Điều kiện, trình tự thủ tục, hồ sơ giải thể công ty cổ phần

Hiện nay nhiều doanh nghiệp thành lập lên một cách ‘ồ ạt’ không kiểm soát và dự liệu trước được hoạt động dự định sắp tới của doanh nghiệp, đặc biệt về vấn đề tài chính thuế, có những doanh nghiệp thành lập hoạt động một thời gian nhưng do mâu thuẫn nội bộ không có hướng giải quyết chung. Hay như trong việc kinh doanh doanh nghiệp không có kinh nhiệm trong vấn đề về quản lý nhân sự, giải quyết tài chính trong công ty dẫn đến việc công ty phải tiến hành thủ tục giải thể.

Khi gặp phải những tình huống như vậy hay nhiều hoàn cảnh khác và muốn giải thể để tránh những vấn đề phát sinh sau này, hay như tránh gặp những rủi ro trong quá trình giải thể, việc cần làm của doanh nghiệp khi giải thể là gì? Việc giải thể công ty tưởng chừng đơn giản, song không phải ai cũng nắm rõ các thủ tục pháp lý thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi doanh nghiệp muốn tiến hành giải thể.

Rất nhiều câu hỏi được gửi về tổng đài tư vấn pháp luật của Luật Dương Gia với mong muốn tìm hiểu kĩ hơn để giúp công ty hoàn thiện thủ tục về vấn đề giải thể. Luật Dương Gia căn cứ vào các quy định pháp lý để làm rõ vấn đề về điều kiện, trình tự thủ tục, hồ sơ giải thể công ty cổ phần như sau:

I. Căn cứ pháp lý

–   Luật Doanh nghiệp 2020.

–  Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

II. Giải quyết vấn đề

1. Giải thể công ty là gì?

Giải thể công ty là việc chấm dứt sự tồn tại của một công ty theo ý chí của công ty hoặc của các cơ quan có thẩm quyền (Theo khoản 1 Điều 207 Luật Doanh Nghiệp năm 2020).

Ví dụ: Chị A và chị B thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên, mục đích kinh doanh quần áo, hoạt động môt thời gian, do mâu thuẫn trong việc phân chia tài sản không rõ ràng, hai chị không muốn tiếp tục hoạt động chung và cũng không muốn bán phần vốn góp cho ai, muốn tách ra hoạt động riêng. Để giải quyết tình huống trên chị A và chị B nên đi giải thể doanh nghiệp để chấm dứt sự tồn tại của công ty mà hai chị đã thành lập, sau khi có thể mở công ty riêng của mình sau, tránh tình trạng để công ty cũ đó lại do mâu thuẫn dẫn đến một vài hệ quả ảnh hưởng đến việc thành lập và kinh doanh của công ty riêng sau này, thêm nữa còn kéo theo vấn đề thuế không kê khai, nợ thuế với cơ quan thuế.

2. Các trường hợp giải thể công ty cổ phần

Thứ nhất, kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn;

Thứ hai, theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;

Thứ ba, công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của Luật này trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;

Thứ tư, công ty bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Luật Quản lý thuế có quy định khác.

3. Điều kiện để giải thể công ty cổ phần

Thứ nhất, thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản có liên quan

Thứ hai, tại thời điểm giải thể không có tranh chấp gì tại Tòa án hay cơ quan trọng tài.

4. Thành phần hồ sơ

Thành phần hồ sơ giải thể công ty được quy định tại Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể, hồ sơ giải thể công ty cổ phần bao gồm những thành phần sau:

– Thông báo về vấn đề giải thể doanh nghiệp

– Quyết định và kèm theo bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về vấn đề doanh nghiệp giải thể

– Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp; danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán, gồm cả thanh toán hết các khoản nợ về thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, người lao động sau khi quyết định giải thể doanh nghiệp: như các khoản nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết; nợ thuế và các khoản nợ khác.

– Con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu được cấp hoặc giấy chứng nhận bị thu hồi

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

– Trường hợp doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì doanh nghiệp nộp bổ sung thêm kèm theo là: Công chứng giấy chứng nhận đầu tư và giấy chứng nhận đăng ký thuế

* Trường hợp hai: giải thể doanh nghiệp khi bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định của Tòa án nhân dân:

– Quyết định giải thể (văn bản này không có mẫu theo quy định trong văn bản của Bộ kế hoạch và đầu tư, doanh nghiệp tự lập)

– Bản sao quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định của Tòa án có hiệu lực;

– Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp; danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán, gồm cả thanh toán hết các khoản nợ về thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, người lao động sau khi quyết định giải thể doanh nghiệp như: các khoản nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết; nợ thuế và các khoản nợ khác.

