Luật kế toán quy định rất chặt chẽ vấn đề bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. Bởi đây là việc rất quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, đơn vị. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề nêu trên:
Mục lục bài viết
1. Quy định xử phạt về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán:
Căn cứ Điều 27 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định hành vi vi phạm về bảo quản, lưu trữ hồ sơ
– Hành vi bảo quản, lưu trữ hồ sơ
– Hành vi không thực hiện lưu trữ hồ sơ dịch vụ kế toán theo quy định: mức phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.
2. Loài tài liệu nào kế toán phải lưu trữ theo quy định?
Căn cứ Điều 8 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BTC 2019 quy định những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
– Chứng từ kế toán.
– Sổ kế toán chi tiết.
– Sổ kế toán tổng hợp.
– Các báo cáo như:
– Các tài liệu khác như:
+ Hợp đồng.
+ Các báo cáo gồm báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán.
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán.
+ Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận.
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị.
+ Các tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ.
+ Các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
3. Quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán:
Theo quy định tại Điều 9 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BTC 2019 quy định nơi lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm:
– Đơn vị nào thì lưu tài liệu kế toán của đơn bị đó tại kho lưu trữ.
– Trong kho lưu trữ đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Nếu đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định.
– Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp: tài liệu kế toán của doanh nghiệp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán.
Nếu như khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị sẽ quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán (ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
– Thực hiện lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án: áp dụng đối với tài liệu kế toán của những đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động.
– Thực hiện lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định: áp dụng đối với tài liệu kế toán của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị.
– Đối với các đơn vị được chia, tách: tài liệu kế toán được lữu trữ như sau:
+ Thực hiện lưu trữ tại đơn vị mới: trường hợp tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới.
+ Thực hiện lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định: trường hợp tài liệu kế toán không được phân chia.
Theo đó lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới đối với những tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán. Thực hiện lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới đối với những tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán.
– Thực hiện lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất: áp dụng với trường hợp tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán.
4. Quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán:
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán chia ra các mốc thời gian như sau: 05 năm; 10 năm; vĩnh viễn. Cụ thể:
Thứ nhất, lưu trữ tối thiểu 05 năm:
– Các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập
– Các chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (ví dụ:
Thứ hai, lưu trữ tối thiểu 10 năm:
– Các tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
– Các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C).
– Các tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
– Các tài liệu liên quan tại đơn vị (hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập).
– Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Thứ ba, lưu trữ vĩnh viến:
– Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước:
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia.
+ Các tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được phê duyệt.
+ áo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được phê duyệt.
– Đối với đơn vị hoạt động kinh doanh:
+ Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BTC 2019 quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán.
Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
