Thủ tục thay đổi người đứng đầu, giám đốc chi nhánh công ty

1. Vị trí, vai trò của người đứng đầu chi nhánh, giám đốc chi nhánh công ty: 

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được giao nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó có chức năng đại diện theo ủy quyền. Một trong những lưu ý là ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo đó, mỗi chi nhánh sẽ có người đứng đầu chi nhánh hay còn gọi là giám đốc chi nhánh, là người chịu trách nhiệm về việc quản lý điều hành chi nhánh và quyết định toàn bộ hoạt động kinh doanh của chi nhánh theo quy định trong nội bộ công ty và theo điều lệ công ty.

Giám đốc chi nhánh chịu sự giám sát của Tổng giám đốc; có quyền về việc đề xuất các phương án liên quan đến hoạt động kinh doanh, vấn đề nhân sự và sắp xếp hoạt động kinh doanh của chi nhánh đó, sau đó thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động lên công ty tổng.

Căn cứ tại Khoản 5 Điều 84 Bộ luật dân sự năm 2015, người đứng đầu chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

Dựa theo quy định trên, người đứng đầu chi nhánh có một số vị trí, vai trò sau:

– Người đứng đầu chi nhánh không bắt buộc phải là thành viên của công ty.

– Quyền hạn của người đứng đầu chi nhánh công ty:

+ Như trên đã phân tích, quyền hạn của người đứng đầu chi nhánh công ty thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở theo ủy quyền. Điều này có nghĩa là người đứng đầu chi nhánh sẽ không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh mà quyền này chỉ phát sinh khi có ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty thông qua văn bản ủy quyền.

+ Phạm vi ủy quyền và thời hạn ủy quyền sẽ do người đại diện theo pháp luật của công ty quyết định. Bên cạnh đó, việc chấm dứt ủy quyền cũng hoàn toàn phụ thuộc vào công ty.

– Người đứng đầu chi nhánh thực hiện công tác quản lý:

+ Quản lý nhân viên của chi nhánh: mọi nhân sự cấp dưới đang làm việc tại chi nhánh tuân thủ mọi sự chỉ đạo của giám đốc chi nhánh.

+ Quản lý và sử dụng tài sản của công ty, phát triển đường lối hoạt động kinh doanh của chi nhánh.

– Người đứng đầu chi nhánh thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn:

+ Thực hiện nghiên cứu, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và khuyến mại phục vụ cho quá trình kinh doanh của chi nhánh.

+ Xây dựng và thực hiện các công tác quản lý bán hành trong phạm vi kinh doanh.

+ Thực hiện các mục tiêu doanh thu của công ty phân cho chi nhánh của mình và báo cáo thực hiện lên công ty.

2. Người đứng đầu chi nhánh, giám đốc chi nhánh có quyền được ký hợp đồng không?

Như trên phân tích, giám đốc chi nhánh không có quyền đại diện mà quyền này chỉ phát sinh khi nhận được ủy quyền của người đại diện của công ty. Như vậy, người đứng đầu chi nhánh không có quyền đại diện cho chi nhánh mà quyền này chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền của người đại diện của công ty. Do đó, các hợp đồng của công ty phải có văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty thì giám đốc chi nhánh mới ký kết được hợp đồng.

Còn đối với trường hợp ký kết hợp đồng lao động thì Giám đốc chi nhánh được ký và thực hiện hợp đồng lao động với người lao động và sử dụng con dấu của chi nhánh để đóng vào hợp đồng lao động nhưng vẫn phải có văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty hay Tổng giám đốc công ty.

Tuy nhiên, đối với trường hợp ký các văn bản, hợp đồng nhân danh chi nhánh thì các văn bản, hợp đồng sẽ đóng dấu của chi nhánh, lúc này giám đốc chi nhánh không cần nhận được ủy quyền của Tổng giám đốc mà thực hiện quyền trong phạm vi quyền hạn của mình là được.

3. Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đứng đầu, giám đốc chi nhánh công ty: 

3.1. Hồ sơ thay đổi người đứng đầu, giám đốc chi nhánh công ty: 

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (ban hành trong phụ lục II-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh gồm chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân (bản sao).

– Trường hợp có ủy quyền nộp hồ sơ thì cần giấy ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân, cụ thể là:

+ Đối với công dân Việt Nam: gồm chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân; hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

+ Đối với người nước ngoài: hộ chiếu còn giá trị sử dụng hoặc các giấy tờ khác có giá trị thay thế.

3.2. Quy trình thay đổi người đứng đầu, giám đốc chi nhánh công ty: 

Bước 1: Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ như trên thì nộp đến Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh/ thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở chính.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp theo hình thức trực tuyến tại ổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết:

Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận sau khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp.

Sau đó tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cuối cùng trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh nếu doanh nghiệp có nhu cầu.

4. Mẫu thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh của công ty: 

Mẫu thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh của công ty quy định tại Phụ lục II-9 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư):

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/ văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …..

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):………………………..

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ……………………….

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):       Ngày………………. cấp …/…/… Nơi cấp:………….

Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh sau:

Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (ghi bằng chữ in hoa):

 ……………………..

Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh hoặc mã số thuế của chi nhánh/văn phòng đại điện/địa điểm kinh doanh:

…………………….

Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện (trường hợp không có mã số chi nhánh/mã số thuế của chi nhánh):. ……………………

Ngày cấp: ………. /…….. /……… Nơi cấp: ………………………..

Nội dung đăng ký thay đổi:……………………

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP/ NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH

(Ký và ghi họ tên)¹

___________

¹– Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đứng đầu chi nhánh ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần này.

Các văn bản pháp luật đươc sử dụng trong bài viết:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp