Trong hoạt động kinh doanh, việc đàm phán và giao kết hợp đồng là một hoạt động diễn ra liên tục không thể thiếu trong suốt chu kỳ tồn tại của doanh nghiệp và được thực hiện trong tất cả các lĩnh vực. Hợp đồng được giao kết tạo cơ sở vững chắc cho các doanh nghiệp thực hiện trách nhiệm nhằm đạt được mục đích tìm kiếm lợi nhuận. Sự thiếu cẩn trọng trong quá trình từ đàm phán đến giao kết hợp đồng có thể dẫn tới hậu quả đáng tiếc là hợp đồng bị vô hiệu.
Mục lục bài viết
1. Khái quát về hoạt động kinh doanh thương mại và thương nhân:
Hoạt động kinh doanh thương mại là một hoạt động thường xuyên trong đời sống xã hội nhằm tạo ra hàng hóa, mua bán, trao đổi, luân chuyển hàng hóa; cung ứng dịch vụ; phát triển đầu tư…với mục đích đáp ứng nhu cầu thực tế của tất cả mọi người.
Hoạt động thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác.
Để thực hiện được các hoạt động này đòi hỏi phải có một nhóm người có khả năng, tài lực, vật lực nhằm đảm bảo từng công đoạn hoặc đảm bảo toàn bộ một chu trình từ sản xuất hàng hóa, dịch vụ cho đến tay người tiêu dùng. Những người thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại này được gọi là thương nhân.
Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh.
Đối với thương nhân là tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, hiện nay tại Việt Nam được phân chia thành hai loại, cụ thể là: tổ chức có tư cách pháp nhân và tổ chức không có tư cách pháp nhân. Các mô hình tổ chức có tư cách pháp nhân bao gồm: công ty TNHH 1 thành viên; công ty TNHH hai thành viên trở lên; công ty Cổ phần; công ty Hợp danh (theo
Mặc khác, trong từng mô hình của tổ chức kinh tế, các nhà làm luật Việt Nam có sự phân định rõ ràng về trình tự, thủ tục thành lập, cơ chế tổ chức và quản lý doanh nghiệp, quy trình ban hành Nghị quyết và tính hiệu lực của Nghị quyết…mà tùy theo từng mức độ và sự phân công, việc đàm phán và giao kết hợp đồng cũng sẽ phải bắt buộc thực hiện đúng quy trình và thẩm quyền được giao.
2. Xác định người có thẩm quyền đàm phán và giao kết hợp đồng:
Trong một doanh nghiệp, pháp luật Việt Nam quy định phải có ít nhất một người đứng đầu doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của doanh nghiệp với định danh là Người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân bao gồm: Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ; Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật và Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và cơ cấu quản lý tổ chức của doanh nghiệp, có loại hình doanh nghiệp, Nhà nước cho quyền quyết định chọn lựa số lượng như Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng có loại hình doanh nghiệp, Nhà nước quy định trực tiếp số lượng người đại diện theo pháp luật như trường hợp công ty hợp danh Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty hay Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật.
Khi đàm phán và giao kết hợp đồng, các chủ thể liên quan quan đến hợp đồng cần phải biết rõ ai đang đàm phán, ai đang giao kết và ký xác nhận hợp đồng. Việc xác định thẩm quyền của người đàm phán và giao kết hợp đồng cần phải được kiểm tra thật kỹ lưỡng trước khi ký xác nhận hợp đồng. Thông thường người đàm phán và giao kết hợp đồng sẽ phải là người đại diện theo pháp luật hay đại diện theo ủy quyền.
2.1. Xác định thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật:
Trong quá trình đàm phán và giao kết hợp đồng, các bên chủ thể tham gia thường hay bắt gặp những danh xưng là đại diện công ty, giám đốc, tổng giám đốc nhưng lại có thể không biết chính xác giới hạn về thẩm quyền của họ đối với các hoạt động bên ngoài công ty. Thông thường, giám đốc, tổng giám đốc là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nhưng điều này sẽ không chính xác đối với trường hợp giám đốc, tổng giám đốc của doanh nghiệp tư nhân hay là người được các công ty thuê mướn làm giám đốc hoặc tổng giám đốc. Luật Doanh nghiệp 2020 đã có quy định rất rõ về sự phân công và trách nhiệm phải thông báo cho bên thứ 3 biết về sự giới hạn thẩm quyền của từng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Do đó, muốn biết chính xác người đang đàm phán, giao kết hay ký kết hợp đồng có đầy đủ thẩm quyền hay không, chủ thể còn lại của hợp đồng phải biết đại diện chủ thể bên kia là: đại diện theo pháp luật đồng thời là đại diện theo tố tụng hay đại diện theo pháp luật nhưng có sự giới hạn thẩm quyền.