– Số lượng hồ sơ là 1 bộ

5. Trình tự thủ tục giải thể công ty

Hiện nay với việc nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp đang áp dụng theo phương thức dịch vụ công cấp độ 4 nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải nộp hồ sơ qua mạng và nhận kết quả thông qua đường bưu điện.

Lưu ý: Trước khi chuẩn bị hồ sơ trên, doanh nghiệp cần đến hai cơ quan: Chi cục thuế nơi công ty đặt trụ sở và Tổng cục Hải quan (nếu có đăng ký thuế Xuất-Nhập khẩu) để giải quyết những vấn đề về kê khai thuế và chốt thuế.

Bước 1: Giải quyết Thuế

• Thứ nhất, doanh nghiệp cần liên hệ chi cục Thuế nơi công ty đang đặt trụ sở để thực hiện thủ tục quyết toán thuế. Khi thực hiện thủ tục này, cơ quan quản lý sẽ kiểm tra tình trạng công ty: Công ty có nợ thuế hay không? Có bị khóa mã số thuế không? Có bị chậm kê khai các tờ khai trong doanh nghiệp hay không? Nếu không biết doanh nghiệp có đăng ký thuế xuất nhập khẩu khi thành lập doanh nghiệp hỏi chi Cục thuế về vấn đề này.

Nếu có vấn đề gì nêu trên cần xử lý bổ sung ngay với bên chi Cục thuế, về thủ tục theo hướng dẫn từ bên này.

• Thứ 2: Sau khi hoàn tất những việc kê khai ở điều thứ nhất doanh nghiệp có thể phát sinh 2 việc cần làm sau:

+ Nộp hồ sơ lên Tổng cục hải quan để xin xác nhận từ phía tổng cục về vấn đề không nợ thuế xuất nhập khẩu (hoặc không phát sinh nghiệp vụ liên quan đến thủ tục xuất nhập khẩu). Hồ sơ bao gồm như sau: Công văn xin xác nhận, Bản sao đăng ký kinh doanh của công ty, Giấy giới thiệu cử người đi nộp hồ sơ.

+ Sau khi nộp hồ sơ và có xác nhận từ tổng cục Hải quan, doanh nghiệp về chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

• Công văn xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế
• Công văn cam kết không nợ thuế
• Biên bản họp, quyết định của doanh nghiệp (nếu có)
• Chứng từ liên quan đến việc hoàn thành thuế (nếu có).
• Nộp hồ sơ lên cho chi Cục thuế. Sau 7 ngày chi Cục Thuế nơi công ty đang đặt trụ sở chính sẽ gửi cho doanh nghiệp văn bản Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Bước 2: Giải quyết giải thể

Sau khi có văn bản xác nhận từ phía chi cục thuế như nêu ở bước 1, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hai bộ hồ sơ để tiến hành làm thủ tục Thông báo giải thể và giải thể với cơ quan Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

• Hồ sơ Thông báo giải thể gồm:
• Thông báo về việc giải thể doanh nghiệp
• Biên bản họp và quyết định của doanh nghiệp
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

Sau khi nộp hồ sơ thông báo, nếu hồ sơ hợp lệ sau 03 ngày làm việc có xác nhận chấp thuận hợp lệ của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư doanh nghiệp chuẩn bị tiếp hồ sơ giải thể.

– Hồ sơ giải thể doanh nghiệp:

– Thông báo về việc giải thể doanh nghiệp (Phụ lục II-22 NĐ 01/2021/NĐ-CP)

– Báo cáo thanh lý tài sản (văn bản này không có mẫu theo quy định trong văn bản của Bộ kế hoạch và đầu tư, doanh nghiệp tự lập)

– Danh sách chủ nợ (văn bản này không có mẫu theo quy định trong văn bản của Bộ kế hoạch và đầu tư, doanh nghiệp tự lập)

– Danh sách người lao động (văn bản này không có mẫu theo quy định trong văn bản của Bộ kế hoạch và đầu tư, doanh nghiệp tự lập)

– Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế (bản này chi cục Thuế xác nhận và gửi ở bước 1).

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Doanh nghiệp nộp hồ sơ  lên Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư, sau 03 ngày nếu hồ sơ hợp lệ Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư sẽ gửi xác nhận chấp nhận giải thể, nếu hồ sơ không hợp lên doanh nghiệp cần bổ sung thêm hồ sơ sửa cho hợp lệ.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp nếu Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư có nhận trực tiếp, nếu không doanh nghiệp mở tài khoản và nộp qua https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Ở một số thành phố lớn như: Hà Nội và TP.HCM hiện tại chỉ nhận qua hệ thống công https://dangkykinhdoanh.gov.vn mà không nhận trực tiếp.