tờ pháp lý: … …
Ngày cấp: … … Nơi cấp: … …
Địa chỉ thường trú: … … …
Địa chỉ liên lạc: … …
Điều 2: Giao cho ông/bà … (ghi tên người đại diện pháp luật) tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.
Điều 3: Người đại diện theo pháp luật của công ty, người đứng đầu văn phòng đại diện có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận:
– Như Điều 3 (để thực hiện);
– Phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT (để đăng ký);
– Lưu:
TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
(ký, ghi rõ họ tên)
1.3. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện, phòng giao dịch công ty cổ phần:
| TÊN DOANH NGHIỆP | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: …/QĐ-HĐQT | …., ngày … tháng … năm…. |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội thông qua ngày 17 tháng 06 năm 2020;
– Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần …….;
– Căn cứ Biên bản họp số … của Hội đồng quản trị thông qua ngày …/…/… về việc thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện
QUYẾT ĐỊNH:
ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Điều 1: Thành lập Văn phòng đại diện công ty:
1. Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt: … … …
Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): … … …
Tên văn phòng đại diện viết tắt (nếu có): … … …
2. Địa chỉ văn phòng đại diện: … … …
3. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: Giao dịch và tiếp thị:
4. Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện:
Họ và tên: … … … Giới tính: … …
Sinh ngày: … …
Dân tộc: … …
Quốc tịch: … …
Loại giấy tờ pháp lý: chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu/…
Số giấy tờ pháp lý: … …
Ngày cấp: … … Nơi cấp: … …
Địa chỉ thường trú: … … …
Địa chỉ liên lạc: … …
Điều 2: Giao cho ông/bà … (ghi tên người đại diện pháp luật) tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.
Điều 3: Người đại diện theo pháp luật của công ty, người đứng đầu văn phòng đại diện mới nhất 2022 có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
| Nơi nhận: – Như Điều 3 (để thực hiện); – Phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT (để đăng ký); – Lưu: | TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (ký, ghi rõ họ tên) |
2. Quy định của pháp luật về văn phòng đại diện, phòng giao dịch:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, có thể hiểu văn phòng đại diện là một đơn vị của doanh nghiệp, được thành lập và hoạt động với tư cách là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp trên cơ sở lợi ích.
Điều kiện để thành lập một văn phòng đại diện:
– Thứ nhất, tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Thứ hai, văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
– Thứ ba, văn phòng đại diện phải được viết hoặc được gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.
– Thứ tư, tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Lưu ý:
– Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
– Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
– Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.
3. Hồ sơ, thủ tục tiến hành đăng ký văn phòng đại diện, phòng giao dịch:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký
– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:
– Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại
– Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài
– Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động
– Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện:
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện:
Để đảm bảo trong quá trình thuận tiện cho việc ký tá giấy tờ, hồ sơ các doanh nghiệp nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.
