Hóa đơn, chứng từ? Thời hạn xuất trình hóa đơn, chứng từ? Xử lý vi phạm đối với hóa đơn, chứng từ?
1. Hóa đơn, chứng từ:
1.1. Hóa đơn, chứng từ là gì?
Hóa đơn, chứng từ được hiểu đơn giản là các loại văn bản, giấy tờ được lập ra nhằm mục đích ghi chép lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh nào đó trên thực tế. Các loại hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được công nhận phải là các văn bản ghi lại nội dung giao dịch phát sinh cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
– Hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính pháp lý: Nghĩa là các bên tham gia vào giao dịch phải ký xác nhận khi nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng và là cơ sở pháp lý để phân xử đúng, sai mà các bên không thể chối cãi được từ đó nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên khi tham gia vào các giao dịch.
– Hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính pháp luật: Hóa đơn, chứng từ phải tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức hay nội dung.
– Hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính trung thực: Sự kiện được ghi lại trong hóa đơn, chứng từ phải có thực, không xuyên tạc, sai lệnh thông tin, không bịa đặt.
– Hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính rõ ràng: Hóa đơn, chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung, cụ thể, chính xác, dễ hiểu, không đa nghĩa.
Trên thực tế, tùy theo từng vụ việc phát sinh khác nhau mà có các hóa đơn, chứng từ cũng được quy định khác nhau. Đối với một nghiệp vu phát sinh, có thể chỉ cần một văn bản hóa đơn, chứng từ và cũng có những nghiệp vụ đòi hỏi phải có nhiều loại văn bản hóa đơn, chứng từ đi cùng với nhau mới tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ và hợp pháp.
Hay ta có thể hiểu hóa đơn, chứng từ theo một cách khác, hóa đơn, chứng từ nghĩa là một hối phiếu, một yêu cầu trả tiền, chứng từ về quyền sở hữu, chứng khoán, đầu tư, hóa đơn, chứng thực vi phạm hoặc bất kỳ bằng chứng nào của dữ kiện, luật, quyền hay ý kiến mà khi xuất trình hóa đơn hay chứng từ thông qua hình thức bằng giấy tờ hoặc phương tiện điện tử.
Ngoài ra, đối với bộ phận nhân sự chứng từ có thể là phiếu đăng ký tăng ca, đơn xin nghỉ phép dài hạn, phiếu đăng ký đổi ca,…
Hóa đơn, chứng từ thể hiện tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nên tầm quan trọng của hóa đơn, chứng từ là điều mà mọi doanh nghiệp phải công nhận và các doanh nghiệp cần có công tác quản lý hiệu quả nhất đối với hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp mình.
1.2. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp:
Một hóa đơn, chứng từ được coi là hợp pháp khi:
– Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đó do Bộ Tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.
– Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đó do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.
– Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đã được doanh nghiệp làm thủ tục
2. Thời hạn xuất trình hóa đơn, chứng từ:
Theo Điều 3 Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP quy định thời hạn xuất trình hóa đơn, chứng từ có nội dung cụ thể như sau:
– Thứ nhất: đối với các loại hàng hóa nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, đang bày bán, để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết (trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này) thì cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa theo quy định của pháp luật và Thông tư này ngay tại thời điểm kiểm tra.
– Thứ hai: đối với các loại hàng hóa nhập khẩu của cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu đang bày bán, để tại kho, bến, bãi thuộc quyền sử dụng (kho, bến, bãi có đăng ký hoạt động kinh doanh với cơ quan có thẩm quyền) hoặc sở hữu của cơ sở đó thì việc xuất trình hóa đơn, chứng từ được thực hiện như sau:
+ Tại thời điểm kiểm tra, cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan phải xuất trình bản sao hóa đơn, chứng từ có đóng dấu của cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu để có căn cứ xác định hàng hóa nhập khẩu là hợp pháp;
+ Trong thời hạn 24 giờ liên tục, kể từ thời điểm kiểm tra, cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ bản chính chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa theo quy định của pháp luật và Thông tư này. Trường hợp cuối thời hạn 24 giờ liên tục, kể từ thời điểm kiểm tra nếu trùng vào thời gian nghỉ theo quy định thì việc xuất trình hồ sơ được thực hiện vào thời gian làm việc tiếp theo thời gian nghỉ và cơ quan kiểm tra phải ghi rõ thời gian, địa điểm yêu cầu xuất trình vào biên bản;
+ Tại thời điểm kiểm tra, nếu cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu chưa xuất trình được hóa đơn, chứng từ để có căn cứ xác định tính hợp pháp của hàng hóa nhập khẩu thì cơ quan kiểm tra hàng hóa tiến hành tạm giữ hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật để xác minh tính hợp pháp của hàng hóa.
