Mã ngạch, hệ số lương và cách tính lương nhân viên văn thư lưu trữ

1. Mã ngạch nhân viên văn thư lưu trữ:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư! Em đang làm nhân viên lưu trữ. Em có bằng Đại Học và chứng chỉ văn thư lưu trữ. Vậy theo như điều kiện ở trên thì em được vào mã ngạch là bao nhiêu và hệ số như thế nào ạ? Nếu em có bằng trung cấp ngành văn thư lưu trữ thì có vào mã ngạch khác ở trên không? Em xin cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại thông tư 02/2021/TT-BNV. Tiêu chuẩn áp dụng với nhân viên bao gồm:

Chức trách của ngạch nhân viên: Là công chức thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ, phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên, được bố trí ở các vị trí việc làm được xác định là công chức tại các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

Thứ nhất: Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ

+ Nắm vững quy chế, quy trình tác nghiệp theo yêu cầu nhiệm vụ được giao;

+ Sử dụng thành thạo các phương tiện, thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu nhiệm vụ.

Thứ hai: Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng

+ Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên. Riêng đối với trường hợp thực hiện nhiệm vụ lái xe thì chỉ yêu cầu có giấy phép lái xe được cơ quan có thẩm quyền cấp.

Đối với hạng chức danh nghề nghiệp công chức chuyên ngành hành chính nhân viên có mã số: 01.005

Luật sư tư vấn mã ngạch của nhân viên văn thư lưu trữ: 1900.6568

Như vậy, dựa vào năng lực, chuyên môn cũng như trình độ đào tạo bạn sẽ được xếp hạng ngạch nhân viên văn thư và hưởng chế độ chính sách tiền lương theo quy định của Nghị định 204/2004/NĐ-CP.

2. Quy định về chuyển ngạch nhân viên văn thư:

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào quý Luật sư! Tôi là nhân viên văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học của 1 xã trong huyện. Mã ngạch của tôi 01.008. Hiện nay tôi đang được hưởng lương mức 3 hệ số 1,89. Với mức lương hiện hưởng cuộc sống của tôi vô cùng chật vật vất vả. Công việc thì nhiều đi suốt ngày, đời sống vô cùng khó khăn.

Theo tôi được biết: Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư 11/2014/TT-BNV quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính. Theo đó, bãi bỏ các ngạch và mã số ngạch sau tại Quyết định78/2004/QĐ-BNV:

– Kỹ thuật viên đánh máy (mã số ngạch 01.005);

– Nhân viên đánh máy (mã số 01.006); Nhân viên kỹ thuật (mã số ngạch 01.007);

– Nhân viên văn thư (mã số ngạch 01.008);

– Nhân viên phục vụ (mã số ngạch 01.009);

– Lái xe cơ quan (mã số ngạch 01.010);

– Nhân viên bảo vệ (mã số ngạch 01.011).

Đối với công chức hiện đang giữ các ngạch nêu trên được chuyển sang ngạch nhân viên (mã số ngạch 01.005) quy định tại Điều 9 của Thông tư này. Thông tư 11 có hiệu lực kể từ ngày 01/12/2014 và bãi bỏ Quyết định 414/TCCP-VC. Vậy xin các luật sư cho tôi biết. Trường hợp của tôi đang giữ ngạch nhân viên văn thư (01.008) thì có được chuyển sang ngạch 01.005 không. Nếu được thì chuyển như thế nào ạ. Tôi xin chân thành cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Theo như nội dung bạn đưa ra, hiện tại bạn đang là nhân viên văn thư lưu trữ mã số ngạch 01.008. Bạn đang thắc mắc về vấn đề bạn có được chuyển sang mã ngạch 01.005 không?

Theo quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV

“Điều 11. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01/12/2014.

2. Bãi bỏ Quyết định số 414/TCCP-VC ngày 29/5/1993 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành hành chính.

3. Bãi bỏ ngạch và mã số các ngạch tại Quyết định số 78/2004/QĐ-BNV ngày 03/11/2004 của Bộ Nội vụ về việc ban hành danh mục các ngạch công chức và các ngạch viên chức, cụ thể như sau:

a) Kỹ thuật viên đánh máy (mã số ngạch 01.005);

b) Nhân viên đánh máy (mã số ngạch 01.006);

c) Nhân viên kỹ thuật (mã số ngạch 01.007);

d) Nhân viên văn thư (mã số ngạch 01.008);

đ) Nhân viên phục vụ (mã số ngạch 01.009);

e) Lái xe cơ quan (mã số ngạch 01.010);

g) Nhân viên bảo vệ (mã số ngạch 01.011).

