Trong thực tế, có rất nhiều trường hợp do điều kiện bất khả kháng mà Giám đốc không thể tự mình thực hiện công việc mà phải ủy quyền cho phó giám đốc. Vậy thủ tục ủy quyền từ giám đốc cho phó giám đốc công ty được quy định như thế nào? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.
Mục lục bài viết
Ẩn- 1 1. Thủ tục ủy quyền từ giám đốc cho phó giám đốc:
- 2 2. Những trường hợp nào giám đốc được ủy quyền cho phó giám đốc:
- 3 3. Quyền và nghĩa vụ của phó giám đốc khi được giám đốc ủy quyền:
- 4 4. Phạm vi chịu trách nhiệm của phó giám đốc khi được giám đốc ủy quyền:
- 5 5. Mẫu giấy ủy quyền của giám đốc cho phó giám đốc:
1. Thủ tục ủy quyền từ giám đốc cho phó giám đốc:
Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân:
+ Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp;
+ Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án.
+ Và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật
+ Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.
+ Nếu chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật, trong trường hợp này người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Cụ thể, trong trường hợp này Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Vì lý do không thể trực tiếp thực hiện công việc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc. Pháp luật không quy định rõ về hình thức ủy quyền. Hình thức uỷ quyền theo Bộ luật dân sự 2015, do các bên thoả thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản. Tuy nhiên, việc ủy quyền của Giám đốc cho Phó Giám đốc còn có cách khác là giao quyền được thể hiện thông qua văn bản ủy quyền. Đây là hình thức ủy quyền có thể coi như là bắt buộc để người được ủy quyền có đủ khả năng, quyền hạn đại diện cho người ủy quyền và các văn bản ủy quyền này đều phải được công chứng, chứng thực hoặc có con dấu pháp nhân.
Như vậy, thủ tục ủy quyền của Giám đốc cho phó Giám đốc được thực hiện thông qua giấy ủy quyền, là một văn bản pháp lý được sử dụng trong các trường hợp người ủy quyền không thể có mặt tại cơ quan đơn vị để ký các văn bản giấy tờ hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác, công văn, quyết định… hoặc giải quyết các công việc khác. Trường hợp này, Giám đốc sẽ ủy quyền cho phó Giám đốc trong cơ quan, đơn vị để ký thay các văn bản giấy tờ và giải quyết các công việc cần thiết phải có sự can thiệp của Giám đốc.
2. Những trường hợp nào giám đốc được ủy quyền cho phó giám đốc:
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, việc ủy quyền diễn ra khi ở Việt Nam doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật nhưng người đó phải xuất cảnh vì nhiều lý do khác nhau như đi công tác nước ngoài hoặc trong trường hợp Giám đốc vì lý do công việc cá nhân, gia đình … Như vậy, trong một doanh nghiệp có nhiều chức danh khác nhau, trong đó Giám đốc nắm mọi quyền điều hành của doanh nghiệp hoặc điều hành trong một lĩnh vực nhất định. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp giám đốc đều sẽ có mặt để giải quyết, thực hiện tất cả các công việc. Vậy nên, Giám đốc công ty có quyền ủy quyền cho cấp dưới để thay mặt mình quản lý điều hành công việc trong phạm vi ủy quyền.
Nếu như trong một công ty chỉ có duy nhất Giám đốc là người đại diện theo pháp luật nhưng khi người này xuất cảnh mà:
– Không ủy quyền bằng văn bản cho người khác làm đại diện hoặc ủy quyền bằng văn bản đã hết hạn nhưng không gia hạn ;
– Hoặc người đại diện theo ủy quyền không đủ tiêu chuẩn theo quy định;
– Hoặc ủy quyền vượt quá số lượng người được ủy quyền tối đa theo quy định của pháp luật
Thì công ty này có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng theo quy định tại Điều 51 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
3. Quyền và nghĩa vụ của phó giám đốc khi được giám đốc ủy quyền:
Điều 565, 566 Bộ luật dân sự 2015 quy định quyền và nghĩa vụ của bên được uỷ quyền đó là:
– Có quyền yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền;
– Được quyền thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu hai bên có thỏa thuận;
– Có nghĩa vụ thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó;
– Phải báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền;
– Có nghĩa vụ bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền;
– Có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền;
– Bồi thường thiệt hại trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ.
