Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính? Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính được pháp luật quy định như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực:
Tại Điều 19 của
Bên cạnh đó, tại Điều 11 Thông tư 01/2020/TT-BTP cũng quy định trách nhiệm của người thực hiện chứng thực: Người thực hiện chứng thực “có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính”.
Theo như những quy định trên, người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; còn người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản chính mà chỉ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đối với bản chính. Hay nói cách khác, người thực hiện chứng thực chỉ kiểm tra, đối chiếu xem bản sao có ghi nhận đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính hay không, mà không phải chịu trách về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính.
Tuy nhiên, cũng tại Điều 20 của
Đồng thời, tại Điều 11 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, theo đó nếu người thực hiện chứng thực phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
Như vậy, chiếu theo quy định tại Điều 20, Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 11 Thông tư 01/2020/TT-BTP như đã nêu ở trên thì rõ ràng trong quá trình thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính. Nếu bản chính không bị tẩy xóa, sửa chữa, không bị thêm bớt nội dung, không bị cũ nát, hư hỏng, nội dung rõ ràng, nội dung của bản chính phải hợp pháp, không trái đạo đức xã hội, không xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khác thì mời thực hiện chứng thực. Nếu bản chính có dấu hiệu vi phạm các quy định trên thì người thực hiện chứng thực từ chối chứng thực.
Chúng ta có thể thấy sự không thống nhất giữa các quy định của pháp luật. Điều luật trước quy định người yêu cầu chứng thực hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của bản chính, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính; điều luật sau lại quy định người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính, bản chính không hợp lệ, hợp pháp thì từ chối chứng thực. Vậy người thực hiện chứng thực có phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của bản chính không?
Trong trường hợp bản sao đúng với bản chính và đã được chứng thực, nhưng bản chính không hợp pháp, hợp lệ thì người yêu cầu chứng thực hay người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm? Chúng ta cần phải xác định rõ bản chất của chứng thực là sự chứng nhận hình thức, không chứng nhận nội dung. Đồng thời, cán bộ tại các xã, phường thường là hoạt động kiêm nhiệm, không được đào tạo kiến thức pháp luật bài bản nên trong một trường hợp thật khó để phân biệt được nội dung bản chính có trái luật hay không. Vấn đề đặt ra pháp luật cần được tổ chức và sắp xếp một cách khoa học để giữa các điều luật trong cùng một văn bản pháp luật có sự thống nhất và kết nối với nhau.
Ngoài ra, đối với sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ, pháp luật quy định: Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ (Khoản 2 Điều 33
Nhìn vào quy định trên chúng ta nhận thấy điểm khác biệt giữa trách nhiệm của người chứng thực bảo sao từ bản chính với trách nhiệm của người sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ mặc dù bản chất của các hoạt động này đều là chứng thực. Có lẽ bởi người sao tài liệu lưu trữ, người chứng thực lưu trữ là người phát hành ra tài liệu, trực tiếp quản lý thông tin gốc về tài liệu, do đó, trong quá trình chứng thực, người chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý của bản sao, bản chứng thực.
2. Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính:
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Thông thường khi cần nộp hồ sơ cho một cơ quan, tổ chức nào đó mỗi người dân sẽ được yêu cầu nộp bản sao có công chứng (thực ra là bản sao được chứng thực) đối với một số loại giấy tờ nhất định. Đa số mọi người – cả người nộp và người tiếp nhận hồ sơ, sẽ hiểu một cách nôm na rằng: Bản sao được chứng thực thì có giá trị hơn bản photocopy; bản sao được chứng thực có thể thay cho bản chính; bản sao được chứng thực dùng thay cho bản chính nhưng chỉ có giá trị trong vòng 06 (sáu) tháng.
Thứ nhất, cho đến thời điểm hiện tại, không có bất kỳ một quy định nào trong bất kỳ một văn bản quy phạm pháp luật nào quy định về “thời hạn sử dụng” của bản sao được chứng thực. Tuy nhiên, trên thực tế đa số các cơ quan tiếp nhận bản sao chứng thực đều yêu cầu bản sao phải được chứng thực trong thời hạn 06 (sáu) tháng tính đến ngày tiếp nhận, những bản sao đã chứng thực quá 06 (sáu) tháng sẽ không được tiếp nhận. Từ đó, trong suy nghĩ của người dân mặc định rằng bản sao được chứng thực chỉ có giá trị trong vòng 06 (sáu) tháng mà thôi. Mặc dù không có sơ sở pháp lý nhưng việc cơ quan tiếp nhận bản sao chứng thực yêu cầu như trên có lẽ là hợp lý trong một số trường hợp.