Trường hợp người đại diện theo pháp luật và đồng thời là đại diện theo tố tụng: để xác định chính xác vị trí quản lý doanh nghiệp này cần căn cứ vào quy định pháp luật và các chứng từ kèm theo. Đại diện theo pháp luật đồng thời là đại diện theo tố tụng của các doanh nghiệp được quy định như sau:
+ Công ty TNHH 1 thành viên: trường hợp do cá nhân làm chủ sở hữu công ty thì Chủ sở hữu công ty là Chủ tịch công ty và có thể kiêm hoặc thuê người khác làm Giám đốc, Tổng giám đốc; trường hợp Chủ sở hữu công ty là tổ chức, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty;
+ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty;
+ Công ty Cổ Phần: Hội đồng quản trị bổ nhiệm một thành viên Hội đồng quản trị hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
+ Công ty Hợp danh: Hội đồng thành viên bầu một thành viên hợp danh làm Chủ tịch Hội đồng thành viên, đồng thời kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty nếu Điều lệ công ty không có quy định khác;
+ Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật, đại diện cho doanh nghiệp tư nhân với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước
Trọng tài, Tòa án, đại diện cho doanh nghiệp tư nhân thực hiện quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Việc xác định tư cách vừa là đại diện theo pháp luật đồng thời là đại diện theo tố tụng có thể thông qua các văn bản có giá trị pháp lý như: Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Những hợp đồng được đàm phán, giao kết, ký kết của những người vừa nêu trên hoàn toàn có hiệu lực pháp luật nếu như không vi phạm vào các ngành nghề cấm kinh doanh hay không trái với ngành nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động hoặc không vượt quá khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Trường hợp người đại diện theo pháp luật nhưng bị giới hạn thẩm quyền: đây là những người quản lý doanh nghiệp có khả năng đàm phán, giao kết, ký kết hợp đồng nhưng bị giới hạn về thẩm quyền. họ chỉ được quyết định trong phạm vi đã được doanh nghiệp cho phép trước đó. Việc xác định phạm vi giới hạn của những người này cũng có thể dựa vào các quy định pháp luật hoặc Điều lệ của Doanh nghiệp hay ngay chính các Doanh nghiệp khi tiến hành giao dịch với các đối tác cũng cần phải thông báo sự giới hạn của người đang đại diện cho họ để đối tác có sự cẩn trọng phù hợp.
Việc thông báo sự giới hạn về thẩm quyền của người đại diện cần được thực thực hiện bằng văn bản một cách minh thị, rõ ràng đồng thời nên cung cấp bản Điều lệ Doanh nghiệp cho đối tác để tránh việc giao kết, ký kết hợp đồng vượt thẩm quyền có khả năng dẫn tới hợp đồng vô hiệu. Một số trường hợp người quản lý doanh nghiệp với chức danh Giám đốc, Tổng giám đốc hay người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bị hạn chế về thẩm quyền do pháp luật quy định, cụ thể như sau: người được thuê làm Giám đốc, Tổng giám đốc tại Doanh nghiệp tư nhân, tại công ty TNHH, công ty Cổ phần. Trường hợp đặc biệt là việc tất cả thành viên hợp danh trong công ty Hợp danh đều được quy định là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nhưng sự khác biệt về thẩm quyền chỉ được ghi nhận trong điều lệ hoặc bằng văn bản khi giao dịch.
Sự giới hạn về thẩm quyền thông thường là giới hạn về giá trị hợp đồng được giao dịch nhằm để tạo sự quản lý tài chính doanh nghiệp được chặt chẽ hoặc giới hạn về đối tượng hàng hóa, giới hạn về chủ thể được phép giao dịch nhằm tránh sự chů quan, thiếu cẩn trọng và đôi khi là “sân sau” của những đại diện theo pháp luật. Việc thiếu cẩn trọng trong giao kết, ký kết hợp đồng mà phạm vào những quy định này làm cho hợp đồng vô hiệu ngay từ từ lúc đặt bút ký.
2.2. Xác định thẩm quyền của Người đại diện theo ủy quyền:
Đại diện theo ủy quyền là một hình thức người tiến hành đàm phán, giao kết, ký kết một thỏa thuận với một bên mà chính bản thân họ không có mối liên hệ nào với việc đàm phán và giao kết nêu trên và đôi khi, thậm chí, họ cũng không nhận được bất kỳ một lợi ít nào khác. Vấn đề hết sức đơn giản là họ chỉ thự hiện một việc do có được sự yêu cầu hay “nhờ vả” từ cá nhân hay tổ chức nào đó thông qua một văn bản gọi là Văn bản ủy quyền thể hiện dưới hình thức Giấy ủy quyền hoặc
“Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân”.
Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này
Khi đàm phán, giao kết, ký kết hợp đồng với người đại diện theo ủy quyền nên lưu ý về thời hạn ủy quyền và phạm vi được ủy quyền. Mặc khác, đôi khi thời hạn được ủy quyền còn, người nhận ủy quyền vẫn thực hiện đúng nhưng văn bản ủy quyền này đã bị vô hiệu ngay từ ban đầu khi người ủy quyền đã thực hiện ủy quyền trong tình huống họ lại là người đại diện theo pháp luật nhưng bị giới hạn về thẩm quyền. Các hợp đồng giao kết trong tình huống này đều trở nên vô hiệu.
3. Nguyên tắc ứng xử khi phát hiện hợp đồng được giao kết sai thẩm quyền:
Đàm phán, giao kết, ký kết hợp đồng là một chuỗi quá trình tìm hiểu năng lực thực hiện và cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: uy tín doanh nghiệp và thời cơ kinh doanh. Nếu chỉ vì có sự sơ suất trong quá trình đàm phán, giao kết để rồi đến khi hoàn thành việc ký kết hợp đồng thì lại phát hiện hợp đồng có khả năng vô hiệu vì người ký kết không đúng thẩm quyền. Trong trường hợp này, hãy khoan chưa tính đến việc biến động giá cả leo thang trên thị trường, các chủ thể của hợp đồng nên có cách ứng xử phù hợp với nguyên tắc, tập quán trong giao dịch kinh doanh thương mại nhằm đảm bảo lợi ích hài hòa giữa các bên.
Hợp đồng được giao kết trên cơ sở hoàn toàn tự nguyện, không bị áp đặt, lừa dối, đe dọa, cưỡng ép, phù hợp với nhu cầu và năng lực của các bên. Vì vậy các bên trong hợp đồng có trách nhiệm phải đảm bảo hợp đồng được thực hiện nhằm mưu cầu lợi ích của chính doanh nghiệp mình trong đó.
Trường hợp hợp đồng có khả năng vô hiệu do người ký kết bị phát hiện vượt quá thẩm quyền do lỗi không cố ý thì hợp đồng vẫn có thể tiếp tục được thực hiện nếu “Người được đại diện đã công nhận giao dịch; Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện”.
Trường hợp hợp đồng có khả năng vô hiệu do người ký kết bị phát hiện vượt quá thẩm quyền do lỗi cố ý thiết lập giao dịch “người không có quyền đại diện và người đã giao dịch cố ý xác lập, thực hiện giao dịch dân sự mà gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại”. Với trường hợp này, hợp đồng sẽ vô hiệu và nếu có hậu quả xảy ra thì phải được giải quyết hậu quả do hợp đồng vô hiệu.
Trường hợp hợp đồng có khả năng bị vô hiệu do hành vi vượt quá thẩm quyền của của người được ủy quyền thì vẫn tiếp tục được xử lý như đối với trường hợp vượt quá thẩm quyền của người đại diện phía trên.
Trường hợp khi phát hiện hợp đồng đã giao kết có khả năng bị vô hiệu đồng thời lại xảy ra tình huống giá cả của hàng hóa được giao kết trong hợp đồng đã có sự tăng cao so với với thời điểm ký kết hợp đồng thì việc để bên chủ thể còn lại công nhận hợp đồng có hiệu lực là rất khó xảy ra nếu như bên đối tác hoàn toàn được hưởng lợi trong tình cảnh hợp đồng vô hiệu. Lúc này bên thiệt hại do hợp đồng vô hiệu do vi phạm về thẩm quyền ký kết chỉ có thể áp dụng quy định Thực hiện hợp đồng khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản cùng với sự nhân từ từ đối tác với sự chấp nhận một phần thiệt hại đáng kể để có thể lấy lại hiệu lực của hợp đồng nhằm thực hiện tiếp nghĩa vụ hợp đồng.
Kết luận
Qua sự phân tích nêu trên, tác giả bài viết muốn gửi đến các bên quan tâm sự lưu ý khi đàm phán, giao kết, ký kết hợp đồng. Đôi khi chỉ vì sự sơ suất, sự thiếu sót hay sự bất cẩn sẽ làm cho cả một quá trình nghiên cứu thị trường, chuẩn bị hàng hóa, chuẩn bị tài lực vật lực trở nên vô nghĩa chỉ vì hợp đồng bị vô hiệu do người giao kết không đúng thẩm quyền mà lại không nhận được sự cảm thông từ phía đối tác nhất là trong tình hình biến động giá cả hàng hóa tại thị trường trong và ngoài nước ngày càng gia tăng, ranh giới lỗ lãi rất manh. Mặc khác, tình hình bệnh dịch Covid cũng ảnh hưởng không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thương nhân, doanh nghiệp chính là nguồn sống, góp phần bảo đảm sự ổn định đời sống xã hội, họ cần được pháp luật bảo vệ và được ứng xử phù hợp với đạo đức kinh doanh.
