Tổ chức và quản lí công ty cổ phần theo pháp luật Việt Nam hiện hành

Tổ chức và quản lí công ty cổ phần theo pháp luật Việt Nam hiện hành

1. Đại hội đồng cổ đông

          Khoản 1 Điều 96 Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định: “Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần”. Như vậy, nếu Hội đồng thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh bao gồm tất cả các thành viên công ty thì Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần chỉ bao gồm các cổ đông có quyền biểu quyết.

          * Quyền và nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông: được quy định tại khoản 2 Điều 96 LDN năm 2005 và Điều lệ công ty. Có thể thấy Đại hội đồng cổ đông có quyền xem xét và quyết định những vấn đề chủ yếu, quan trọng nhất của công ty cổ phần như: thông qua định hướng phát triển của công ty; quyết định loại cổ phần cũng như tổng số cổ phần chào bán; quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quyết dịnh tổ chức lại, giải thể công ty…

          * Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

          Đại hội đồng cổ đông không làm việc thường xuyên mà chỉ tồn tại trong thời gian họp. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lần, có thể là họp thường niên hoặc bất thường. Địa điểm họp là trên lãnh thổ Việt Nam. Hội đồng quản trị có quyền triệu tập họp. Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn bốn tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trong trường hợp đề nghị, có thể  gia hạn, nhưng không quá sáu tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Họp bất thường có thể được triệu tập trong trường hợp: Hội đồng quản trị thấy cần thiết; số thành viên Hội đồng quản trị còn lại ít hơn so với số thành viên theo quy định của pháp luật; theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, của ban kiểm soát; các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Người triệu tập phải lập danh sách cổ đông có quyền dự họp và biểu quyết; cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông, lập chương trình và nội dung cuộc họp, gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của pháp luật. Thông báo mời họp phải gửi đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm nhất bảy ngày làm việc trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định. Đưa ra con số bảy ngày là hợp lí bởi khoảng thời gian này vừa đủ để các cổ đông sắp xếp thời gian để có thể đi dự họp. Thông báo được gửi bằng phương thức đảm bảo đến địa chỉ thường trú của cổ đông. Thông báo mời họp phải có đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng đăng kí kinh doanh cảu công ty; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông hoặc người dại diện theo uỷ quyền của cổ đông, thời gian và địa điểm. Gửi kèm theo thông báo là một số văn bản bắt buộc được quy định tại khoản 2 Điều 100 LDN năm 2005. Thông báo và các tài liệu gửi kèm còn phải được công bố trên trang thông tin điện tử (nếu công ty có).

          Thành phần tham dự họp: là tất cả cổ đông có quyền biểu quyết. Đối với những cổ đông là tổ chức thì có thể trực tiếp hoặc uỷ quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo uỷ quyền được cử thỉ phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiều bầu của mỗi người đại diện. Việc cử, chấm dứt, thay đổi người đại diện theo uỷ quyền phải được thông báo bằng văn bản đến công ty trong thời hạn sớm nhất. Thông báo phải bao gồm đầy đủ nội dung mà pháp luật quy định, phải lập thành văn bản theo mẫu công ty và phải có chữ kí theo quy định của pháp luật. Phiếu biểu quyết của người được uỷ quyền trong phạm vi uỷ quyền vẫn có hiệu lực cả khi xảy ra một trong các trường hợp: người uỷ quyền đã chết, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; người uỷ quyền chấm dứt việc uỷ quyền; trừ trường hợp công ty nhận được thông báo về một trong những trường hợp này chậm nhất hai mươi tư giờ trước giờ khai mạc cuộc họp.

          Điều kiện, thể thức tiến hành họp: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện để tiến hành thì cuộc họp lần thứ hai sẽ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần biểu quyết, cuộc họp thứ hai được triệu tập trong thời hạn ba mươi ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Nếu vẫn không đủ điều kiện tiến hành thì được triệu tập cuộc họp lần thứ ba trong thời hạn hai mươi ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp vè tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp.

          Điều kiện, thể thức thông qua quyết định: Các quyết định được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Tỷ lệ số phiếu để thông qua quyết định sẽ tuỳ vào từng trường hợp được quy định tại Điều 104 LDN năm 2005. Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 105 LDN năm 2005. Quyết định được thông qua theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản có giá trị như quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản là một quy định mới có trong LDN năm 2005. quy định này nhằm đảm bảo những vấn đề quan trọng, đòi hỏi phải được giải quyết kịp thời của công ty sẽ được nhanh chóng thông qua mà không cần phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường hay đợi đến phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi vào sổ biên bản của công ty bằng tiếng việt, có thể bằng cả tiếng nước ngoài. Nội dung của biên bản bao gồm: tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, nơi đăng kí kinh doanh; thời gian, địa điểm, nội dung họp; chủ toạ, thư kí; số cổ đông và số biểu quyết, tổng số biểu quyết đối với từng vấn đề; quyết định được thông qua; họ, tên, chữ kí của chủ toạ và thư kí. Các quyết định của Đại hội đồng cổ đông vẫn sẽ bị huỷ bỏ nếu có yêu cầu trong thời hạn chín mươi ngày kể từ ngày nhận được biên bản họp hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu đối với trường hợp: trình tự, thủ tục triệu tập họp, ra quyết định và nội dung không đúng quy định của pháp luật.

