Hiện nay, trong hầu hết các lĩnh vực công việc đều yêu cầu kỹ năng soạn thảo văn bản. Đặc biệt, Microsoft Word là một trong những phần mềm không thể thiếu đối với sinh viên, viên chức, cán bộ và nhân viên văn phòng. Điều này bởi vì, kỹ năng sử dụng thành thạo Microsoft Word giúp bạn tạo được ưu thế và cơ hội thành công cao khi ứng tuyển vào công việc.
Mục lục bài viết
1. Các loại tabs trong Word:
Tab trái: Dùng để căn dòng văn bản từ trái sang phải. Bạn có thể sử dụng Tab trái để dễ dàng căn chỉnh văn bản cho đẹp mắt và dễ đọc hơn.
Tab giữa: Dùng để căn giữa 2 bên vị trí Tab hiển thị. Khi bạn muốn văn bản của mình được căn giữa, hãy sử dụng Tab giữa để làm điều đó.
Tab phải: Dùng để căn dòng văn bản từ phải trang trái từ vị trí Tab. Nếu bạn muốn văn bản của mình căn phải, hãy sử dụng Tab phải để làm điều đó.
Tab thập phân: Dùng để căn về phía bên trái Tab, không dùng Tab thập phân để căn chỉnh các số kèm ký tự khác, như dấu gạch ngang hoặc dấu &. Khi bạn muốn sử dụng các ký tự khác kèm với số, hãy sử dụng Tab thập phân để căn chỉnh chúng.
Tab bar: Tab Bar sẽ chuyển sang đường dọc màu đen kẻ theo vị trí Tab để hiển thị khi bạn gõ văn bản. Điều này giúp cho bạn có thể dễ dàng nhận ra vị trí các Tab trong văn bản của mình.
Tab thụt dòng đầu tiên: Dùng để thụt lề cho dòng đầu tiên của một văn bản. Khi bạn muốn bắt đầu một đoạn văn bản mới, hãy sử dụng Tab thụt dòng đầu tiên để làm điều đó.
Tab thụt đề đoạn văn: Trừ dòng đầu tiên, dùng Tab này sẽ thụt lề các dòng sau đó của đoạn văn bản. Khi bạn muốn căn chỉnh các đoạn văn bản của mình để chúng dễ đọc hơn, hãy sử dụng Tab thụt đề đoạn văn để làm điều đó.
2. Cách tạo dòng chấm trong Word 2021, 2019, 2016 Và 2013:
Bước 1: Để xác định độ dài của Tab, bạn có thể sử dụng tính năng Ruler trên Word. Để mở tính năng này, bạn chỉ cần bật thanh Ruler. Nếu bạn chưa biết cách bật tính năng này thì có thể tham khảo bài viết Hiển thị Ruler trên trang.
Sau khi đã mở tính năng Ruler, bạn có thể dễ dàng căn chỉnh văn bản của mình cho đúng chuẩn. Điều này rất quan trọng đặc biệt khi bạn cần trình bày các tài liệu chuyên nghiệp hoặc trình bày báo cáo.
Vì vậy, nếu bạn muốn đảm bảo văn bản của mình được căn chỉnh đúng cách và chuyên nghiệp hơn, hãy bật tính năng Ruler và sử dụng nó trong quá trình soạn thảo văn bản.
Bước 2: Tại trang Word bạn chọn thẻ Home rồi chọn biểu tượng mũi tên trong mục Paragraph
Bước 3: Tại đây bạn chọn “Tab…” (Hình bên dưới)
Bước 4: Sau đó bạn có thể lựa chọn khoảng rộng của Tab, các kiểu của Tab là hàng chấm sau rồi Click “Set” để thiết lập và nhấn chọn OK
Bước 5: Ra khỏi trang Word và kiểm tra kết quả sau mỗi lần nhấn Tab trên bàn phím. Mỗi khi nhấn Tab, dòng chấm sẽ tự động hiển thị ra.
