Quy định về mức phụ cấp đối với bộ phận văn thư lưu trữ

1. Quy định về mức phụ cấp đối với bộ phận văn thư lưu trữ: 

Công việc văn thư lưu trữ có thể hiểu là việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản, khai thác hiệu quả các tài liệu lưu trữ. Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư lưu trữ đó là phải giữ gìn, bảo quản, sử dụng tài liệu hiệu quả, vậy nên những người làm công việc này đã phải được trang bị cho bản thân đầy đủ kiến thức, kỹ năng công việc. Đây là một loại công việc khá phức tạp, cũng được xếp vào loại công việc nguy hiểm, độc hại nên cũng được hưởng phụ cấp, trợ cấp văn thư lưu trữ. 

Căn cứ thông tư số 07/2005/TT-BNV có hướng dẫn rất rõ ràng về thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ công chức viên chức đó là phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc trực tiếp ở nơi độc hại nguy hiểm mà yếu tố độc hại nguy hiểm cao hơn bình thường chưa được tính vào hệ số lương, bao gồm:

– Cán bộ, công chức (kể cả công chức dự bị), viên chức, những người đang trong thời gian tập sự, thử việc thuộc biên chế trả lương của các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.

– Cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế nhà nước và hưởng lương theo bảng lương do Nhà nước quy định được cử đến làm việc tại các hội, các tổ chức phi Chính phủ, các dự án và các cơ quan, tổ chức quốc tế đặt tại Việt Nam.

Cụ thể, những trường hợp đủ điều kiện nhận phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ bao gồm: Đối tượng công tác tại các cơ quan Đảng và Đảng ủy trực thuộc Trung ương; Đối tượng công tác ở các kho lưu trữ tỉnh ủy, cơ quản của Đảng và Đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy; Đối tượng công tác ở các kho lưu trữ Huyện ủy.

Theo quy định, phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 1 được áp dụng với cán bộ, công chức viên chức làm việc trực tiếp ở 1 trong 4 nơi độc hại, nguy hiểm sau đây:

– Người trực tiếp làm việc, tiếp xúc với chất độc, khí độc, bụi độc và làm việc trong những môi trường dễ bị lây nhiễm và nhiễm các bệnh truyền nhiễm.

– Người làm việc trong môi trường áp suất cao, thiếu dưỡng khí hay những nơi quá nóng, quá lạnh.

– Người làm việc ở những nơi phát sinh tiếng ồn hoặc có độ rung liên tục vượt quá tiêu chuẩn an toàn cho phép về lao động và vệ sinh lao động.

– Người làm việc trong những môi trường có phóng xạ, bức xạ, điện từ trường vượt quá tiêu chuẩn.

Phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 2 được áp dụng với cán bộ công nhân viên chức làm việc ở những nơi có 2 yếu tố độc hại và nguy hiểm được liệt  kê ở mức 1.

Phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 3 được áp dụng với cán bộ công nhân viên chức làm việc ở những nơi có 3 yếu tố độc hại và nguy hiểm được liệt kê ở mức 1.

Phụ cấp độc hại văn thư lưu trữ mức 4 được áp dụng với cán bộ công nhân viên chức làm việc ở những nơi có  4 yếu tố độc hại và nguy hiểm được liệt kê ở mức 1.

Trong đó với mỗi mức độc hại Bộ Nội vụ sẽ có những mức phụ cấp khác nhau, cụ thể đó là: 

– Đối với cấp độ độc hại mức 1 thì phụ cấp 29.000 vnđ 

– Đối với cấp độ độc hại mức 2 thì phụ cấp 58.000 vnđ 

– Đối với cấp độ độc hại mức 3 thì phụ cấp 87.000 vnđ 

– Đối với cấp độ độc hại mức 4 thì phụ cấp 116.000 vnđ 

Cán bộ, công chức viên chức đang điểm nhiệm công việc văn thư lưu trữ cần xác định những điều kiện để xem mình được hưởng phụ cấp ở mức nào. Ngoài ra, nhân viên văn thư lưu trữ còn được trang bị bảo hộ lao động cấp 1 năm/ lần bao gồm: 01 áo choàng vải, 01 mũ vải, 01 khẩu trang lọc bụi, 01 đôi giày vải bạt thấp cổ, 02 kg xà phòng. 

Như vậy, chế độ phụ cấp độc hại đối với văn thư lưu trữ không cao nhưng phù hợp với vị trí công việc. Bên cạnh đó những cán bộ công chức đảm nhiệm từ 02 vị trí, nhiệm vụ trở lên sẽ được hưởng phụ cấp trách nhiệm với những công việc được giao. 

2. Ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ: 

Công tác văn thư theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc và yêu cầu quản lý như sau: 

* Nguyên tắc là công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

* Yêu cầu quản lý trong công tác văn thư:

– Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. 

– Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. 

– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. 

– Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

– Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Công tác lưu trữ văn thư có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc bởi lẽ tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, công tác văn thư lưu trữ là một công tác hết sức quan trọng. 

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng mọi hoạt động đều sẽ liên quan đến giấy tờ, văn bản, tài liệu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Đây là những tài liệu, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức là rất quan trọng, đó là “huyết mạch” trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ giúp chất lượng giải quyết công việc được hiệu quả. 

Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị. 

3. Quy định của pháp luật về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư: 

Căn cứ Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì cơ quan, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thư có trách nhiệm như sau: 

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư trong phạm vi quyền hạn được giao. 

– Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng theo quy định. 

– Văn thư cơ quan có nhiệm vụ: Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi; Tiếp nhận, đăng ký, theo dõi văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản, bảo quản sổ đăng ký văn bản; quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Những văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết: 

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Thông tư 07/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức

Công văn 2939/BNV-TL của Bộ Nội Vụ về việc chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