4. Phạm vi chịu trách nhiệm của phó giám đốc khi được giám đốc ủy quyền:
Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định:
– Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ là nội dung ủy quyền. Nếu không xác định phạm vi đại diện thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện.
Như vậy, phó Giám đốc chỉ được thực hiện những công việc trong phạm vi được ủy quyền căn cứ trong văn bản ủy quyền của Giám đốc. Tuy nhiên theo quy định của Bộ luật Dân sự, nếu như phó Giám đốc thực hiện xác lập một giao dịch dân sự vượt quá phạm vi đại diện thì vẫn có thể làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với Giám đốc đối với phần giao dịch được thực hiện trong những trường hợp sau:
+ Giám đốc đồng ý hoặc biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý
+ Giám đốc có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi đại diện.
Ngoài những trường hợp này, thì còn lại phó Giám đốc sẽ thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch.
Người đã giao dịch với người đại diện có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch dân sự đối với phần vượt quá phạm vi đại diện hoặc toàn bộ giao dịch dân sự và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp người đó biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch hoặc trường hợp được Giám đốc đồng ý chấp nhận.
Vậy trong trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định mà Giám đốc của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
– Phó Giám đốc tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
– Phó Giám đốc tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.
5. Mẫu giấy ủy quyền của giám đốc cho phó giám đốc:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—–*****—–
GIẤY UỶ QUYỀN GIÁM ĐỐC
CÔNG TY ….
Căn cứ vào Bộ luật dân sự năm 2015
Căn cứ Luật doanh nghiệp năm 2020;
Căn cứ vào Điều lệ hiện hành của Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng Việt Nam;
Căn cứ Quy chế Tổ chức và hoạt động của … Nghị quyết số …/…. ngày …./…./….của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần …;
Căn cứ Quyết định số … ngày …/…/….. của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần … về việc phân công, ủy quyền cho …;
NGƯỜI UỶ QUYỀN: Ông (bà) :…..
Giám đốc …Công ty Cổ phần …
Số CCCD: …, ngày cấp …, nơi cấp …
NGƯỜI NHẬN ỦY QUYỀN: Ông (bà) :….
Phó giám đốc … Công ty Cổ phần …
Số CCCD: …, ngày cấp …, nơi cấp …
Bằng giấy ủy quyền này Người Nhận uỷ quyền được quyền thay mặt Người Ủy quyền thực hiện các công việc sau:
Điều 1: Phạm vi công việc ủy quyền cho Ông/ Bà ….. – Phó Giám đốc …….như sau:
1. Được quyền quyết định và ký các văn bản quản lý phục vụ hoạt động của … theo quy định tại ..Quy chế Tổ chức và hoạt động của … ban hành kèm theo Nghị quyết số …/…. của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần … (sau đây gọi tắt là Quy chế).
2. Được toàn quyền quyết định và ký kết các hợp đồng dịch vụ …
3. Được ký kết các hợp đồng chuyển nhượng … cho Công ty sau khi được cấp có thẩm quyền của Công ty chấp thuận.
4. Được toàn quyền quyết định ký kết các hợp đồng thuê chuyên gia biên soạn, biên tập các vấn đề nghiên cứu khoa học về lĩnh vực kinh doanh …, kinh doanh dịch vụ ……
5. Được ký kết hợp đồng lao động với cán bộ quản lý, nhân viên của … Đối với những chức danh quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị, Giám đốc …… được ký hợp đồng lao động sau khi có quyết định bổ nhiệm.
6. Được quyền ký các hợp đồng với cộng tác viên phục vụ hoạt động kinh doanh của Sàn …… theo quy định của Quy chế.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Giám đốc có quyết định thay thế hoặc Quản lý … bị cách chức, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc từ chức.
Điều 3: Ông/ Bà …… và các bộ phận liên quan của …… có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
| Nơi nhận: – Lưu hành chính văn phòng | CÔNG TY ….. GIÁM ĐỐC (ký tên & đóng dấu) |
Các văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
– Bộ luật dân sự năm 2015;
– Luật Doanh nghiệp năm 2020.