Đối với công chức hiện đang giữ các ngạch nêu tại Khoản 3 Điều này được chuyển sang ngạch nhân viên (mã số ngạch 01.005) quy định tại Điều 9 của Thông tư này.”

Tại Điều 9 Thông tư số 11/2014/TT-BNV quy định về ngạch nhân viên có mã ngạch mã số ngạch 01.005, bạn là nhân viên văn thư lưu trữ, có mã số ngạch mã số ngạch 01.008 bạn được chuyển hưởng sang mã ngạch 01.005.

3. Tiền công tác phí đối với người làm công tác văn thư:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật sư! Tôi đang làm văn thư hợp đồng. Nhưng theo tôi được biết theo Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định việc khoán tiền công tác phí theo tháng theo mức 500.000đ/tháng và hợp đồng văn thư hệ số là 1.35 theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP. Hiện khoản khoản lương theo hệ số 1.0 thì tôi không được nhận khoản trợ cấp nào, vậy trường hợp của tôi xử lý như thế nào? Cám ơn Luật sư!

Luật sư tư vấn:

Về vấn đề hệ số lương:

Nghị định 204/2004/NĐ-CP là Nghị định quy định về tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.

Nếu thuộc các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này thì phải tuân theo Nghị định này về các vấn đề tiền lương.

Vì bạn không cung cấp rõ thông tin nơi bạn làm việc, có phải làm việc trong cơ quan, tổ chức hay không, cũng như việc hợp đồng làm việc của bạn là loại hợp đồng gì… nên không thể xác định được bạn có thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định 204/2004/NĐ-CP hay không.

Nếu công ty bạn thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định 204/2004/NĐ-CP thì bạn được hưởng hệ số lương là 1.35, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu nơi bạn làm việc thay đổi, chuyển lại mã ngạch cũng như hệ số lương cho bạn.

Về vấn đề công tác phí:

Tại Điều 8 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định về thanh toán khoản tiền công tác phí theo tháng như sau:

1. Đối với cán bộ cấp xã thường xuyên phải đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng; cán bộ thuộc các cơ quan, đơn vị còn lại phải thường xuyên đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng (như: Văn thư; kế toán giao dịch; cán bộ kiểm lâm đi kiểm tra rừng; cán bộ các cơ quan tố tụng đi điều tra, kiểm sát, xác minh, tống đạt và các nhiệm vụ phải thường xuyên đi công tác lưu động khác); thì tuỳ theo đối tượng, đặc điểm công tác và khả năng kinh phí, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định mức khoán tiền công tác phí theo tháng cho người đi công tác lưu động để hỗ trợ tiền gửi xe, xăng xe theo mức 500.000 đồng/người/tháng và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

2. Các đối tượng được hưởng khoán tiền công tác phí theo tháng nếu được cấp có thẩm quyền cử đi thực hiện nhiệm vụ theo các đợt công tác cụ thể, thì được thanh toán chế độ công tác phí theo quy định tại Thông tư này; đồng thời vẫn được hưởng khoản tiền công tác phí khoán theo tháng nếu đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng.

Như vậy, cần xác định xem bạn có làm việc trong các cơ quan, tổ chức hay không? Nếu bạn làm việc trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập và đáp ứng đủ các điều kiện để được thanh toán công tác phí theo quy định viện dẫn ở trên thì bạn có quyền yêu cầu nơi mình làm việc thanh toán khoản công tác phí cho mình, theo mức 500.000 đồng/người/tháng.

4. Ngạch lương và hệ số lương đối với văn thư trường học:

Tóm tắt câu hỏi:

Vợ tôi hiện tại là nhân viên văn thư, trình độ cao đẳng, tuyển dụng làm việc đúng vị trí nhân viên văn thư, tôi xin hỏi cách tính lương cũng như bậc lương, hệ số lương và phụ cấp của vợ tôi như nào? Xin cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Điều 3 Thông tư số 02/2020/TT-BNV quy định về chức danh, mã số ngạch công chức chuyên ngành văn thư bao gồm:

– Văn thư viên chính – Mã số: 02.006

– Văn thư viên – Mã số: 02.007

– Văn thư viên trung cấp – Mã số: 02.008

Thông tư số 02/2020/TT-BNV cũng quy định đối với ngạch văn thư viên và ngạch văn thư chính về yêu cầu tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bồi thường thì phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên.

