Ưu điểm của hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử

1. Cách hiểu về hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử:

Hợp đồng là một trong những chế định quan trọng trong hệ thống pháp luật Việt Nam, đặc biệt trong Bộ luật Dân sự năm 2015, theo đó “hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Và khi hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử thì hợp đồng đó được xem là hợp đồng điện tử.

Hình thức thể hiện của các loại hợp đồng bằng phương thức điện tử có thể được dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hay công nghệ tương tự, chẳng hạn như: hợp đồng được lưu trữ dưới định dạng tệp PDF hay Word được gửi thông qua Gmail (thư điện tử) hay dạng khác tương tự; hợp đồng được soạn thảo và ký kết trực tiếp thông qua một phần mềm ứng dụng; hoặc được gửi thông qua fax/telex;… Trong đó, việc đàm phán, soạn thảo và ký hết hợp đồng thông qua nền tảng phần mềm ứng dụng với tính năng quản lý chung có thể được cho là lựa chọn nhằm tối ưu hóa sự tiến bộ của khoa học công nghệ, đảm bảo độ tin cậy và tiện lợi hơn các phương thức điện tử khác. Cách thức ký kết hợp đồng thông qua hình thức này đã được nghiên cứu và phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) vào năm 2021 với tên gọi “hợp đồng điện tử -VNPT Contract”, được sử dụng cho các giao dịch trong hoạt động kinh doanh và thương mại.

Một vấn đề chung mà các quy định pháp luật về dân sự và thương mại vẫn chưa định hình – đó là đưa ra định nghĩa một cách си thể về thuật ngữ “hợp đồng thương mại. Về nội hàm, cách hiểu về khái niệm hợp đồng được quy định bởi Bộ luật Dân sự năm 2015 mang ý nghĩa rộng bao gồm cả khái niệm hợp đồng thương mại và hợp đồng dân sự, nó đều phản ánh sự thỏa thuận, sự thống nhất ý chí của các bên trong giao kết hợp đồng nhằm làm phát sinh, thay đổi và chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý. Điểm khác biệt giữa hai khái niệm về hợp đồng thương mại và hợp đồng dân sự đó là lĩnh vực điều chỉnh trong quan hệ pháp luật về dân sự hay thương mại – kinh tế. Xét ở góc độ kinh tế, hợp đồng thương mại mang các đặc điểm: (1) là hình thức văn bản thể hiện sự đồng thuận giữa các bên liên quan đến các vấn đề trong hoạt động thương mại hay nói cách khác đó là hành vi thương mại; (2) được thực hiện bởi thương nhân hoặc tổ chức, cá nhân không phải là thương nhân có hoạt động liên quan đến lĩnh vực thương mại trong những trường hợp nhất định. Và khi các hoạt động thương mại được tiến hành thực hiện một phần hoặc toàn bộ nội dung và quy trình thông qua phương tiện điện tử có kết nối với mạng Internet, mạng viễn thông di động hoặc các khác tương tự thì sẽ được pháp luật thừa nhận như hoạt động thương mại điện tử.

Từ những phân tích trên thì khái niệm về “hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử” có thể được hiểu là “một dạng hợp đồng điện tử, hình thức hợp đồng được thiết lập một phần hoặc toàn bộ dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử trong lĩnh vực thương mại”, song khái niệm này còn phụ thuộc vào quan điểm và các nhìn nhận từ các khía cạnh khác nhau bởi chưa có văn bản pháp luật định nghĩa cụ thể.

Về đặc điểm hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử: xuất phát từ nguồn gốc tồn tại trong môi trường điện tử, hình thức hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử mang hai đặc tính cơ bản: (1) tính phi biên giới và (2) tính phi vật chất cao. Một, về tính phi biên giới, do hình thức tồn tại được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử, các bên trong giao kết có thể đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng mà không cần có sự hiện diện về dân sự và thậm chí một trong các bên không cư trú tại Việt Nam. Hai, đối với tính phi vật chất, xuất phát từ bản chất vật lý như một vật thể có thể cầm nắm hoặc cảm nhận bằng xúc giác thì việc giao kết hợp đồng thương mại thông qua môi trường kỹ thuật số không đảm bảo được các vấn đề về mặt lý tính.

