Trình tự, thủ tục làm con dấu doanh nghiệp mới nhất

1. Trình tự, thủ tục làm con dấu doanh nghiệp mới nhất:

Trình tự, thủ tục làm con dấu doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu. Cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp làm con dấu cần phải chuẩn bị hồ sơ căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 13 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu. Điều luật này quy định: Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh của doanh nghiệp, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, của hợp tác xã hoặc của liên hiệp hợp tác xã cần phải chuẩn bị các loại giấy tờ và tài liệu sau:

• Giấy phép thành lập và hoạt động;

• Hoặc giấy đăng ký hoạt động;

• Hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp cho các tổ chức theo quy định của pháp luật.

Số lượng: 01 bộ hồ sơ. Có nhiều cách thức để nộp hồ sơ khác nhau, có thể nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu (thực hiện theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu) theo một trong các hình thức sau đây:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

• Hoặc nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (ngoại trừ các loại giấy tờ, văn bản không được phép đăng tải trực tiếp lên Hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ và thực hiện theo quy định như sau:

• Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải ghi giấy biên nhận, trong đó cần phải xác định rõ ngày cấp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả, giao trực tiếp giấy biên nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ;

• Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ thông báo bằng văn bản, hướng dẫn để người nộp hồ sơ hoàn thiện hồ sơ sao cho phù hợp với quy định của pháp luật;

• Trong trường hợp hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu cần phải trả lời bằng văn bản từ chối giải quyết hồ sơ, trong đó nêu rõ lý do chính đáng. Trong trường hợp nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải thông báo về kết quả xử lý hồ sơ thông qua địa chỉ thông tin điện tử của người nộp hồ sơ.

Bước 3: Trả kết quả. Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký mẫu con dấu cần phải có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu cho người nộp hồ sơ (khoản 7 Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP). Cần phải lưu ý thêm, người được cử đến nộp hồ sơ bắt buộc phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền hợp pháp, xuất trình các loại giấy tờ tùy thân như thẻ căn cước công dân, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng (khoản 3 Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP). Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, các loại văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực, hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật (khoản 4 Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

2. Con dấu doanh nghiệp có hiệu lực khi nào?

Hiện nay, Nghị định 01/2021/NĐ-CP đã bỏ quy định về thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, con dấu doanh nghiệp thông thường sẽ có hiệu lực được tính bắt đầu kể từ khi hoàn thành việc khắc con dấu/mua chữ ký số theo quyết định của doanh nghiệp đó.

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về dấu của doanh nghiệp, theo đó: Dấu của doanh nghiệp bao gồm con dấu được khắc trực tiếp tại các cơ sở khắc dấu hoặc dấu được cái hiện dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trước đây, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Luật doanh nghiệp năm 2014 (nay đã hết hiệu lực), thì trước khi sử dụng con dấu trên thực tế, các doanh nghiệp cần phải có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh, để cơ quan đăng ký kinh doanh đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, con dấu doanh nghiệp chỉ có giá trị hiệu lực khi các doanh nghiệp, công ty đã thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính của công ty đó, để Phòng đăng ký kinh doanh đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bắt đầu kể từ 1/1/2021, con dấu của doanh nghiệp sẽ có hiệu lực kể từ khi hoàn thành việc khắc dấu hoặc mua chữ ký số, mà không cần phải đăng tải công khai mẫu con dấu cho dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như quy định trước đó.

3. Con dấu doanh nghiệp có thời hạn sử dụng hay không?

Theo quy định của pháp luật hiện nay, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn (không xác định cụ thể về thời hạn sử dụng của con dấu doanh nghiệp). Cụ thể:

Thứ nhất, trước khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực pháp luật (tức là trước 1/7/2015) thì quy định như sau:

Con dấu của các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật sẽ được sử dụng trong khoảng thời gian 05 năm được tính bắt đầu kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng, ghi nhận cụ thể trên giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cung cấp. Khi hết thời hạn nêu trên, các cơ quan và tổ chức sử dụng con dấu cần phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu. Theo đó, con dấu doanh nghiệp được đăng ký trước thời điểm Luật doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực thì con dấu đó sẽ có thời gian sử dụng là 05 năm.

Thứ hai, khi Luật doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực pháp luật (tức là kể từ 1/7/2015) có quy định như sau:

Con dấu doanh nghiệp được quản lý và sử dụng theo nội dung tại Điều lệ công ty, con dấu doanh nghiệp không có thời hạn sử dụng, con dấu doanh nghiệp sẽ được sử dụng tới khi doanh nghiệp muốn đổi con dấu mới. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi con dấu hoặc hủy bỏ con dấu thì chỉ cần gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thứ ba, kể từ khi Luật doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực (tức là kể từ 1/1/2021) thì:

Quy định của pháp luật về thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh bị bãi bỏ. Con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn, các doanh nghiệp sẽ có quyền tự quyết định mẫu con dấu, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi con dấu hoặc hủy bỏ con dấu. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng con dấu do cơ quan công an cung cấp trước đây kèm theo thông báo mẫu con dấu thì vẫn sẽ được tiếp tục sử dụng hoặc cũng có thể trả lại con dấu đó cho Cơ quan công an, sau đó thực hiện thủ tục khắc con dấu mới hoặc mua chữ ký số. 

Vì vậy, hiện nay thì con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp
• Các loại con dấu doanh nghiệp? Quy định về quản lý và sử dụng con dấu?
• Thủ tục làm lại con dấu doanh nghiệp