Điều 12 Thông tư số 02/2020/TT-BNV có quy định về ngạch văn thư viên trung cấp như sau:

“1. Chức trách:

Là công chức đảm nhiệm một hoặc một số nhiệm vụ văn thư theo yêu cầu cầu của vị trí việc làm trong bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên.

2. Nhiệm vụ:

Trực tiếp thực thi nhiệm vụ công tác văn thư cơ quan và các nhiệm vụ khác được cấp trên giao.

3. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:

a) Nắm vững quy trình nghiệp vụ và các nhiệm vụ cụ thể của văn thư cơ quan theo quy định;

b) Sử dụng thành thạo các phương tiện, thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu nhiệm vụ.

4. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư – lưu trữ, lưu trữ, lưu trữ và quản lý thông tin. Trường hợp có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.”

Như vậy, theo thông tin, vợ của bạn có bằng tốt nghiệp cao đẳng, vì vậy xét về tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bồi dưỡng thì vợ bạn thuộc ngạch văn thư viên trung cấp, Mã số ngạch là 02.008.

Về việc xếp lương, phục cấp được áp dụng theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP , tại bảng số 1 Phụ lục ban hành kèm Nghị định số 204/2004/NĐ-CP;

Các chế độ phụ cấp nếu có gồm: phụ cấp thâm niên vượt khung; phụ cấp khu vực, phụ cấp đặc biệt ,… và các khoản phụ cấp khác theo quy định. 

5. Viên chức văn thư có bằng đại học được xếp hạng nào?

Tóm tắt câu hỏi:

Luật sư cho tôi hỏi: Tôi học cao đẳng thư viện ra trường năm 2005 và được nhận vào công tác tại thư viện huyện, được hưởng lương cao đẳng bậc 1 hệ số 2.10 từ tháng 9/2005. Đến nay hệ số lương của tôi là bậc 4 hệ số 3.03. Năm 2014 tôi tốt nghiệp Đại học chuyên ngành khác nhưng không được chuyển ngạch từ cao đẳng lên đại học. Do vậy khi có thông tư quy định tiêu chuẩn chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức ngành thư viện thì tôi được chuyển chức danh nghề nghiệp hạng III hay hạng IV. Mong luật sư tư vấn cho tôi được rõ hơn. Xin Chân thành cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Theo thông tin bạn trình bày:

+ Bạn đang hưởng lương cao đẳng bậc 4 hệ số 3.03

+ Bạn có bằng cao đẳng chuyên ngành thư viện.

+ Bạn có bằng đại học chuyên ngành khác.

Tại Điều 5, Điều 6 Thông tư liên tịch 02/2015/TTLT-BVHTTDL-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành thư viện có quy định về tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bồi dưỡng như sau:

Điều 5. Thư viện viên hạng III – Mã số: V.10.02.06

2. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

a) Tốt nghiệp đại học về chuyên ngành thư viện hoặc chuyên ngành khác có liên quan. Nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp chuyên ngành thư viện do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp;

b) Có trình độ ngoại ngữ bậc 2 (A2) theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam;

c) Có trình độ tin học đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.

3. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn nghiệp vụ:

a) Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quy định của ngành về công tác thư viện;

b) Nắm vững các kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện và lĩnh vực chuyên môn được phân công;

c) Biết được các ứng dụng của công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện và các kỹ năng tin học khác trong hoạt động chuyên môn được phân công.

4. Việc thăng hạng chức danh thư viện viên hạng III:

Viên chức thăng hạng từ chức danh thư viện viên hạng IV lên chức danh thư viện viên hạng III phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều này và có thời gian công tác giữ chức danh thư viện viên hạng IV, như sau:

a) Đối với trường hợp khi tuyển dụng lần đầu có trình độ tốt nghiệp cao đẳng, phải có thời gian công tác giữ chức danh thư viện viên hạng IV tối thiểu đủ 02 (hai) năm;

b) Đối với trường hợp khi tuyển dụng lần đầu có trình độ tốt nghiệp trung cấp, phải có thời gian công tác giữ chức danh thư viện viên hạng IV tối thiểu đủ 03 (ba) năm.

