Thực tế thì trong quá trình thực hiện việc kê khai thuế qua mạng, các chủ thể là những cá nhân, tổ chức thường xuyên gặp phải thông báo không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng. Chính vì vậy, bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về việc sửa lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng?
Mục lục bài viết
1. Chữ ký số là gì?
Ta hiểu về chữ ký số như sau:
Chữ ký số hay tên gọi khác là Token được định nghĩa là chữ ký điện tử đã được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp và chữ ký số được sử dụng nhằm mục đích để có thể thay cho chữ ký tay cho các hoạt động, giao dịch được thực hiện giữa các chủ thể thông qua mạng internet.
Chúng ta hiểu rằng, việc các chủ thể sử dụng chữ ký số được hiểu là một hình thức sử dụng chữ ký điện tử nhằm mục đích để có thể phục vụ cho các hoạt động giao dịch làm ăn của các doanh nghiệp, việc các chủ thể sử dụng chữ ký số giúp cho các hoạt động này nhanh chóng hơn và dễ dàng hơn, không mất nhiều công sức đi lại của doanh nghiệp.
Đặc điểm của chữ ký số như sau:
– Chữ ký số sẽ được mã hóa giống như một chiếc USB thông thường.
– Quá trình sử dụng chữ ký số của các chủ thể được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã pin.
– Chữ ký số sẽ được mã hóa các thông tin sau đây của các doanh nghiệp:
+ Thông tin cơ bản của doanh nghiệp cụ thể là các thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của doanh nghiệp và một số các thông tin cơ bản khác.
+ Chữ ký số sẽ được mã hóa thông tin về số seri của chữ ký số.
+ Chữ ký số sẽ được mã hóa thông tin về thời gian sử dụng của chữ ký số đó.
+ Chữ ký số sẽ được mã hóa thông tin về tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số (Viettel – CA, VNPT – CA…).
+ Chữ ký số của đơn vị chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp.
+ Thư hạn chế phạm vi, mục đích sử dụng chữ ký số.
+ Hạn chế trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
+ Một số nội dung theo quy định của của cơ quan nhà nước.
Chữ ký số đã được pháp luật quy định trong Luật Giao dịch điện tử và quy định ở trong Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số. Để nhằm mục đích có thể sử dụng chữ ký số cần phải trải qua hai bước. Đầu tiên đó là các doanh nghiệp cần tạo chữ ký số sau đó các doanh nghiệp sẽ kiểm tra chữ ký số (tức là kiểm tra khóa công khai đã hợp lệ hay chưa).
Thực tế thì việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích, tiện lợi cho doanh nghiệp, mục đích khi sử dụng chữ ký số của các doanh nghiệp cụ thể đó là:
– Mục đích khi sử dụng chữ ký số của các doanh nghiệp đó là sử dụng chữ ký số thường vào việc kê khai nộp thuế trực tuyến, thuế hải quan trực tuyến, thực hiện các giao dịch ngân hàng và giao dịch chứng khoán điện tử.
– Chữ ký số còn được sử dụng để nhằm mục đích thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, hợp tác đối với các đối tác kinh doanh.
– Chữ ký số có tính bảo mật và chính xác cao nên cũng thường có thể sử dụng làm bằng chứng hạn chế tối đa việc chối bỏ trách nhiệm trong các hoạt động của doanh nghiệp.
– Chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể trao đổi dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý và tiết kiệm thời gian.
2. Nguyên nhân xuất hiện lỗi không tìm thấy chữ ký số:
Trên thực tế, ta nhận thấy, có rất nhiều nguyên nhân cụ thể đã dẫn đến lỗi không tìm thấy chữ ký số. Cụ thể chúng ta có thể kể đến một số nguyên nhân điển hình như:
– Trường hợp 1: Các chủ thể đã cắm sai USB Token của công ty cần kê khai hoặc các chủ thể cắm USB Token của 1 công ty nhưng lại đăng nhập tài khoản nộp thuế của 1 công ty khác.
– Trường hợp 2: Serial của USB Token trên tài khoản trang thuế của các chủ thể đã không trùng khớp với Serial trên USB Token.
Điều này xảy ra cũng có thể là do USB Token của các chủ thể chỉ vừa mới được khởi tạo hoặc gia hạn lại, mỗi khi tác động vào thông tin trong thiết bị chữ ký số thì USB sẽ tự động cập nhập lại một dãy Serial mới. Đây cũng là một trong những tính năng bảo mật nhằm mục đích để có thể đề phòng trường hợp chữ ký số bị người lạ biết được mật khẩu.