2. Ưu điểm của hình thức hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử:

Việc ký kết hợp đồng thương mại trong thời đại chuyển đổi số bằng phương thức điện tử sẽ tạo một số lợi thế cạnh tranh nhất định cho chủ thể kinh doanh:

Thứ nhất, tiết kiệm một số khoản chi phí nhất định: không cần thiết phải sử dụng giấy như hợp đồng truyền thống và giảm chi phí trong quá trình di chuyển bởi việc đàm phán, thỏa thuận, ký kết, lưu trữ và thực hiện hợp đồng được thông qua các phương tiện, ứng dụng phần mềm điện tử theo quy định của pháp luật. Mặt khác, với tình hình đại dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp hiện nay thì hình thức hợp đồng này sẽ giúp hạn chế lây nhiễm dịch bệnh. Mặt khác, trong lĩnh vực xuất nhập sang thị trường nước ngoài thì các hoạt động thương mại có tính phi biên giới cao, do đó hình thức hợp đồng bằng phương thức điện tử sẽ giúp chủ thể thương nhân Việt Nam có thể tiến hành giao kết hợp đồng một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo hình thức pháp lý của hợp đồng theo quy định, cũng như tăng tính cạnh tranh trong thời đại kinh tế số khi mà các giao dịch đa phần được các doanh nghiệp nước ngoài dần chuyển đổi theo xu hướng kỹ thuật số hóa hình thức hợp đồng.

Thứ hai, quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin dễ dàng và nhanh chóng: đối với các hợp đồng thương mại được ký kết thông qua hệ thống phần mềm quản lý chung được cung cấp bởi một tổ chức hợp pháp, đặc biệt tổ chức do Nhà nước thành lập, sẽ giúp không chỉ đối với cơ quan quản lý có thẩm quyền kiểm soát số lượng, nội dung các giao dịch, mà còn cho phép người sử dụng thực hiện ký kết hợp đồng trực tiếp trên ứng dụng, lưu trữ, truy cập, tra cứu các hợp đồng đã ký. Điển hình như là nền tảng “VNPT eContract” do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam xây dựng và đang triển khai áp dụng.

3. Đề xuất kiến nghị hoàn thiện chế định hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử:

Trên cơ sở những lập luận và phân tích các vấn đề có liên quan đến hình thức hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử, tác giả đề xuất kiến nghị theo hai hướng giải pháp:

Thứ nhất, mang tính chất tư vấn lựa chọn tối ưu cho các bên trong giao kết hợp đồng: các bên cùng thống nhất chọn giao kết hợp đồng thương mại thông qua ứng dụng phần mềm được cung ứng bởi tổ chức cấp phép hoạt động hợp pháp. Quy trình giao kết và thực hiện hợp đồng hoàn toàn trên cơ sở nền tảng phần mềm kỹ thuật số, dễ dàng kiểm tra, độ an toàn, tin cậy, tính bảo mật cao dưới sự quản lý và đảm bảo bởi tổ chức cung ứng hợp pháp. “VNPT eContract” như đã trình bày là một nền tảng hoạt động dưới cách thức này, nền tảng với đa chức năng cho phép: (1) người dùng có thể tạo tài khoản cho mình để giao kết hợp đồng; (2) quản lý quá trình đàm phán điều khoản hợp đồng, mẫu hợp đồng chung; (3) được ký kết bằng chứng thư số và chữ ký điện tử. Khi mức độ chính xác cao, tính toàn vẹn được đảm bảo và đặc biệt nền tảng được xây dựng tuân thủ đúng quy định pháp về giao dịch điện tử và các văn bản pháp luật liên quan đến thương mại điện tử, thì sẽ là chứng cứ xác đáng để chứng minh khi có tranh chấp xảy ra.

Thứ hai, kiến nghị mang tính pháp lý: nên quy định rõ về việc thừa nhận hình thức giao kết hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử đối với hợp đồng chuyển giao các đối tượng của quyền sở hữu công nghiệp. Bởi quy định về vấn đề hình thức hợp đồng này có sự khác biệt giữa một số văn bản quy phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ.

Kết luận 

Hợp đồng được giao kết thông qua phương thức điện tử là xu hướng của thời đại kinh tế số khi nhìn nhận trên những mặt tích cực mà nó mang lại. Các bên trong giao kết hợp đồng cần đảm bảo hình thức thức hợp đồng, bởi đó là một trong những điều kiện giúp cho hợp đồng có hiệu lực pháp lý, trong thương mại điện tử thì các điều kiện về hình thức hợp đồng cần phải được tuân thủ. Việc các bên thỏa thuận ký kết hợp đồng thương mại thông qua một nền tảng ứng dụng được phát triển bởi tổ chức cung ứng hợp pháp sẽ là lựa chọn hiệu quả khi xem xét về mức độ tin cậy và tính bảo mật thông tin.