3. Tạo dòng chấm trong Word 2007:
Mở Microsoft Word và chắc chắn đã bật thanh Ruler. Nếu chưa bật, các bạn vào menu View > Tích vào ô Ruler
Bước 1: Bạn cần xác định được độ dài của Tab bằng cách tích chuột trái lên thanh Ruler của Word, khi thấy xuất hiện Tab như hình bên dưới là được.
Bước 2: Tại trang Word bạn chọn thẻ Home rồi chọn Paragraph
Bước 3: Tại đây bạn chọn “Tab…”
Bước 4: Tại đây bạn có thể lựa chọn các kiểu của Tab sau rồi Click “Set” và nhấn chọn OK
Bước 5: Ra khỏi trang Word và kiểm tra kết quả sau mỗi lần nhấn phím Tab trên bàn phím (Hình bên dưới). Dòng chấm sẽ hiển thị tự động mỗi khi bạn nhấn Tab, không cần phải nhấn phím khác.
4. Cách bỏ thiết lập khi bấm Tab:
Bên cạnh đó để tắt các thiết lập khi bấm phím Tabs bạn chỉ cần mở phần Tabs => Chọn Clear => Chọn Ok là xong.
Tạo dòng chấm nhanh giúp giảm thao tác làm việc. Trước đây, nhiều người dùng phải mất công giữ phím “.” để tạo dòng chấm trong Word nhưng các dòng chấm này thường không đều và khi in ra rất xấu. Vì vậy, nên áp dụng cách tạo dòng chấm trong Word để đảm bảo dòng chấm đều và đẹp nhất.
5. Microsoft Word là gì?
Microsoft Word là một trong những chương trình soạn thảo, xử lý văn bản được sử dụng phổ biến nhất trên toàn thế giới, đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng. Được phát triển bởi Microsoft, Word thuộc bộ ứng dụng Microsoft Office, cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và công cụ đa dạng giúp họ có thể tạo ra các tài liệu văn bản chất lượng chuyên nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả.
Ngoài ra, Microsoft Word còn đi kèm với các công cụ định dạng và chỉnh sửa như chèn hình ảnh, đường viền, màu sắc, font chữ và nhiều hơn nữa. Điều này giúp cho người dùng có thể tạo ra các tài liệu đa dạng về hình thức và nội dung. Bên cạnh đó, Word còn cung cấp các công cụ chỉnh sửa và sửa đổi giúp bạn có thể cộng tác với mọi người một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết.
Với khả năng tương thích cao, Microsoft Word cho phép người dùng xuất và nhập các tài liệu văn bản dễ dàng và tiện lợi với nhiều định dạng khác nhau như .docx, .pdf, .rtf, v.v. Điều này giúp cho người dùng có thể chia sẻ và trao đổi tài liệu của mình một cách nhanh chóng và tiện lợi với đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp.
Vì vậy, Microsoft Word không chỉ giúp cho người dùng tạo ra các tài liệu văn bản chất lượng chuyên nghiệp mà còn giúp cho họ tăng tính hiệu quả trong công việc và tiết kiệm thời gian.
5.1. Chức năng chính của Microsoft Word:
Microsoft Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới. Bạn có thể sử dụng Microsoft Word để soạn thảo hợp đồng, biên bản, báo cáo, CV và thậm chí là mail. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo phong bì, chèn watermark, sử dụng tính năng autocorrect, bảo vệ tài liệu và đếm số từ.
Để sử dụng hiệu quả Microsoft Word, bạn cần biết những tính năng cơ bản như thiết lập chế độ hiển thị, so sánh hoặc gộp tài liệu, chèn Smart Chart và nghe đọc văn bản. Bên cạnh đó, bạn cũng nên biết những tính năng mà bạn có thể chưa biết như tiết kiệm thời gian với Researcher, sử dụng Accessibility Checker và chèn video trực tuyến.