Pháp luật quy định, bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng như bản chính, nhưng nếu sau khi chứng thực bản sao mà bản chính bị mất hoặc bị thay đổi thông tin hoặc vì lý do nào đó không còn tồn tại nữa thì bản sao đã được chứng thực trước đó có thay thế được cho bản chính nữa hay không? Có những loại giấy tờ mà nội dung bản chính có thể không bao giờ thay đổi như: Giấy khai sinh, giấy chứng tử, học bạ, bảng điểm… nhưng cũng có những loại giấy tờ có thể thường xuyên thay đổi nội dung như: Chứng minh nhân dân bản chính bị mất và đã được cấp lại, sổ hộ khẩu có người chuyển khẩu đi hoặc có người nhập khẩu đến, vợ chồng đã ly hôn… Như vậy, tại thời điểm cơ quan tiếp nhận bản sao chứng thực, bản chính đã không còn tồn tại hoặc bản sao đó đã không còn đúng với bản chính, không có đầy đủ nội dung như bản chính. Phải chăng, pháp luật nên đưa ra quy định cụ thể để điều chỉnh vấn đề này.
Thứ hai, những cách hiểu về giá trị của bản sao chứng thực nêu trên không sai, nhưng sự phổ biến của nó dẫn đến việc người ta không chú ý đến ý nghĩa đích thực của bản sao được chứng thực cũng như vai trò của hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính.
Dưới góc độ pháp lý, hoạt động chứng thực bản sao là để chứng minh tính xác thực của bản sao so với bản chính. “Bản sao được chứng thực là một loại chứng cứ để chứng minh rằng đã có một bản chính với nội dung như vậy tồn tại. Loại chứng cứ này được tạo lập bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để sử dụng trong các giao dịch dân sự, thương mại và sử dụng trong quá trình tiến hành các thủ tục hành chính.
Thực tế cũng cho thấy rằng khi nói đến việc chứng thực bản sao thì người ta thường quan tâm đến ý nghĩa và giá trị pháp lý của bản sao hơn là để ý đến tính xác thực của bản chính. Mối quan tâm đầu tiên bao giờ cũng là “bản sao này có đúng với bản chính hay không” chứ ít khi đặt câu hỏi “bản chính là gì, bản chính có hợp pháp hay không?”. Chính vì vậy, không ít người lập luận rằng có thể chứng thực bản sao đối với bản sao giấy khai sinh bởi họ quan điểm rằng: Bản sao giấy khai sinh cũng là bản chính. Bản được chụp có những chữ gì thì bản chụp cũng có đầy đủ những chữ đó bao gồm cả chữ “bản sao”, nghĩa là bản sao đã phản ánh được đầy đủ nội dung của văn bản đã dùng để chụp ra nó.
Tuy nhiên, nếu chú ý đến định nghĩa “bản chính” và xem xét một cách đầy đủ về hoạt động chứng thực bản sao thì chúng ta sẽ thấy rằng quan điểm đó là không chính xác. Chứng thực bản sao không chỉ là khẳng định tính xác thực của bản sao so với bản chính mà còn phải khẳng định được tính xác thực, hợp pháp của bản chính. Nếu như bản sao là đúng với bản đã dùng để chụp ra nó, nhưng bản đã dùng để chụp ra bản sao lại không đáp ứng được đầy đủ các điều kiện của một bản chính theo quy định của pháp luật thì bản sao sẽ không thể đảm bảo được tính xác thực và giá trị chứng cứ.
Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 4 Điều 33 Luật Lưu trữ quy định, bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch; hay tại Điều 26
Tóm lại chúng ta cần phải phân biệt giá trị sử dụng và giá trị chứng cứ của giấy tờ. Một bản chính được xuất trình không có nghĩa là nó còn giá trị sử dụng tại thời điểm xuất trình. Một bản sao được xuất trình không có nghĩa là bản chính của nó còn tồn tại hay còn giá trị sử dụng. Không phải lúc nào cũng cần đến bản sao chứng thực. Không phải cứ có bản sao được chứng thực là có thể thay thế bản chính trong mọi trường hợp. Không phải vì pháp luật không quy định thời hạn sử dụng của bản sao mà một bản sao có thể sử dụng mãi mãi, không cần chứng thực lại. Văn bản, giấy tờ được lập hay được cấp thì cũng đều là một loại chứng cứ để chứng minh cho các tình tiết, sự kiện pháp lý. Cho dù là bản chính hay bản sao thì chúng ta nên quan tâm đến giá trị chứng cứ của giấy tờ để có cách sử dụng hợp lý.
