Thủ tục báo giảm chốt sổ BHXH khi công ty giải thể, phá sản

Khi công ty rơi vào tình trạng không thể tiếp tục hoạt động, phải đi đến quyết định giải thể, phá sản doanh nghiệp. Lúc đó, theo quy định của pháp luật có liên quan công ty phải tiến hành chốt sổ BHXH để người lao động đảm bảo nhận được quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia xin phép gửi đến bạn nội dung về thủ tục báo giảm chốt sổ BHXH cho người lao động.

Căn cứ pháp lý:

– Bộ luật lao động năm 2019;

– Luật bảo hiểm xã hội năm 2014;

– Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;

– Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động việt nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

Tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

1. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi công ty giải thể, phá sản:

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục nhằm hoàn tất, chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng bảo hiểm. Theo đó, khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp động làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật thì thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo trình tự và thủ tục dưới đây:

Bước 1: Thực hiện báo giảm lao động

Người sử dụng lao động cần thực hiện báo giảm lao động trước khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Theo đó, căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH hồ sơ báo giảm lao động bao gồm:

– Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

– Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động (01 bản/người).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, người sử dụng lao động có thể gửi trực tiếp hồ sơ đến Cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc có thể gửi qua đường bưu điện.

Nếu người sử dụng lao động đã hoàn tất báo giảm lao động, lúc này có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Căn cứ theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm những giấy tờ sau:

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

– Sổ bảo hiểm xã hội;

– Các tờ rời bảo hiểm xã hội.;

– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động;

– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động(01 bản/người).

Sau đó, khi người sử dụng lao động hoàn tất các hồ sơ nêu trên có thể nộp trực tiếp tại Cơ quan bảo hiểm xã hội mà người lao động đang tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.

2. Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội:

Người sử dụng lao động và người lao động cần lưu ý về thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Căn cứ theo khoản 1, Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định về thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội: Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

– Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

– Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

– Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

– Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.”

Như vậy, thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội không quá 14 ngày làm việc. Trừ những trường hợp đặc biệt quy định tại căn cứ trên, thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội là không quá 30 ngày.

3. Xử lý khi Công ty phá sản, giải thể chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội:

Căn cứ khoản 2 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động sẽ được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

Việc không chốt sổ BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động là hành vi trái pháp luật, xâm phạm nghiêm trọng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động (khoản 1 và điểm a, khoản 2 Điều 119 Luật bảo hiểm xã hội 2014)

Trong trường hợp công ty phá sản, chưa chốt được sổ BHXH thì người lao động có thể khiếu nại trực tiếp đến cơ quan nhà nước về lao động cấp huyện để yêu cầu giải quyết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Sau đó, người lao động có thể đến Phòng Lao động- Thương binh và xã hội nơi công ty cũ đặt trụ sở để yêu cầu được giải quyết. Lúc này, Phòng Lao động- Thương binh và xã hội sẽ tiến hành xác minh và liên hệ với Cơ quan BHXH để hỗ trợ thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động.

4. Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Căn cứ theo điểm a, khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Theo đó, căn cứ theo quy định trên trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động, người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội. trong trường hợp, công ty không tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội người lao động có thể liên hệ với Phòng lao động- Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động- Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ.

5. Xử phạt vi phạm khi không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:

Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội là của người sử dụng lao động. Nếu có hành vi gây khó khăn cho người lao động trong quá trình chốt sổ bảo hiểm xã hội, làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động thì người sử dụng lao động phải bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 2, Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sa: Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;  không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:

– Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

– Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

– Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

– Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

– Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Theo đó căn cứ theo khoản 1, Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì nếu người sử dụng lao động là cá nhân sẽ chịu mức phạt như quy định trên, đối với tổ chức mức phạt sẽ chịu gấp đôi.

Như vậy trên đây là nội dung liên quan đến thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi công ty giải thể, phá sản. Theo đó nếu công ty giải thể, phá sản công ty phải thực hiện theo trình tự và thủ tục nêu trên và phải ưu tiên đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của người lao động. Các quy định trên được xây dựng nhằm đảm bảo cho người lao động – vốn là đối tượng dễ bị xâm phạm quyền lợi và có phần yếu thế hơn trong quan hệ lao động.