– Cần lưu ý rằng trong trường hợp cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu đã xuất trình đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa nhưng cơ quan kiểm tra có căn cứ xác định nguồn gốc của hàng hóa nhập khẩu không hợp pháp thì cơ quan kiểm tra thực hiện việc tạm giữ hàng hóa, đối chiếu hồ sơ, xác minh làm rõ nguồn gốc hàng hóa đó để xử lý theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu gây thiệt hại cho cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu.
Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành, thời hạn xuất trình hóa đơn, chứng từ được quy định cụ thể như sau:
Đối với các loại hàng hóa nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, để tại kho, bến, bãi mà không thuộc quyền sở hữu, sử dụng của cơ sở kinh doanh và hàng hóa thuộc danh mục hàng nhập khẩu có điều kiện theo quy định của pháp luật liên quan thì phải thực hiện xuất trình được hóa đơn, chứng từ nhằm mục đích để chứng minh tính hợp pháp của loại hàng hóa nhập khẩu ngay tại thời điểm cơ quan có thẩm quyền kiểm tra yêu cầu.
Trường hợp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra mà không có đại diện trực tiếp áp tải hàng hóa thì doanh nghiệp cần phải ủy quyền cho người nhận hoặc người điều khiển phương tiện vận chuyển hàng hóa đó. Nếu tại thời điểm kiểm tra mà các chủ thể không xuất trình được hóa đơn, chứng từ thì cơ quan kiểm tra hàng hóa đó sẽ tạm giữ hàng hóa chờ xác minh.
Đối với các cơ sở kinh doanh hàng hóa nhập khẩu đang bày bán, để tại kho, bến, bãi thuộc quyền sở hữu, sử dụng của cơ sở đó thì trong 72 giờ kể từ thời điểm kiểm tra hàng hóa phải xuất trình hóa đơn, chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa đó.
3. Xử lý vi phạm đối với hóa đơn, chứng từ:
3.1. Trường hợp xử lý vi phạm đối với hóa đơn, chứng từ:
Các cơ sở kinh doanh sẽ bị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xử lý vi phạm trong các trường hợp cụ thể sau đây:
– Khi hàng hóa nhập khẩu của các doanh nghiệp lưu thông trên thị trường mà không có hóa đơn, chứng từ.
– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, chứng từ giả, chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng hoặc lập khống hóa đơn.
– Các doanh nghiệp không xuất trình được hóa đơn, chứng từ trong thời hạn pháp luật quy định.
Một lưu ý quan trọng là các cơ sở kinh doanh có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện hành chính về quyết định xử lý vi phạm đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thời gian khiếu nại, tố cáo hoặc chờ quyết định của
3.2. Xuất trình hóa đơn, chứng từ muộn có bị xem là hàng lậu không?
Theo quy định của pháp luật về thời gian xuất trình hóa đơn, chứng minh hàng hóa nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, đang bày bán, để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết (trừ các trường hợp theo quy định của pháp luật ) thì cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa theo quy định của pháp luật và Thông tư này ngay tại thời điểm kiểm tra.
Đối với hàng hóa bị công an kinh tế kiểm tra khi đang trên đường vận chuyển thì các doanh nghiệp cũng cần phải xuất trình các hóa đơn, chứng từ chứng minh hàng hóa hợp pháp ngay tại thời điểm kiểm tra.
Bên cạnh đó, theo Điểm a Khoản 1 Điều 6 Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP quy định cách xử lý đối với hành vi vi phạm như sau: Hàng hóa nhập khẩu đang trên đường vận chuyển; đang bày bán; để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết mà cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu không xuất trình được các hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp trong thời hạn quy định tại Điều 3 Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP thì hàng hóa nhập khẩu bị coi là hàng hóa nhập lậu.
Như vậy, tại thời điểm kiểm tra mà các doanh nghiệp không xuất trình được hóa đơn, chứng từ chứng minh hàng hóa hợp pháp thì hàng hóa đó được xử lý như là hàng hóa nhập lậu.
Vậy nên, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có thể đưa ra kết luận xử phạt đối với hàng hóa của doanh nghiệp không xuất trình được các hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp trong thời hạn theo quy định của pháp luật hiện hành.
