Trích lục khai sinh: Ở đâu? Hồ sơ, trình tự và thủ tục mới nhất

Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về trích lục khai sinh theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật hộ tịch khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!

Đăng ký khai sinh là quyền đầu tiên và quan trọng nhất mà mỗi con người được thực hiện kể từ thời điểm sinh ra, điều này đã được thế giới công nhận tại Công ước Liên hợp quốc về quyền trẻ em, tại Việt Nam quyền được khai sinh được pháp luật ghi nhận tại Luật trẻ em năm 2016. Những nội dung trên giấy đăng kí khai sinh chính là thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân, là cơ sở để cấp hồ sơ, giấy tờ khác cho cá nhân. Có thể nói đây chính là giấy tờ gốc của mỗi cá nhân. Vậy nếu trong trường hợp cá nhân bị mất giấy đăng kí khai sinh hoặc giấy khai sinh bị rách, nhàu nát không sử dụng được phải xử lý như thế nào? Theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch đã quy định, cũng như những bản sao được cấp từ sổ gốc khác, trích lục khai sinh có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Do đó, cá nhân có thể đến đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện xin trích lục giấy đăng ký khai sinh.

Tư vấn thủ tục trích lục khai sinh tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh: 1900.6568

Vậy, việc cấp trích lục giấy khai sinh được thực hiện bởi cơ quan nào? Người yêu cầu phải chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục như thế nào?

Trong khuôn khổ bài viết này, Luật Dương Gia sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin mới nhất về Hồ sơ, trình tự, thủ tục và nơi thực hiện việc cấp trích lục giấy khai sinh, từ đó có thể thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng nhất.

Thứ nhất, về cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp trích lục khai sinh cho cá nhân có yêu cầu

Căn cứ quy định tại Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014, chúng ta có thể hiểu trích lục khai sinh chính là văn bản chứng minh rằng cá nhân đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền. Người xin cấp trích lục khai sinh sẽ được cấp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Theo quy định tại Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014, quyền quản lý đối vối cơ sở dữ liệu về hộ tịch được thực hiện bởi các cơ quan sau: 

– Cơ quan đăng ký hộ tịch: Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp xã); Ủy ban Nhân dân cấp huyện (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện.

– Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền

Cơ quan được giao thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ thực hiện việc cấp trích lục hộ tịch cho cá nhân khi có yêu cầu, không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân đó (Theo quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch năm 2014).

Như vậy, dựa trên những căn cứ này có thể xác định, cá nhân có thể thực hiện quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho mình không phụ thuộc nơi cư trú, theo đó cá nhân có thể lựa chọn nơi thực hiện yêu cầu là nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Quy định này của Luật hộ tịch năm 2014 đã mở rộng thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho cá nhân, người tiếp nhận yêu cầu của cá nhân không thể từ chối việc cấp trích lục khai sinh cho công dân vì lý do không đăng ký thường trú tại địa phương đó. Có thể nói, quy định này đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi, giảm thiểu chi phí, thời gian đi lại cho người dân.

Thứ hai, về hồ sơ xin cấp trích lục khai sinh

Cá nhân khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

– Tờ khai theo mẫu quy định

– Trường hợp cá nhân thực hiện quyền yêu cầu trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cần chuẩn bị một trong các giấy tờ tùy thân như chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để xuất trình cho người tiếp nhận yêu cầu nhằm chứng minh về nhân thân của người cần cấp trích lục khai sinh. Riêng trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện thì ngoài tờ khai theo mẫu cá nhân khi thực hiện quyền yêu cầu phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của một trong những giấy tờ trên.

Lưu ý:

Trong một số trường hợp cụ thể, khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh, người yêu cầu cần phải chuẩn bị thêm một trong các loại giấy tờ sau:

– Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền: Về hình thức, văn bản ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, trừ trường hợp người được ủy quyền là người thân trong gia đình với người ủy quyền (Ví dụ: ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột)

– Nếu người cần được cấp trích lục khai sinh là người chưa đủ 18 tuổi, hoặc đã đủ 18 tuổi nhưng được xác nhận là mất năng lực hành vi dân sự thì người đại diện theo pháp luật của họ sẽ thực hiện quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh. Trong trường hợp này, người thực hiện yêu cầu cần phải xuất trình giấy tờ để chứng minh là người đại diện.  

– Trường hợp tổ chức đề nghị cấp trích lục khai sinh của cá nhân phải có văn bản yêu cầu nêu rõ lý do.

– Trường hợp không nhận kết quả trực tiếp, người yêu cầu phải chuẩn bị sẵn bì thư, tem hoặc cước, lệ phí (nếu có) gửi kèm hồ sơ.

– Xuất trình thêm sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giấy tờ khác nếu yêu cầu cấp trích lục khai sinh trong giai đoạn chuyển tiếp.

Thứ ba, về trình tự thủ tục xin cấp trích lục khai sinh

Theo quy định tại Điều 64 Luật hộ tịch 2014, Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 15/2015/NĐ-CP, người yêu cầu cấp trích lục khai sinh thực hiện thủ tục theo các bước như sau:

Bước 1: Người yêu cầu nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật hộ tịch 2014, người yêu cầu cấp trích lục khai sinh có thể nộp hồ sơ trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc qua hệ thống trực tuyến. 

Bước 2: Cơ quan đăng kí hộ tịch tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các công việc sau:

– Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc chưa đầy đủ phải có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.  

– Trên cơ sở báo cáo của công chức Tư pháp hộ tịch, Thủ trưởng cơ quan cấp trích lục khai sinh cho người yêu cầu.