Nếu bạn muốn cá nhân hóa Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các tùy chọn nâng cao để tùy chỉnh thanh trạng thái và cấu trúc của một trang Word. Với những tính năng này, việc sử dụng Microsoft Word sẽ trở nên dễ dàng hơn và giúp bạn tăng năng suất trong công việc của mình.
Màn hình làm việc trong Word có nhiều thành phần quan trọng để bạn tạo nên một tài liệu văn bản chất lượng. Cụ thể, màn hình sẽ gồm những thành phần sau:
Thanh công cụ truy cập nhanh: Thanh này chứa các lệnh thường sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao tính hiệu quả trong quá trình soạn thảo tài liệu.
Thước ngang và thước dọc: Hai thành phần này được dùng để định dạng đoạn văn bản, canh lề, đặt tab, và nhiều tính năng khác.
Vùng soạn thảo văn bản: Đây là nơi để bạn nhập nội dung văn bản. Các công cụ định dạng tài liệu, thêm chú thích và hình ảnh đều có thể được sử dụng trong vùng này.
Thanh cuộn dọc và ngang: Thanh cuộn dọc được dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, giúp bạn xem phần văn bản nào bị che khuất. Thanh cuộn ngang giúp bạn cuộn văn bản theo chiều ngang.
Thanh trạng thái: Thanh này cung cấp thông tin về trang hiện hành, tổng số trang trong tài liệu và dòng cột hiện hành. Đây là các thông tin quan trọng để bạn có thể kiểm tra và chỉnh sửa tài liệu của mình.
Giao diện Ribbon: Giao diện này liệt kê các chức năng của Word và được chia thành các nhóm khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các chức năng cần thiết. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong quá trình soạn thảo tài liệu.
5.2. Microsoft Word áp dụng cho những ngành nào hiện nay?
Microsoft Word là một trong những phần mềm văn phòng phổ biến nhất trên thế giới và được sử dụng trong mọi lĩnh vực và ngành nghề như sau:
Trong các công việc văn phòng, Microsoft Word là công cụ không thể thiếu để soạn thảo biên bản làm việc, báo cáo, hợp đồng và nhiều tài liệu khác. Nó giúp cho việc soạn thảo và trình bày các tài liệu trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
Với tính năng đa dạng và linh hoạt, Microsoft Word cũng là một công cụ hữu ích trong học tập. Bạn có thể sử dụng Word để soạn thảo tiểu luận, nghiên cứu, báo cáo học tập và cả các tài liệu khác như sách, tạp chí, v.v. Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng như kiểm tra chính tả và ngữ pháp để giúp cho các tài liệu của bạn trở nên chính xác và chuyên nghiệp hơn.
Bên cạnh đó, Microsoft Word còn có thể giúp bạn tạo ra một bản CV ấn tượng, phù hợp với bản thân để có thể ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Nó cung cấp các mẫu CV và các tính năng định dạng để giúp bạn tạo ra một bản CV chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
5.3. Những đối tượng sử dụng Microsoft Word:
Sử dụng thành thạo Microsoft Word không chỉ giúp bạn tạo được ưu thế trong công việc, mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình soạn thảo văn bản. Bạn có thể sử dụng các tính năng tiện ích trong phần mềm để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Ngoài ra, sử dụng thành thạo Microsoft Word còn giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo tính chuyên nghiệp và tạo ra sự thuận lợi trong việc thăng tiến và tăng bậc lương của bạn.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp để đảm bảo văn bản của mình không có sai sót. Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng tạo bảng, chèn hình ảnh, hay chia sẻ tài liệu trực tuyến để tăng tính thẩm mỹ và sự hiệu quả cho văn bản của mình. Các kỹ năng này sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia trong việc soạn thảo văn bản và cung cấp cho bạn nhiều cơ hội để phát triển sự nghiệp của mình.
Vì vậy, hãy đầu tư thời gian và nỗ lực để học và sử dụng thành thạo Microsoft Word. Điều này sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành công trong công việc và mở ra nhiều cơ hội mới trong tương lai.