– Trường hợp 3: Đây cũng là trường hợp ít xảy ra nhất, cụ thể là lỗi không tìm thấy chữ ký số xảy ra khi USB Token đã sử dụng lâu. Khi đó, Driver của chữ ký số bị lỗi trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên đây cũng là một trường hợp cực kỳ hiếm gặp.
Chúng ta nhận thấy, từ phân tích được nêu cụ thể bên trên, có rất nhiều nguyên nhân đã dẫn đến lỗi không tìm thấy chữ ký số. Để có thể khắc phục lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng thì các chủ thể sẽ cần hiểu rõ các nguyên nhân gây ra lỗi này.
3. Cách khắc phục lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng:
Khi gặp các trường hợp không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng, doanh nghiệp có thể thực hiện khắc phục theo những cách sau đây:
– Cách 1: Thực hiện kiểm tra lại chữ ký số:
Việc đầu tiên khi các chủ thể thấy lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng thì các chủ thể hãy kiểm tra lại xem mình đã sử dụng đúng USB Token của công ty chưa hoặc xem tài khoản nộp thuế đã được đăng nhập theo cách đúng chưa. Để nhằm mục đích có thể hạn chế những nhầm lẫn này các chủ thể cũng nên để ghi chú hoặc đánh dấu riêng cho từng chữ ký số để có thể dễ dàng nhận biết.
– Cách 2: Rút chữ ký số ra cắm lại:
Rút chữ ký số ra cắm lại là giải pháp khá đơn giản mà doanh nghiệp đều sẽ có thể thực hiện. Việc rút USB Token ra khỏi máy tính rồi thực hiện cắm lại khá hiệu quả đối với quá trình sửa lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng. L
– Cách 3: Cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số:
Trường hợp các chủ thể quan sát và chưa thấy biểu tượng của phần mềm chữ ký số, nghĩa là máy tính chưa nhận kết nối USB Token, doanh nghiệp sẽ cần phải thực hiện cài lại file trong ổ đĩa chữ ký số. Các bước cụ thể như sau:
+ Bước 1: Các chủ thể mở My Computer, người dùng sẽ tìm ổ đĩa chữ ký số (thường có logo và tên nhà cung cấp chữ ký số).
+ Bước 2: Các chủ thể tìm file setup.exe, click chuột mở file rồi click Install.
– Nếu máy đã có driver Token và bị lỗi, doanh nghiệp sẽ cần cần gỡ file và cài lại. Với một số máy tính bị lỗi nhưng không thể gỡ được driver cũ, doanh nghiệp sẽ cần sử dụng Unlocker để nhằm mục đích thực hiện xóa thư mục cài đặt, sau đó doanh nghiệp sẽ copy thư mục cài đặt trên máy tính khác paste vào máy của người dùng, sau đó gỡ Driver cũ rồi cài lại.
– Với các loại USB không có sẵn driver bên trong doanh nghiệp cần lên website của các chủ thể là những nhà cung cấp để có thể download về rồi sau đó tiến hành cài vào máy.
– Cách 4: Kê khai lại serial chữ ký số trên tài khoản khai báo thuế:
Sau khi các chủ thể đã kiểm tra các lỗi về tất cả các lỗi thường gặp trên mà máy tính của các chủ thể vẫn hiển thị lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng người nộp thuế cần tiến hành thay đổi lại số serial chữ ký số trên tài khoản khai báo của trang hỗ trợ kê khai thuế. Lúc này, doanh nghiệp sẽ thực hiện khắc phục lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng theo các bước:
+ Bước 1: Các chủ thể có thể truy cập địa chỉ trang nộp tờ khai thuế http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng tài khoản quản lý.
+ Bước 2: Các chủ thể chọn Quản lý Tài khoản => Thay đổi thông tin dịch vụ;
+ Bước 3: Các chủ thể chọn Thay đổi thông tin dịch vụ tại mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử.
+ Bước 4: Các chủ thể chọn thay đổi CKS để cập nhật thông tin CTS mới sau đó nhấn tiếp tục.
+ Bước 5: Các chủ thể chọn Ký và gửi sau khi đã kiểm tra các thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”.
+ Bước 6: Nhập mã PIN hiển thị sau đó nhấn chấp nhận.
+ Bước 7: Chọn OK để hoàn thành.
Ngoài lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng thì khi sử dụng chữ ký số người dùng còn thường gặp một số khác. Các chủ thể cần nắm bắt cho bản thân những kiến thức cơ bản về các lỗi này và cách khắc phục để giúp cho việc sử dụng chữ ký số được thuận lợi và nhanh chóng.
