Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ

1. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ:

1.1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ: 

Công ty quản lý quỹ là một khái niệm đã được hình thành trong pháp luật từ lâu. Công ty quản lý quỹ theo quy định của pháp luật hiện nay chính là khái niệm để chỉ một loại hình công ty chuyên trách thực hiện các nhiệm vụ trong quá trình quản lý các quỹ đầu tư. Công ty đầu tư sử dụng các nhà tư vấn đầu tư hay người quản lý đầu tư, những chủ thể này có chức năng và nhiệm vụ trong việc quyết định các loại chứng khoán nào sẽ được đưa vào danh mục đầu tư của quỹ. Nhìn chung theo quy định của pháp luật hiện nay, Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện một công ty quản lý quỹ sẽ cần phải đáp ứng được các quy định của pháp luật, một công ty quản lý quỹ sẽ được đề nghị thành lập văn phòng đại diện nếu đáp ứng được các điều kiện cụ thể như sau:

– Loại hình công ty quản lý quỹ đó không đang trong quá trình kiểm soát hoặc đang trong tình trạng kiểm soát đặc biệt, đang trong quá trình tạm ngưng hoặc đình chỉ hoạt động, giải thể hoặc hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình công ty theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, hoặc đang thực hiện các thủ tục thu hồi giấy phép bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;

– Công ty quản lý quỹ không bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực chứng khoán phù hợp với quy định của pháp luật và thị trường chứng khoán trong khoảng thời gian đó là 06 tháng được tính đến thời điểm nộp hồ sơ tiến hành đề nghị chấp nhận thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ.

1.2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ: 

Căn cứ theo quy định của pháp luật hiện nay thì thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty quản lý quỹ về cơ bản sẽ phải trải qua các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để yêu cầu đề nghị thành lập văn phòng đại diện cho công ty quản lý quỹ. Về cơ bản thì bộ hồ sơ yêu cầu thành lập văn phòng đại diện cho công ty quản lý quỹ sẽ bao gồm những giấy tờ như sau: 

– Giấy đề nghị chấp nhận thành lập văn phòng đại diện theo mẫu do pháp luật quy định;

– Biên bản họp và quyết định của chủ thể có thẩm quyền đó là đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên, hoặc quyết định của chủ sở hữu về việc tiến hành thành lập văn phòng đại diện cho công ty quản lý quỹ sao cho phù hợp với quy định tại điều lệ của công ty đã được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Danh sách kèm theo hồ sơ cá nhân của nhân viên khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty quản lý quỹ;

– Hợp đồng hoặc hợp đồng nguyên tắc thuê trụ sở hoặc quyết định ra mặt bằng và quyết định giao trụ sở của chủ sở hữu, kèm theo đó là các giấy tờ và tài liệu khác xác định quyền sở hữu và quyền sử dụng trụ sở của bên cho thuê phù hợp với quy định của pháp luật về dân sự.

Ngoài ra thì đối với trường hợp, thành lập văn phòng đại diện cho công ty quản lý quỹ nước ngoài, thì ngoài các giấy tờ cơ bản nêu trên, sẽ kèm theo những giấy tờ đặc thù sau đây:

– Giấy đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ;

– Bản sao Giấy phép hoạt động của công ty quản lý quỹ nước ngoài;

– Bản sao điều lệ của công ty;

– Lý lịch của người dự kiến được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam và danh sách nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện (nếu có);

– Tài liệu xác nhận công ty mẹ đáp ứng các điều kiện nêu trên;

– Văn bản của cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài cho phép mở văn phòng đại diện hoạt động tại Việt Nam (nếu có theo quy định của pháp luật nước ngoài);

– Báo cáo tài chính năm tài chính gần nhất đã kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi công ty mẹ thành lập cấp;

– Biên bản họp và quyết định của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên, hoặc của Giám đốc (tổng giám đốc) về việc lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, quyết định bổ nhiệm Trưởng đại diện tại Việt Nam;

– Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy chứng minh nhân dân, sơ yếu lý lịch của trưởng đại diện và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam;

– Hợp đồng nguyên tắc về việc thuê trụ sở văn phòng đại diện kèm theo văn bản xác nhận quyền sở hữu hoặc thẩm quyền cho thuê của bên cho thuê trụ sở;

– Bản sao được hợp pháp hóa lãnh sự và có chứng thực giấy đăng ký lập quỹ (nếu có) hoặc tài liệu xác nhận việc quỹ đã hoàn tất việc đăng ký thành lập tại nước ngoài, bản cáo bạch của quỹ hoặc tài liệu tương đương do cơ quan quản lý cấp (nếu có), điều lệ quỹ, hợp đồng tín thác hoặc biên bản thỏa thuận góp vốn hoặc các tài liệu tương đương khác;

– Văn bản của ngân hàng lưu ký xác nhận về quy mô vốn của quỹ tại Việt Nam;

– Bản sao có chứng thực giấy xác nhận việc đăng ký tài khoản vốn đầu tư gián tiếp hoặc giấy chứng nhận đăng ký mã số giao dịch chứng khoán của các quỹ này.

Bước 2: Sau khi chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thì chủ thể có nhu cầu sẽ tiến hành nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trong trường hợp này được xác định đó là Uỷ ban chứng khoán nhà nước. Có nhiều cách thức nộp hồ sơ khác nhau mà các chủ thể có thể lựa chọn. Các chủ thể có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc gửi hồ sơ thông qua đường bưu điện. 

Bước 3: Sau khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thì trong thời hạn luật định đó là 15 ngày, được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ của các chủ thể có nhu cầu, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Uỷ ban chứng khoán nhà nước sẽ ra quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện cho công ty quản lý quỹ. Đối với trường hợp từ chối thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Uỷ ban chứng khoán nhà nước sẽ phải trả lời bằng văn bản trong đó nêu rõ lý do chính đáng cho người có nhu cầu.

2. Quy định về phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ: 

Có thể nói, vấn đề phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ cũng nhận được nhiều sự quan tâm. Văn phòng đại diện không thực hiện các hoạt động kinh doanh và không thực hiện nghiệp vụ quản lý tài sản cho khách hàng ủy thác, tư vấn đầu tư và không được tham gia vào quá trình ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan tới nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán theo quy định của pháp luật. Đối với trường hợp được công ty mẹ ủy quyền bằng văn bản thì khi đó văn phòng đại diện của công ty quản lý quỹ sẽ được ký hợp đồng thuê trụ sở, văn phòng đại diện sẽ được ký hợp đồng với các chủ thể là người lao động và các hoạt động kinh tế khác phù hợp với quy định của pháp luật mà không liên quan tới nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán. Nhìn chung thì phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ bao gồm vấn đề như sau:

– Văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ thực hiện chức năng văn phòng liên lạc và nghiên cứu thị trường;

– Văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán của công ty;

– Văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ thúc đẩy, giám sát thực hiện các hợp đồng đã ký kết của công ty với các tổ chức, cá nhân.

3. Các trường hợp bị thu hồi quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ: 

Nhìn chung thì văn phòng đại diện của công ty quản lý quỹ sẽ bị thu hồi quyết định chấp nhận thành lập văn phòng đại diện bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong một số trường hợp sau đây:

– Công ty quản lý quỹ bị giải thể, phá sản, hoặc bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động;

– Hồ sơ đề nghị chấp thuận thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ có thông tin sai sự thật;

– Hoạt động sai mục đích, không đúng với nội dung quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ.

– Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban chứng khoán Nhà nước về việc bị thu hồi quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện, công ty quản lý quỹ thực hiện việc đóng cửa văn phòng đại diện và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban chứng khoán Nhà nước.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Luật Chứng khoán năm 2019.