2. Hội đồng quản trị

          Theo quy định tại khoản 1 Điều 108 LDN năm 2005 thì: “Hội đồng quản trị là cơ quan quản lí công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.”

          *Nhiệm kì và thành viên, chủ tịch Hội đồng quản trị: Nhiệm kì của Hội đồng quản trị là năm năm, của thành viên Hội đồng quản trị không quá năm năm. Thành viên của Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế. Theo quy định của LDN năm 2005 thì thành viên Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, bao gồm từ ba đến mười một thành viên, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Số thành viên của Hội đồng quản trị phải thường trú ở Việt Nam do Điều lệ công ty quy định. Thành viên của Hội đồng quản trị không nhất thiết phải là cổ đông của công ty. Để trở thành thành viên của Hội đồng quản trị thì phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau: có năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng cấm quản lí doanh nghiệp; là cổ đông cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông hoặc người khác có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản lý kinh doanh hoặc tiêu chuẩn, điều kiện do Điều lệ công ty quy định. Theo Điều 111 LDN năm 2005 thì Chủ tịch Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bầu ra theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp Hội đồng quản trị bầu ra thì Chủ tịch được bầu trong số thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị được quy định tại khoản 2 Điều 111 LDN năm 2005.

          *Quy chế làm việc: Hội đồng quản trị là cơ quan thực thi các quyết định của Đại hội đồng cổ đông, là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty cổ phần giữa hai kì họp Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền nhân danh công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Có thể nói, chất lượng và hiệu quả hoạt động của công ty tuỳ thuộc khá nhiều vào việc thực thi quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng quản trị. Các quyền và nhiệm vụ cụ thể của Hội đồng quản trị được quy định tại khoản 2 Điều 108, Điều 114 LDN năm 2005 và Điều lệ công ty. So với LDN năm 1999 thì Hội đồng quản trị theo quy định của LDN năm 2005 đã được bổ sung quyền mới là quyền giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty. Cùng với quyền, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị cũng được bổ sung. Đó là khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Hội đồng quản trị tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông; trong trường hợp quyết định do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên chấp thuận thông qua quyết định đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm và phải đèn bù thiệt hại cho công ty, thành viên phản đối thông qua quyết định được miễn trừ trách nhiệm.

          *Cuộc họp Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có thể họp định kì hoặc bất thường, tại trụ sở chính của công ty hoặc ở nơi khác. Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch thì cuộc họp đầu tiên của nhiệm kì bầu ra Chủ tịch do thành viên có số phiếu bầu cao nhất triệu tập; nếu có nhiều thành viên có số phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên đã bầu theo nguyên tắc đa số chọn ra một người triệu tập họp. Cuộc họp định kì do Chủ tịch triệu tập bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết nhưng mỗi quý phải họp ít nhất một lần. Ngoài ra, nếu có đề nghị bằng văn bản của một trong những người sau thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày nhận được đề nghị: Ban kiểm soát, Giám đốc, Tổng giám đốc, ít nhất năm người quản lý khác, ít nhất hai thành viên Hội đồng quản trị, các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp phải gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến tất cả các thành viên tham dự họp. Thông báo được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ của từng thành viên. Cuộc họp được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Thành viên không trực tiếp dự họp có quyền biểu quyết thông qua bỏ phiếu bằng văn bản đựng trong phong bì kín. Phiếu phải được chuyển đến Chủ tịch chậm nhất một giờ trước giờ khai mạc và được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp. Trong trường hợp được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận, thành viên được uỷ quyền cho người khác dự họp. Quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận, trường hợp số phiếu nagng nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Cũng giống như cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, các cuộc họp của Hội đồng quản trị đều phải ghi vào sổ biên bản. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, cả thể cả bằng tiếng nước ngoài và có đầy đủ các nội dung theo quy định của LDN.

>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

3. Giám đốc (Tổng giám đốc)

          Theo quy định của LDN năm 2005 thì “Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao”.

          Giám đốc (Tổng giám đốc) do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê; do vậy có thể là thành viên Hội đồng quản trị hoặc không. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì Giám đốc (Tổng giám đốc) là người đại diện theo pháp luật của công ty. Các quy định về Giám đốc (Tổng giám đốc) như quyền, nhiệm vụ, nhiệm kì đều được quy định chi tiết trong LDN năm 2005 và Điều lệ công ty. So với LDN năm 1999 thì LDN năm 2005 quy định chi tiết cụ thể hơn, như: nhiệm kì của Giám đốc (Tổng giám đốc) không quá năm năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kì không hạn chế; Giám đốc (Tổng giám đốc) không đồng thời làm Giám đốc (Tổng giám đốc) của doanh nghiệp khác; Giám đốc (Tổng giám đốc) được trả lương và tiền lương căn cứ vào kết quả và hiệu quả kinh doanh, tiền lương của Giám đốc (Tổng giám đốc) do Hội đồng quản trị quyết định. LDN năm 2005 đã bổ sung cho Giám đốc (Tổng giám đốc) có thêm hai quyền mới, đó là tuyển dụng lao động, quyền kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. Đồng thời luật cũng quy định thêm Giám đốc (Tổng giám đốc) có trách nhiệm điều hành công việc kinh doanh hàng ngày theo đúng quy định của Hội đồng quản trị, nếu điều hành trái với quy định mà gây thiệt hại cho công ty thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại cho công ty.

          Tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng giám đốc): có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lí doanh nghiệp; là cá nhân sở hữu ít nhất 10% vốn điều lệ của công ty hoặc người không phải là thành viên, có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh hoặc trong các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty hoặc tiêu chuẩn, điều kiện do Điều lệ công ty quy định. Ngoài ra, Giám đốc (Tổng giám đốc) còn không được có quan hệ vợ hoặc chồng, cha mẹ con (ruột/ nuôi), anh, chị, em ruột với người quản lý và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý của công ty mẹ đối với trường hợp công ty con của công ty có phần vốn góp cổ phần của Nhà nước chiếm trên 50% vốn Điều lệ.

4. Ban kiểm soát

          Đối với công ty cổ phần có trên mười một cổ đông là cá nhân hoặc cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty thì phải có ban kiểm soát.

          Ban kiểm soát gồm từ ba đến năm thành viên (nếu Điều lệ công ty không có quy định khác) do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Phải có hơn một nửa số thành viên Ban kiểm soát thường trú tại Việt Nam, có ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. Thành viên Ban kiểm soát không nhất thiết phải là cổ đong hoặc người lao động của công ty. Nhiệm kì của Ban kiểm soát không quá năm năm và thành viên của Ban kiểm soát soát có thể được bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế. Trưởng Ban kiểm soát do các thành viên bầu ra trong số họ. Quyền và nhiệm vụ của trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.

          Để trở thành thành viên Ban kiểm soát thì cần những điều kiện sau: từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp; không có quan hệ vợ hoặc chồng, cha mẹ con (ruột/ nuôi), anh, chị, em ruột với thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) và người quản lý khác; không được giữ các chức vụ quản lý công ty; không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc bị toà án tước quyền hành nghề vì tội buôn lậu, làm hàng giả, buôn bán hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và các tội khác theo quy định của pháp luật.

          Ban kiểm soát thay mặt các cổ đông kiểm soát các hoạt động của công ty, chủ yếu là các vấn đề tài chính. Ban kiểm soát có quyền và nhiệm vụ: thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng Giám đốc) trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực, mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính; thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính, báo coá đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị; xem xét sổ kế toán và các tài lại khác bất cứ khi nào thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông; kiểm tra theo yêu cầu hợp pháp của cổ đông hoặc nhóm cổ đông; kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoặt động kinh doanh của công ty; thông báo bằng văn bản tới Hội đồng quản trị khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng Giám đốc) vi phạm nghĩa vụ người quản lý, đồng thời yêu cầu người đó chấm dứt hành vi vi phạm, tìm giải pháp khắc phục hậu quả; thực hiện quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của LDN năm 2005 và Điều lệ công ty, quyết định Đại hội đồng cổ đông; có quyền sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ được giao; tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông. Ngoài ra Ban kiểm soát còn có một số quyền, nghĩa vụ được quy định tại Điều 124, 126 LDN năm 2005.

          Thành viên Ban kiểm soát được trả thù lao theo công việc và được hưởng các lợi ích khác theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, được thanh toán chi phí ăn, ở, đi lại, chi phí sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập với mức hợp lý. Thù lao và chi phí hợp đồng của Ban kiểm soát được tính chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên quan và phải được lập thành mực riêng trong báo cáo tài chính hàng năm của công ty.

Bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết có liên quan khác của Dương Gia:

–  Giải đáp về vấn đề thành lập công ty cổ phần                                         

– Hồ sơ đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần

– Tư vấn về tạm ngừng kinh doanh trong công ty cổ phần

Mọi thắc mắc pháp lý cần tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 1900.6568  hoặc gửi thư về địa chỉ email: [email protected].

——————————————————–

THAM KHẢO CÁC DỊCH VỤ CÓ LIÊN QUAN CỦA LUẬT DƯƠNG GIA:

– Tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến miễn phí

–Tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại

– Tư vấn luật miễn phí qua điện thoại