Thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp như thế nào?

1. Thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp như thế nào?

Trước đây, khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 còn hiệu lực, tại Điều 44 có quy định về con dấu của doanh nghiệp. Theo đó:

• Doanh nghiệp sẽ có quyền quyết định về hình thức con dấu, số lượng con dấu, nội dung con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên nội dung con dấu cần phải thể hiện những thông tin cơ bản như: Tên doanh nghiệp và mã số của doanh nghiệp;

• Trước khi sử dụng con dấu doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải có nghĩa vụ và trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

• Quá trình quản lý con dấu, sử dụng con dấu, lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều lệ của công ty;

• Con dấu doanh nghiệp được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc khi các bên tiến hành giao dịch có thỏa thuận về vấn đề sử dụng con dấu doanh nghiệp.

Như vậy, khi Luật doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, con dấu doanh nghiệp sẽ được quản lý và sử dụng theo Điều lệ của công ty, pháp luật không quy định về thời hạn sử dụng con dấu doanh nghiệp, theo đó con dấu doanh nghiệp sẽ được sử dụng tới khi nào doanh nghiệp muốn thay đổi mẫu con dấu mới. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi con dấu hoặc hủy bỏ con dấu thì sẽ cần phải thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đến nay, Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 đã có hiệu lực pháp luật, thay thế cho Luật doanh nghiệp năm 2014, quy định về vấn đề thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng bị xóa bỏ. Như vậy, bắt đầu kể từ 1/1 năm 2021, con dấu của các doanh nghiệp sẽ được sử dụng vô thời hạn, các doanh nghiệp sẽ có quyền tự mình quyết định mẫu con dấu và không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi con dấu hoặc hủy bỏ con.

Trong trường hợp các doanh nghiệp đang sử dụng con dấu do Cơ quan công an cấp trước đây (có kèm theo thông báo mẫu con dấu) thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hoặc cũng có thể trả lại cho Cơ quan công an và thực hiện thủ tục khắc con dấu mới.

2. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng bị phạt như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 của Nghị định 144/2021/NĐ-CP ngày 31/12/2021 của Chính phủ, có quy định về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về vấn đề quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó:

(1) Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với các đối tượng thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

• Không thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận trong trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã bị mất;

• Không thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng;

• Không thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng con dấu trên thực tế;

• Không ban hành đầy đủ quy định về nội qui liên quan đến vấn đề quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

(2) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các đối tượng thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

• Có hành vi tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở của cơ quan, tổ chức khi không được sự cho phép, đồng ý của chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan hoặc đứng đầu tổ chức đó;

• Có hành vi không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật;

• Không chấp hành đầy đủ quá trình kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu theo yêu cầu của cơ quan chức năng, không xuất trình giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

• Mất con dấu tuy nhiên vượt quá thời gian 02 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ ngày phát hiện mất con dấu, cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước hoặc chức danh nhà nước không thực hiện thủ tục thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó và thông báo cho Cơ quan công an cấp xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.

(3) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với các đối tượng thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

• Không giao nộp con dấu theo yêu cầu, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

• Đóng dấu vào văn bản, vào các loại giấy tờ khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc có chữ ký của người không có thẩm quyền;

• Mượn con dấu, cho mượn, thuê, cho thuê, thế chấp, mua bán, cầm của con giấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức khác trong quá trình hoạt động kinh doanh;

• Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;

• Có hành vi cố tình làm biến dạng, sửa chữa các nội dung con dấu đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền;

• Làm giả giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;

• Sử dụng con dấu khi chưa thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu;

• Không nộp lại con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có yêu cầu, quyết định của cơ quan có thẩm quyền về vấn đề chia tách, hợp nhất, sáp nhập, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, thu hồi giấy phép hoạt động hoặc đình chỉ, tạm đình chỉ hoạt động, thông báo của cơ quan có thẩm quyền về vấn đề giao đồ con dấu theo quy định của pháp luật;

• Tẩy xóa nội dung, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng con dấu khắc thời hạn thì sẽ không bị xử phạt, pháp luật hiện nay chỉ quy định xử phạt đối với trường hợp sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng (con dấu do Cơ quan công an quản lý).

Theo đó, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với trường hợp sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng (điểm d khoản 3 Điều 13, Khoản 2 Điều 4 của Nghị định 144/2021/NĐ-CP ngày 31/12/2021 của Chính phủ).

Bên cạnh đó, hành vi không đăng ký lại mẫu con dấu cũng sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng (căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 13, Khoản 2 Điều 4 của Nghị định 144/2021/NĐ-CP ngày 31/12/2021 của Chính phủ).

3. Dấu dưới hình thức chữ ký số có được coi là dấu doanh nghiệp không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về dấu của doanh nghiệp. Theo đó:

• Dấu của doanh nghiệp bao gồm: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

• Doanh nghiệp sẽ có quyền quyết định loại, hình thức, số lượng, nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoặc các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp;

• Quá trình quản lý, lưu trữ dấu sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc theo Quy chế do doanh nghiệp, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp hoặc các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp có quyền sử dụng dấu trong các giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật.

Như vậy, căn cứ theo điều luật nêu trên thì giấu được thể hiện dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử cũng được xem là dấu của doanh nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp
• Con dấu doanh nghiệp là gì? Quy định con dấu doanh nghiệp?
• Các loại con dấu doanh nghiệp? Quy định về quản lý và sử dụng con dấu?