Tổ chức hành nghề công chứng là những tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật. Vậy quy định quyền, nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng:
– Điều 18 Luật công chứng 2014 quy định về nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng như sau:
+ Nguyên tắc 1: Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của Luật này và phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
+ Nguyên tắc 2: Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.
+ Nguyên tắc 3: Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.
– Quy định của pháp luật về phòng công chứng như sau:
+ Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
+ Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
+ Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.
+ Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
2. Quy định quyền, nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng:
Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2.1. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng:
Theo quy định tại Điều 32 Luật công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có các quyền cơ bản sua đây:
– Ký hợp đồng làm việc,
– Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng.
– Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2.2. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng:
Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Điều 33 Luật công chứng 2014 như sau:
– Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Tổ chức hành nghề công chứng phải chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
– Nghĩa vụ thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
– Tổ chức hành nghề công chứng đảm bảo việc niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại theo quy định là một trong những nghĩa vụ mà tổ chức hành nghề công chứng phải đảm bảo.
– Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
– Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
– Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
3. Quy định của pháp luật về thành lập tổ chức hành nghề công chứng:
3.1. Quy định thành lập phòng công chứng:
Điều 20 Luật công chứng 2014 quy định về việc thành lập Phòng công chứng như sau:
– Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
– Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:
+ Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;
+ Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
+ Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định của pháp luật.
3.2. Thành lập văn phòng công chứng:
Điều 23 Luật công chứng 2014 quy định về việc thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng như sau:
– Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm các giấy tờ, tài liệu cụ thể sau đây:
+ Đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
+ Bản sao
– Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
– Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
– Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
– Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
4. Nguyên tắc hành nghề công chứng mà các tổ chức hành nghề công chứng cần đảm bảo thực hiện:
Theo quy định của Luật công chứng 2014, các nguyên tắc hành nghề công chứng mà các tổ chức hành nghề công chứng phải đảm bảo thực hiện bao gồm:
– Nguyên tắc 1: Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
– Nguyên tắc 2: Khách quan, trung thực.
– Nguyên tắc 3: Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Nguyên tắc 4: Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng.
Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
Luật công chứng 2014.