Điều 6. Thư viện viên hạng IV – Mã số: V.10.02.07

2. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

a) Tốt nghiệp trung cấp hoặc cao đẳng về chuyên ngành thư viện hoặc chuyên ngành khác có liên quan. Nếu tốt nghiệp trung cấp hoặc cao đẳng chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp chuyên ngành thư viện do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp;

b) Có trình độ ngoại ngữ bậc 1 (A1) theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam;

c) Có trình độ tin học đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.

3. Tiêu chuẩn về năng lực, chuyên môn nghiệp vụ:

a) Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác thư viện;

b) Nắm được các kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ thư viện;

c) Biết được các ứng dụng của công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện và các kỹ năng tin học khác trong hoạt động chuyên môn được phân công.

Theo thông tin bạn trình bày, bạn được tuyển dụng lần đầu là theo bằng cao đẳng, và hiện nay bạn có bằng đại học chuyên ngành khác, nhưng không rõ chuyên ngành bạn được cấp bằng đại học có liên gì đến ngành thư viện hay không. Do vậy trong trường hợp của bạn:

+ Nếu bạn đáp ứng được các điều kiện về tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng, tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn nghiệp vụ quy định tại Điều 5 Thông tư liên tịch 02/2015/TTLT-BVHTTDL-BNV thì bạn sẽ được chuyển sang chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành thư viện, cụ thể là Thư viện viên hạng III (Mã số: V.10.02.06).

+ Nếu bạn đáp ứng được các điều kiện về tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng, tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn nghiệp vụ được quy định tại Điều 6 Thông tư liên tịch 02/2015/TTLT-BVHTTDL-BNV thì bạn sẽ được chuyển sang chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành thư viện, cụ thể là Thư viện viên hạng IV (Mã số: V.10.02.07).

6. Chế độ phụ cấp độc hại công tác văn thư lưu trữ:

Tóm tắt câu hỏi:

Kính chào các Luật gia! Hiện tại tôi đang làm việc tại Ủy ban nhân dân xã, Chức vụ là Công chức Văn phòng Thống kê – Kế hoạch. Vào năm 2012 theo công văn của Ủy ban nhân dân huyện và sự phân công của Thường trực Ủy ban nhân dân xã giao cho tôi kiêm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ cho đến nay. Nay tôi xin hỏi các Luật gia tôi có được hưởng chế độ phụ cấp độc hại theo Công văn 2939/BNV-TL của Bộ nội vụ không? Tôi xin chân thành cảm ơn!?

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại Mục I, Thông tư số 07/2005/TT-BNV thì phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc trực tiếp ở nơi độc hại nguy hiểm mà yếu tố độc hại nguy hiểm cao hơn bình thường chưa được tính vào hệ số lương. Theo như thông tin bạn cung cấp thì hiện tại bạn là công chức Văn phòng Thống kê – Kế hoạch đang kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ. Trong trường hợp này, bạn vẫn sẽ được hưởng chế độ phụ cấp độc hại theo quy định của Công văn 2939/BNV-TL của Bộ nội vụ. Cụ thể:

Công văn 2939/BNV-TL có quy định về mức hưởng đối với người làm công việc văn thư lưu trữ như sau:

– Căn cứ quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện mức phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc trong các kho lưu trữ thuộc các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước như sau:

+ Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm các công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ.

+ Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài liệu, tu sửa phục chế tài liệu hư hỏng.

Luật sư tư vấn công chức cấp xã kiêm nhiệm văn thư lưu trữ: 1900.6568

– Cách tính trả phụ cấp độc hại, nguy hiểm được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được tính theo thời gian thực tế làm việc tại nơi có các yếu tố độc hại, nguy hiểm. 

+ Nếu làm việc dưới 4 giờ trong ngày thì được tính bằng 1/2 ngày làm việc. 

+ Nếu làm việc từ 4 giờ trở lên thì được tính cả ngày làm việc. 

+ Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được trả cùng kỳ lương hàng tháng và không để dùng tính đóng, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.

Như vậy, theo quy định trên thì bạn kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ, bạn được hưởng hệ số phụ cấp độc hại là 0,2. Trong trường hợp này, nếu bạn có vướng mắc gì về chế độ phụ cấp độc hại, bạn có thể làm đơn yêu cầu gửi lên lãnh đạo huyện yêu cầu xem xét về việc trả phụ cấp. Lãnh đạo huyện sẽ có nghĩa vụ yêu cầu hướng dẫn cụ thể từ lãnh đạo tỉnh và khi có quyết định cụ thể thì tiếp tục tiến hành việc chi trả phụ cấp.