Để giúp các chủ thể có thể vận hành một cách có hiệu quả, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau. Trong hệ thống quản lý có nhiều khái niệm khá khó hiểu và không phải ai cũng nắm được, một trong số đó là khái niệm quy trình.
Mục lục bài viết
1. Tìm hiểu về quy trình:
Định nghĩa quy trình:
Quy trình được hiểu cơ bản là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình. Quy trình xác định đầu vào, đầu ra của quá trình và cách thức để biến đầu vào thành đầu ra bao gồm việc gì cần phải làm, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Quy trình có thể được lập thành văn bản hoặc không.
Cũng có thể hiểu, quy trình là phương pháp được thiết lập để hoàn thành một nhiệm vụ, thường là với các bước được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Thuật ngữ quy trình giống như là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các quy trình nhằm mục đích để thực hiện và kiểm soát các quá trình của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Đặc điểm của quy trình:
Quy trình có những đặc điểm cơ bản sau đây:
– Các quy trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự nhất định để nhằm mục đích có thể tạo ra kết quả cuối cùng được chuẩn hóa và nhất quán.
– Các đặc điểm của một quy trình rõ ràng là thực tế, ngắn gọn, cụ thể, mang tính hướng dẫn và chính xác.
Lý do cần phải có quy trình:
Lý do cần phải có quy trình đối với nhân viên:
– Mỗi cá nhân có kiến thức, kĩ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?
– Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của nhà quản lí mà không biết phải làm thế nào, hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp.
Lý do cần phải có quy trình đối với cấp quản lí:
– Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lí kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
2. Phân biệt quá trình và quy trình:
Ta hiểu về quá trình như sau:
Quá trình được hiểu là tập hợp các nhiệm vụ, các bước hoặc các hoạt động được thực hiện, theo một thứ tự cụ thể và dẫn đến một kết quả cuối cùng, kết quả đó có thể là một hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho những nhu cầu của cuộc sống. Hoặc có thể hiểu đơn giản quá trình là việc sử dụng những nguyên cái đầu vào và biến nó thành những thành quả đầu ra mà người thực hiện quá trình mong muốn.
Quá trình (Process):
– Tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.
– Quá trình thể hiện bằng hành động.
– Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình.
– Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc.
– Đáp ứng yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.
– Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.
Ta hiểu về quy trình như sau:
Khái niệm quy trình được hiểu là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các quy trình nhằm thực hiện và kiểm soát các quá trình của mình. Một quy trình có thể được tạo lập để nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Quy trình (Procedure):
– Một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.
– Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.
– Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.
– Có tính bó buộc tuân thủ.
– Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.
– Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Thông qua đó ta phân biệt quá trình và quy trình như sau:
Quá trình và quy trình là hai khái niệm khác nhau, mà không phải đồng nhất như nhiều người vẫn nghĩ. Quá trình và quy trình có những điểm khác nhau cụ thể như sau:
– Về khái niệm:
Quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.
Quy trình là một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.
– Về hình thức thể hiện:
Quá trình thể hiện bằng hành động.
Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.
– Về đặc điểm:
Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình. Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc.Đáp ứng yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.
Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.Có tính bó buộc tuân thủ. Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Có thể thấy rằng, thông thường các đơn vị phát triển các quy trình nhằm mục đích thực hiện và kiểm soát các quá trình của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình khác nhau.
Phân biệt quá trình và quy trình thông qua thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001:
Thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001 đề cập đến “Quá trình – Process” như là một “tập hợp các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra”. Như vậy nói Quá trình – Process là nói đến hoạt động.
Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản.
Như vậy, ta nhận thấy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm mục đích để thực hiện và kiểm soát các “quá trình” của mình. Một quy trình có thể được thực hiện nhằm mục đích kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
3. Tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý:
Trong một tổ chức, chuyện các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình để nhằm mục đích có thể giúp cho các chủ thể đó có thể thực hiện các công việc công việc của mình/ Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ thị của cấp trên hay thực hiện các công việc thừa gây lãng phí thời gian.
Đối với các công việc cần phối hợp nhóm thì ngoài sẽ giúp phân bổ công việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Để các chủ thể có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình, nhằm mục đích để phục vụ cho việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý quá trình và quy trình hợp lý là một công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc… Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 chính là giải pháp tối ưu được các chủ thể sử dụng nhằm mục đích để có một hệ thống quản lý bài bản giúp các chủ thể đó có thể gia tăng lợi nhuận của mình.
4. Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình:
Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này cũng chưa phải là dài hạn và các chủ thể vẫn thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
Cho rằng quy trình là mất thời gian, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Thực chất cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi bàn bạc, thống nhất thì các điểm đó phải được lên giấy tờ. Nhiều khi tiến hành trao đổi trực tiếp với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không đủ ý.
Các chủ thể là người làm quy trình chưa nắm rõ hoàn toàn về mặt nghiệp vụ, các chủ thể nên nhớ rằng thước đo của một quy trình có hiệu quả hay không thể hiện ở việc người tuân thủ nó có thể thực hiện một cách trôi chảy, quy trình giúp họ thực hiện công việc đạt chất lượng tốt hơn.
Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.
Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu được hiểu là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm. Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời. Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian. Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy định.