Lưu ý: 

Việc cầu cấp trích lục khai sinh không quy định về thời hạn giải quyết, do đó cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm phải giải quyết ngay trong ngày khi tiếp nhận được yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo trong trường hợp yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ và người tiếp nhận không thể cấp trích lục khai sinh được ngay. 

Thứ tư, về lệ phí cấp trích lục khai sinh

Theo quy định tại Điều 11 Luật hộ tịch 2014, cá nhân khi đăng ký hộ tịch sẽ được miễn lệ phí với các đối tượng sau đây:

– Người khuyết tật hoặc người trong gia đình được công nhận là hộ nghèo, gia đình có công với cách mạng. 

– Người thực hiện đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử hoặc giám hộ là người Việt Nam ở trong nước 

Như vậy, trường hợp nếu cá nhân thực hiện đăng ký các việc hộ tịch khác không thuộc trường hợp trên hoặc yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh thì phải nộp lệ phí theo quy định.

Mức phí mà cá nhân phải nộp khi thực hiện yêu cầu cấp trích lục khai sinh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định theo quy định tại Luật phí và lệ phí 2015, và Thông tư 250/2016/TT-BTC

1. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Kính gửi: ⁽¹⁾…..

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……

Nơi cư trú: ⁽²⁾…..

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾…..

Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: …

Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục⁽⁴⁾…..
cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ….. Giới tính: ….

Dân tộc: ….Quốc tịch: …

Nơi cư trú: ⁽²⁾….

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾ ….

Số định danh cá nhân (nếu có): ….

Đã đăng ký tại: ⁽⁵⁾ …..  ngày  …  tháng …..  năm …..

Theo⁽⁶⁾……số….. Quyển số: ⁽⁷⁾…..

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình

                                         Làm tại: …., ngày …  tháng …  năm ….

Người yêu cầu

(ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên) 

2. Trích lục giấy khai sinh khi thay đổi nơi đăng ký thường trú

Tóm tắt câu hỏi:

Em sinh năm 1988 trước đây em đăng ký khai sinh tại xã Quảng Thành, huyện quảng điền, tỉnh thừa thiên huế. Do em đi làm ăn xa và tính chất công việc nên em phải chuyển hộ khẩu vào long an được 4 năm. Nay Giấy khai sinh của em còn 1 bản nhưng bị củ và em muốn trích lục lại khai sinh thì em phải liên hệ ở cơ quan nào để được hướng dẫn và kèm theo những giấy tờ gì. Mong anh chị giải đáp giúp em. em cảm ơn!?

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại Điều 13 Luật hộ tịch 2014 về thẩm quyền đăng ký khai sinh:

“Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh.“

Đồng thời, theo quy định tại Điều 64 Luật hộ tịch 2014 về thủ tục cấp ban sao trích lục hộ tịch:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Có thể thấy, cơ quan thực hiện việc đăng ký khai sinh cho bạn chính là ủy ban nhân dân cấp xã nơi mà bạn sinh ra, nên chỉ có cơ quan này mới có lưu trữ hồ sơ khai sinh của bạn. Nên nếu bạn muốn sinh cấp trích lục khai sinh thì bạn cần phải về nơi bạn đăn ký khai sinh mới có thể thực hiện được thủ tục này, về giấy tờ kèm theo thì bạn cần mang giấy tờ tùy thân, giấy khai sinh và điền vào bản khai xin cấp trích lục hồ sơ giấy khai sinh và nộp cho cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch, cơ quan này sẽ có trách nhiệm xem xét và cấp trích lục cho bạn.

3. Cấp trích lục bản sao giấy khai sinh ở cơ quan nào?

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư! Luật sư cho em hỏi: Mẹ em sinh ra và lớn lên ở xã Bình Chương, H. Bình Sơn, Tỉnh Quãng Ngãi, năm 1988 vô Kon Tum lập nghiệp và sinh sống tại đây đến bây giờ. Giờ mẹ em cần giấy Trích lục khai sinh để sửa một số hồ sơ, thì xin ở đâu ạ? Vì hiện giờ mẹ em không còn giấy khai sinh bản gốc cũng như bản sao?Và cho em xin những văn bản pháp luật qui định về việc cấp trích lục khai sinh để khi lên làm việc với đơn vị cấp phát có cơ sở để trình bày nếu họ không chịu cấp lại ạ. Em xin chân thành cảm ơn luật sư.

Luật sư tư vấn:

Những quy định về cấp trích lục giấy khai sinh. Căn cứ quy định tại Khoản 1, Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 như sau:

“Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

….

5. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật”.

Căn cứ Điều 63, 64 Luật Hộ tịch 2014 thì bạn có thể yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã Bình Chương, Huyện Bình Sơn, Tỉnh Quãng Ngãi nơi mẹ bạn đã đăng ký hộ tịch để xin cấp trích lục bản sao giấy khai sinh. Nếu bị từ chối, bạn có thể khiếu nại đến Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Bình Chương để được giải quyết.

4. Thủ tục cấp bản sao trích lục sổ hộ tịch

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào luật sư. Tại sao nơi quản lý hộ tịch ở tỉnh trà Vinh không trích lục cho em chỉ vì sai năm sinh của mẹ (khai sinh là 1964, trong chứng minh thư nhân dân và trong hộ khẩu thì 1965)?

Luật sư tư vấn:

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch được quy định cụ thể tại Điều 64 Luật hộ tịch 2014.

Luật sư tư vấn thủ tục cấp bản sao trích lục sổ hộ tịch:1900.6568

Khi thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch của bạn, bạn mang theo chứng minh nhân dân của bạn để cấp bản sao trích lục. Do đó, trên giấy khai sinh của bạn ghi năm sinh của mẹ bạn khác với năm sinh trên chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu của mẹ bạn sẽ không ảnh hưởng đến thủ tục cấp bản sao trích lục từ sổ hộ tịch.